Что такое вкладыш в трудовую книжку
Коротко
Вкладыш в трудовую книжку — бланк, который дополняет книжку, когда в одном из её разделов закончились страницы для записей. Он оформляется и ведётся по тем же правилам, что и сама трудовая книжка, имеет свою серию и номер, а без трудовой книжки недействителен.
Зачем нужен вкладыш
В трудовой книжке два раздела для записей: «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Когда страницы одного из них заполнены, писать в другой раздел нельзя — книжку дополняют вкладышем. Это правило закреплено в пункте 32 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.
Вкладыш — не отдельный документ, а продолжение книжки: он оформляется и ведётся работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка, и без неё недействителен. Поэтому хранят их вместе, а при увольнении выдают работнику оба бланка.
Чем вкладыш отличается от трудовой книжки
Бланк вкладыша повторяет бланк трудовой книжки с двумя отличиями: на нём стоит собственное название и предупреждение, что без трудовой книжки он недействителен. Серия и номер у вкладыша свои.
С 1 января 2023 года действуют трудовые книжки и вкладыши нового образца, форма которых утверждена тем же приказом № 320н. В новой форме вкладыша на сведения о работе отведено 12 разворотов, на сведения о награждениях — 5. Бланки старого образца, которые уже есть у работодателя, можно использовать без ограничения срока.
Заполнение вкладыша: что и как писать
Записи во вкладыше ведут так же, как в трудовой книжке: те же основания, те же ссылки на приказ, те же правила зачёркивания и исправлений. Нумерация записей продолжается по порядку из того раздела, где закончились страницы: если заполнен раздел «Сведения о работе», следующая запись во вкладыше получает номер, следующий за последней записью этого раздела.
Работодатель ведёт учёт вкладышей как документов строгой отчётности: они хранятся у него и выдаются ответственному за ведение трудовых книжек по заявке. Выданный вкладыш вносят в книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей с указанием серии и номера.
Штамп на титульном листе
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставят штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывают серию и номер вкладыша — например: «Выдан вкладыш серии ТК № 1234567». Это требование пункта 33 Порядка № 320н.
Штамп ставят на титульном листе трудовой книжки; если выдают второй или следующий вкладыш и на титульном листе книжки свободного места нет, штамп ставят на титульном листе первого вкладыша. Это разъяснение порядка применения нормы, а не новое правило с отдельной датой вступления в силу.
Штамп обязателен: рукописная надпись «Выдан вкладыш» вместо него — нарушение порядка. Так считает Государственная инспекция труда: обязанность работодателя иметь штамп и ставить его при выдаче каждого вкладыша вытекает из требований законодательства.
Частые вопросы
Когда работодатель обязан выдать вкладыш?
Когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов — «Сведения о работе» или «Сведения о награждении». Дописывать сведения в другой раздел нельзя, книжку дополняют вкладышем.
Можно ли пользоваться вкладышем без трудовой книжки?
Нет. Вкладыш без трудовой книжки недействителен: это прямо написано и в Порядке № 320н, и на самом бланке.
С какого номера начинаются записи во вкладыше?
Нумерация продолжается по порядку из того раздела, где закончились страницы. Записи не начинают заново с первого номера.
Где ставится штамп о выдаче вкладыша?
На титульном листе трудовой книжки. Если свободного места там уже нет, при выдаче второго и следующих вкладышей штамп ставят на титульном листе первого вкладыша.
Что делать, если вместо штампа надпись написали от руки?
Законодательство не описывает порядок исправления такой ошибки. По разъяснению Государственной инспекции труда в Республике Коми исправить её можно, зачеркнув неправильные сведения и поставив штамп с серией и номером вкладыша; обращаться нужно к работодателю по месту работы, где внесли запись.
Надо ли вносить вкладыш в книгу учёта трудовых книжек?
Да. Выданный вкладыш вносят в книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей с указанием серии и номера.
Можно ли использовать бланки вкладышей старого образца?
Да, бланки трудовых книжек и вкладышей старого образца, которые уже есть у работодателя, действительны и используются без ограничения срока.
Когда кадровые документы ведёт не специалист
Чтобы книжки и вкладыши не превращались в нарушение
Штамп не там, рукописная надпись вместо штампа, записи без продолжения нумерации — каждая такая мелочь в трудовой книжке всплывает при проверке или при выходе работника на пенсию.
Я разбираю, какие кадровые операции в компании выполняются вручную и с ошибками, и показываю, какую часть этой работы можно отдать программам: чтобы нужный штамп, номер и запись появлялись по правилу, а не по памяти сотрудника.