Что такое внутренний документ
Коротко
Внутренний документ — это официальный документ, который не выходит за пределы подготовившей его организации. Его создают сотрудники компании для работы внутри компании: приказ директора, положение об отделе, должностная инструкция, служебная записка, протокол совещания.
Что делает документ внутренним
Главный признак один: документ не покидает организацию. Он создан её сотрудниками, зарегистрирован во внутренней книге или системе и адресован своим же подразделениям и работникам. Как только такой документ уходит контрагенту, в суд или в госорган, он становится исходящим.
Второй признак — авторство. Внутренний документ готовит сама организация, а не внешний отправитель. Письмо поставщика с новым прайсом лежит во входящих, а приказ о переходе на этот прайс — уже внутренний документ.
Внутренние, входящие и исходящие
| Внутренние | Входящие | Исходящие | |
|---|---|---|---|
| Откуда | Созданы в организации | Пришли извне | Созданы в организации |
| Куда | Внутри организации | В организацию | За её пределы |
| Кто автор | Сотрудники организации | Внешний отправитель | Сотрудники организации |
| Номер | Внутренний | Входящий | Исходящий |
| Примеры | Приказ, положение, служебная записка | Письмо поставщика, договор от клиента | Ответ клиенту, коммерческое предложение |
Какие внутренние документы бывают
- Организационные — задают структуру и правила: устав, положения о подразделениях, должностные инструкции, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка.
- Распорядительные — принимают решения: приказы, распоряжения, указания, протоколы совещаний.
- Информационно-справочные — фиксируют ход работы: служебные и докладные записки, акты, справки, объяснительные.
- Учётные и первичные — оформляют хозяйственные операции: накладные, акты выполненных работ, табели, авансовые отчёты.
- Технические и рабочие — описывают, как делать работу: регламенты, инструкции по охране труда, технологические карты, инструкции по делопроизводству.
Какие внутренние документы требует закон
Часть внутренних документов обязательна не по желанию компании, а по закону. Работодатель принимает обязательные локальные акты, в том числе правила внутреннего трудового распорядка. Микропредприятие вправе полностью или частично отказаться от таких актов и включить соответствующие условия в трудовые договоры по типовой форме. Документы о защите персональных данных работников и должностные инструкции закрепляют в локальных актах и трудовых договорах.
Есть и документы, которые компания пишет для себя: регламенты работы с клиентом, инструкции по делопроизводству, правила согласования договоров. Закон их не требует, но без них одна и та же задача каждый раз решается по-новому.
Путь внутреннего документа
Жизненный цикл одинаков для приказа и для регламента. Сначала инициатор готовит проект по утверждённому шаблону и заполняет реквизиты. Затем документ проходит согласование: юридический отдел, кадры, финансы — те, кого он касается. После согласования его подписывает руководитель или другое уполномоченное лицо.
Подписанный документ при необходимости регистрируют: он получает номер и карточку учёта, по которым его можно найти. Требования к оформлению и регистрации зависят от вида документа. Дальше он уходит исполнителям, его исполнение контролируют, а по завершении подшивают в дело и сдают в архив на хранение.
Частые вопросы
Чем внутренний документ отличается от локального нормативного акта?
Локальный нормативный акт — это один из видов внутренних документов. Он рассчитан на неоднократное применение и устанавливает права и обязанности организации и её работников в части, которую не урегулировал трудовой закон. Приказ о приёме на работу — внутренний документ, но не локальный акт: он касается одного человека и одного события.
Можно ли отправить внутренний документ контрагенту?
Можно, но тогда он перестаёт быть внутренним по назначению: у него появляется внешний адресат. Если документ изначально готовился для контрагента, его оформляют как исходящий — с исходящим номером и отметкой об отправке.
Обязательно ли регистрировать внутренние документы?
Закон требует регистрации не для всех. Но регистрация подтверждает факт создания документа и даёт номер, по которому его потом найдут. Без неё через год никто не докажет, какая редакция приказа действовала в марте.
Сколько хранятся внутренние документы?
Срок зависит от вида документа и устанавливается перечнями архивного хранения, а не общим правилом. Приказы об ежегодных и учебных отпусках хранят 5 лет. Приказы об отпусках без сохранения заработной платы, при вредных или опасных условиях труда и по уходу за ребёнком хранят 50 лет, если делопроизводство завершено после 01.01.2003, и 75 лет, если до этой даты. Срок по каждому виду смотрят в перечне.
Кто отвечает за внутренние документы в компании?
Обычно служба делопроизводства или секретариат: они ведут регистрацию, контролируют исполнение и сдают дела в архив. Содержание документа отвечает тот, кто его готовил и подписывал.
Когда внутренние документы есть, а порядка нет
Чтобы цифры бизнеса собирались в одном месте, а не в семи таблицах
Приказы, регламенты и отчёты живут в разных папках и почте, и к понедельнику картина бизнеса устаревает. Я собираю главные цифры компании на одном экране и настраиваю, чтобы они обновлялись сами.
Вы получаете панель на телефоне и компьютере и сообщение, когда цифра уходит за пределы, которые вы задали.