Финансово-расчётные документы это
Коротко
Финансово-расчётные документы — это бумаги и электронные записи, которыми оформляют движение денег и расчёты между сторонами: платёжные поручения и требования, кассовые ордера, счета на оплату, акты сверки, реестры платежей и платёжный календарь. По ним видно, кто кому сколько должен, что уже заплачено и на каком основании списались деньги.
Что входит в финансово-расчётные документы
Группа собирает всё, что связано с деньгами и расчётами, а не с отгрузкой товара. Первая часть — платёжные: поручение банку перевести деньги, требование и инкассовое поручение на списание, банковский ордер на операцию по счёту. Вторая — кассовые: приходный и расходный ордера, кассовая книга. Третья — расчётные: счёт на оплату, акт сверки с контрагентом, реестр платежей, платёжный календарь, расшифровки дебиторки и кредиторки.
Первичный документ и финансово-расчётный — не одно и то же. Накладная, акт выполненных работ и УПД подтверждают хозяйственную операцию и нужны для учёта. Счёт-фактура первичным документом не является: она служит основанием для вычета НДС. Платёжное поручение содержит распоряжение банку перевести деньги, а их списание проверяют по исполненному поручению с отметкой банка или по выписке; оказание услуги платёжка сама по себе не доказывает. Поэтому в расчётах с подрядчиком документы идут парой: счёт и акт — с одной стороны, выписка и платёжка — с другой.
Какие документы нужны чаще всего
- Платёжное поручение — распоряжение банку перевести деньги контрагенту или в бюджет. В нём указывают получателя, его счёт и БИК банка, сумму, назначение платежа, очерёдность списания и НДС.
- Платёжное требование — требование получателя списать деньги со счёта плательщика. По общему правилу банк исполняет его с акцептом плательщика; без акцепта — только когда это прямо предусмотрено законом или договором. Инкассовое поручение — безакцептное списание, в том числе по исполнительным документам. Налоговый орган направляет в банк поручение на списание на основании своего решения о взыскании.
- Банковский ордер — документ банка на операцию по счёту, когда платёжного поручения клиента нет.
- Приходный и расходный кассовые ордера — приём и выдача наличных, кассовая книга за день.
- Счёт на оплату — предложение заплатить по реквизитам; сам по себе денег не двигает.
- Акт сверки — таблица, где обе стороны подтверждают, сколько отгружено, оплачено и сколько осталось должен каждый.
- Платёжный календарь и реестр платежей — внутренние документы компании: что и когда платим, сколько денег останется на счёте.
Зачем собственнику эти документы
По платёжным и кассовым документам видно, куда ушли деньги. По актам сверки и расшифровкам — сколько должны вам и сколько вы. Одно без другого картины не даёт: в выписке деньги ушли, а в акте сверки у контрагента долг не закрыт, и разбираться придётся по обоим документам.
Платёжный календарь показывает деньги вперёд: какие платежи предстоят в ближайшие дни и хватит ли остатка на счёте. Это единственный документ из группы, который отвечает не на вопрос «что было», а на вопрос «чем платить». Поэтому его ведут до того, как деньги понадобились, а не после.
Частые вопросы
Чем финансово-расчётный документ отличается от первичного?
Первичный документ фиксирует хозяйственную операцию — отгрузку, приёмку работы, услугу: это накладная, акт выполненных работ, УПД. Счёт-фактура первичным документом не является, она нужна для вычета НДС. Финансово-расчётный документ фиксирует расчёт: платёж, списание, сверку долгов. Платёжное поручение и акт сверки относятся к расчётным документам. Документ, оформляющий факт хозяйственной жизни и содержащий обязательные реквизиты, может использоваться как первичный учётный документ.
Обязателен ли акт сверки?
Как отдельный обязательный документ его не устанавливают. Сверку проводят, когда нужно подтвердить состояние расчётов: перед крупной сделкой, при расхождении в учёте, при подготовке к спору. Подписанный обеими сторонами акт фиксирует, сколько каждый признаёт за собой.
Что писать в назначении платежа?
Основание: номер и дата договора, счёта или акта, за что платите. Назначение должно позволить получателю и проверяющему однозначно связать платёж с операцией. Формулировка «за услуги по договору» без номера и даты связь теряет.
Как проверить, что деньги ушли тому и за то?
Сверяют три документа: счёт или акт от контрагента, платёжное поручение и выписку банка. Сумма, получатель и назначение должны совпасть во всех трёх. Расхождение — повод запросить у контрагента подтверждение и провести сверку.
Какие документы нужны, чтобы увидеть кассовый разрыв заранее?
Платёжный календарь: в нём по дням стоят предстоящие поступления и платежи, включая налоги, зарплату, аренду и расчёты с поставщиками. Остаток на счёте на каждый день показывает, где денег не хватит.
Читать в журнале
Когда документы есть, а денег на счёте не хватает
Чтобы видеть, чем платить в ближайшие недели
Платёжные документы показывают, что уже заплачено. Что предстоит заплатить и хватит ли на это денег, видно только в платёжном календаре и финансовой модели.
Я собираю юнит-экономику и финансовую модель бизнеса: в них видно, сколько денег останется на счёте после каждого решения — новой закупки, найма, роста рекламы.