Внутренний контроль: определение
Коротко
Внутренний контроль — это процесс, встроенный в управление компанией: руководство и сотрудники проверяют операции и решения так, чтобы бизнес работал эффективно, активы сохранялись, отчётность была достоверной, а законы соблюдались. Это не отдельная проверка раз в год, а постоянная часть работы.
Что такое внутренний контроль
Внутренний контроль определяют как процесс, на который влияют руководство и персонал организации. Его цель — обеспечить разумную гарантию достижения задач в трёх областях: эффективность и результативность операций, сохранность активов; достоверность отчётности; соблюдение нормативных актов. Так это понятие описывает международная модель COSO, на которую ориентируется и Минфин России.
В российском законодательстве статья 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» устанавливает две обязанности. По пункту 1 все экономические субъекты организуют и осуществляют внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Процедуры контроля компания определяет с учётом своей деятельности. По пункту 2 компании, отчётность которых подлежит обязательному аудиту, дополнительно организуют и осуществляют внутренний контроль ведения бухгалтерского учёта и составления бухгалтерской (финансовой) отчётности — кроме случая, когда руководитель принял обязанность ведения учёта на себя. Форму, в которой компания выстраивает контроль, закон не предписывает — это решение руководителя.
Зачем нужен внутренний контроль
- Сохранить активы: деньги, товары, оборудование не должны пропадать или тратиться нецелесообразно.
- Получать достоверную отчётность: в учёте не должно быть выдуманных расходов и долгов, событий, которых не было.
- Соблюдать законы и внутренние правила: договоры, платежи, сделки проходят проверку до того, как их подписали.
- Повышать эффективность: контроль показывает, где процесс буксует и где теряются деньги.
Кто обязан вести внутренний контроль
Статья 19 Закона № 402-ФЗ обязывает организовывать внутренний контроль фактов хозяйственной жизни. Для коммерческой компании это значит, что руководитель отвечает за то, чтобы операции проверялись, а не только оформлялись. Ответственность за организацию и состояние внутреннего контроля несёт генеральный директор.
В государственном секторе требования жёстче: казённые учреждения и органы власти проводят внутренний финансовый контроль как часть своих бюджетных полномочий и устанавливают его порядок ведомственными актами. Для кредитных организаций действуют отдельные требования Банка России к системе внутреннего контроля.
Внутренний контроль и внутренний аудит: в чём разница
| Внутренний контроль | Внутренний аудит | |
|---|---|---|
| Кто делает | Руководители, бухгалтерия, сотрудники на своих участках | Отдельная служба или внешний специалист |
| Когда | Постоянно, встроен в каждую операцию | Периодически, по плану проверок |
| Что проверяет | Конкретные операции и решения | Систему контроля целиком, её эффективность |
| Кому подчиняется | Руководству компании | Напрямую собственнику или совету директоров |
Виды внутреннего контроля
По времени проведения контроль делят на предварительный, текущий и последующий. Предварительный — до операции: например, юрист согласует договор. Текущий — в процессе: ежедневная сверка кассовых остатков. Последующий — после завершения: аудит квартальной отчётности.
По охвату контроль бывает сплошным, когда проверяются все операции, и выборочным, когда проверяют часть — например, 10 % счетов-фактур. Компания может совмещать виды: банк проверяет клиента перед выдачей кредита и отдельно аудирует выданные займы.
Методы и процедуры внутреннего контроля
- Документальный контроль — проверка первичных документов: договоров, актов, накладных.
- Инвентаризация — сверка фактических остатков денег и товаров с учётными данными.
- Аналитические процедуры — сравнение плановых и фактических показателей, анализ отклонений бюджета.
- Наблюдение — оценка процессов вживую, например контроль работы кассира.
- Разделение обязанностей — один сотрудник создаёт платёж, другой его утверждает.
- Авторизация — многоуровневое согласование операций.
- Лимиты — максимальная сумма операции, которую можно провести без одобрения.
- Сверки взаиморасчётов с контрагентами.
Как организовать внутренний контроль
Начать стоит с положения о внутреннем контроле: в нём описывают, кто и какие операции проверяет, какие процедуры применяются и как фиксируются результаты. Формально статья 19 Закона № 402-ФЗ не требует именно такого документа, но без регламента контроль распадается на случайные проверки.
Дальше определяют участки риска: платежи, закупки, склад, зарплата, договоры. На каждом участке назначают ответственного и процедуру проверки. Результаты контроля документируют, а выявленные ошибки исправляют и следят, чтобы они не повторялись.
Частые вопросы
Обязателен ли внутренний контроль для ООО?
Да. По пункту 1 статьи 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ все экономические субъекты организуют и осуществляют внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Если отчётность общества подлежит обязательному аудиту, пункт 2 той же статьи добавляет обязанность контролировать ведение бухгалтерского учёта и составление отчётности — кроме случая, когда руководитель принял ведение учёта на себя. Закон не устанавливает, каким документом оформить контроль, — компания решает сама.
Кто отвечает за внутренний контроль в компании?
Ответственность за организацию и состояние внутреннего контроля несёт генеральный директор. Непосредственно процедуры проводят главный бухгалтер, руководители подразделений или специальная служба внутреннего контроля.
Чем внутренний контроль отличается от внутреннего аудита?
Внутренний контроль встроен в ежедневную работу и проверяет каждую операцию. Внутренний аудит — независимая оценка системы контроля, которую проводит отдельная служба или внешний специалист по плану.
Можно ли вести внутренний контроль без положения?
Формально статья 19 Закона № 402-ФЗ не требует положения о внутреннем контроле. Но без документа, где описаны процедуры и ответственные, контроль превращается в случайные проверки, и доказать его наличие сложно.
Какие методы внутреннего контроля применяют чаще всего?
Документальную проверку, инвентаризацию, аналитические процедуры и наблюдение. Их дополняют разделением обязанностей, лимитами на операции и сверками с контрагентами.
Читать в журнале
Когда контроль есть, а ясности нет
Собрать цифры, по которым видно, где бизнес теряет деньги
Внутренний контроль опирается на цифры: остатки, платежи, отклонения от плана. Если данные разбросаны по таблицам и отчётам, контроль превращается в ручную сверку.
Я собираю главные цифры бизнеса на одном экране и настраиваю обновление, чтобы отклонения были видны сразу.