Что такое входящая корреспонденция
Коротко
Входящая корреспонденция — это документы и почтовые отправления, которые поступили в компанию извне: от других организаций, госорганов и граждан. К ним относятся письма, бандероли и пакеты, печатные издания, телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы и их копии. Исходящая корреспонденция — наоборот, то, что компания отправляет сама.
Что входит в входящую корреспонденцию
Список видов почты в инструкциях по делопроизводству почти одинаков: письма, почтовые карточки, бандероли и пакеты, печатные издания, телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы и электронные копии документов.
По содержанию входящие документы бывают самыми разными: распорядительные акты вышестоящих органов и инструкции, рекомендации, решения, указания, распоряжения, поручения и приказы; письма — сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, с предложениями и запросами; договоры и акты; доверенности; документы об оплате; все виды отчётности; обращения организаций и граждан, депутатские запросы, ходатайства и коллективные обращения; жалобы от физических лиц.
Граница простая: если документ пришёл в компанию, а не создан в ней и не отправлен из неё, он входящий. Счёт от поставщика, претензия покупателя, письмо из налоговой, заявление кандидата о приёме на работу — всё это входящая корреспонденция, даже если адресовано конкретному сотруднику.
Входящая и исходящая: в чём разница
| Входящая | Исходящая | |
|---|---|---|
| Откуда | Пришла извне: от организаций, госорганов, граждан | Создана в компании и отправлена наружу |
| Что с ней делают | Принимают, вскрывают, регистрируют, передают руководителю и исполнителю | Согласуют, подписывают, регистрируют, отправляют и подшивают копию в дело |
| Кто отвечает за приём | Служба делопроизводства или секретарь | Тот, кто готовит документ, и тот, кто отправляет |
| Повторная регистрация | Не допускается: документ регистрируют один раз | Регистрируют один раз при отправке |
Что делают с входящим документом
- Принимают и проверяют, что доставлено по адресу. Ошибочно доставленные документы пересылают по назначению или возвращают отправителю — на конверте ставят отметку ошибочной доставки.
- Проверяют целостность упаковки и вскрывают её. Конверты и пакеты с пометкой «Лично» и с грифами ограничения доступа не вскрывают: их регистрируют отдельно и передают адресату закрытыми.
- Проверяют целостность самого документа и приложений, наличие подписи и других реквизитов. Если документ пришёл повреждённым, конверт пуст или не хватает приложения, составляют акт: один экземпляр остаётся в компании, второй идёт вместе с документом, третий отправляют отправителю.
- Ставят отметку о поступлении и регистрируют: записывают сведения о документе в журнал или карточку учётно-регистрационной формы.
- Передают на предварительное рассмотрение руководителю, а тот ставит резолюцию — кому и что сделать.
- Направляют исполнителю и дальше контролируют исполнение.
- Подшивают документ в дело. Конверт сохраняют и прикладывают к документу, если только по нему можно установить отправителя или дату отправки, если документ пришёл позже указанного в нём срока или если даты подписания и получения сильно расходятся.
Подозрительное отправление не вскрывают
Почтовое отправление, нестандартное по весу, размеру или форме, с неровностями по бокам, заклеенное липкой лентой, со странным запахом или цветом, с вложениями, не характерными для почты, не вскрывают. О получении такого отправления докладывают руководителю и, если служба безопасности есть, в неё.
Это правило записано в инструкциях по делопроизводству органов власти, и в коммерческой компании оно работает так же: вскрытие подозрительного конверта — не любопытство секретаря, а риск для всех в офисе.
Частые вопросы
Чем входящая корреспонденция отличается от исходящей?
Направлением движения. Входящая пришла в компанию извне, исходящая создана в компании и отправлена наружу. Один и тот же договор будет исходящим у того, кто его отправил, и входящим у того, кто получил.
Обязательно ли регистрировать всю входящую корреспонденцию?
Нет. Часть документов регистрации не подлежит: рекламные материалы, поздравительные письма, приглашения и другая почта, не требующая исполнения. Инструкция по делопроизводству компании определяет, что регистрируют, а что передают по назначению без записи в журнале.
Что делать, если письмо пришло не по адресу?
Переслать по назначению или вернуть отправителю. На конверте ставят отметку об ошибочной доставке — в инструкциях встречается буквенный индекс «ОЗ». Если адрес получателя неизвестен, отправление возвращают отправителю.
Можно ли вскрыть конверт с пометкой «Лично»?
Нет. Такие конверты не вскрывают: их регистрируют в отдельной учётно-регистрационной форме и передают адресату закрытыми. То же с конвертами, на которых стоит гриф ограничения доступа к документу.
Что делать, если в конверте не хватает документа или приложения?
Составить акт. Один экземпляр остаётся в компании, второй приобщают к поступившему документу и передают на регистрацию, третий отправляют отправителю. На последнем листе документа или на его обороте ставят отметку о некомплектности или повреждении.
Зачем вообще регистрировать входящие документы?
Чтобы было видно, что документ пришёл, когда, от кого и кому поручено его исполнить. Без регистрации письмо из налоговой или претензия покупателя легко теряется, а вместе с ним — срок ответа и доказательство, что компания получила документ вовремя.
Кто принимает входящую корреспонденцию в небольшой компании?
Обычно секретарь или сотрудник, отвечающий за делопроизводство. Правило простое: документы, которые работники получили от других организаций, тоже передают этому сотруднику для регистрации и учёта, а не держат у себя.
Хранить ли конверт после вскрытия?
Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют и прикладывают к документу, если только по конверту можно установить отправителя или дату отправки, если документ пришёл позже указанного в нём срока или даты мероприятия, а также при большом расхождении между датами подписания и получения.
Когда входящие документы тонут в почте и мессенджерах
Чтобы письма, заявки и счета не терялись по дороге к исполнителю
Входящая корреспонденция приходит теперь не только в конверте: письма, заявки, счета и претензии приходят на почту, в мессенджеры и в CRM, и часть из них никто не видит. Пока документы разбирают вручную, срок ответа проходит незаметно.
Я собираю ИИ-агента под одну задачу: он разбирает входящие обращения, раскладывает их по типам и передаёт в CRM, 1С или мессенджер тому, кто должен ответить. Агента проверяю на настоящих случаях из вашей работы, прежде чем он начнёт работать сам.