Что такое унифицированная система документации
Коротко
Унифицированная система документации — это система документации, которая устанавливает единый комплекс видов документов для стандартных управленческих ситуаций: правила составления и оформления документов, образцы и трафаретные тексты. Проще говоря, это заранее согласованный набор форм на повторяющиеся случаи — приказ, акт, протокол, письмо, — где у каждого документа одинаковый состав реквизитов и одинаковое оформление.
Зачем бизнесу единые формы
Пока каждый менеджер, бухгалтер и руководитель отдела пишет приказы и акты по-своему, компания тратит время на переписку о том, как оформить документ, а не на дело. Унифицированная система убирает этот спор: на типовой случай есть одна форма, и все оформляют его одинаково.
Вторая выгода — совместимость. Когда документы одного вида оформлены по единым правилам, их проще собрать в учёт, передать подрядчику, показать проверяющему или загрузить в программу. Разнобой в формах превращается в ручную работу при каждой передаче данных.
Третья — контроль. По единой форме сразу видно, все ли обязательные реквизиты на месте: дата, номер, подпись, основание. Пропуск виден до того, как документ ушёл адресату.
Что входит в систему
- Перечень видов документов, которые компания применяет на типовые управленческие ситуации.
- Правила составления и оформления: какие реквизиты обязательны, где они располагаются, как нумеруются документы.
- Образцы и трафаретные тексты: готовые бланки и формулировки, в которые остаётся подставить данные.
- Классификаторы, по которым формы и их реквизиты закодированы, чтобы данные обрабатывались программой, а не переписывались вручную.
Три уровня систем документации
Системы документации различают по уровню управления. Межотраслевые действуют на всех предприятиях страны — их формы утверждают министерства и ведомства. Отраслевые применяют на предприятиях конкретной отрасли. Системы локального уровня компания устанавливает для себя: они обязательны внутри одной организации.
Обязательны только формы, прямо предписанные законом или иным нормативным актом, — например, кассовые документы, транспортные накладные, статотчётность. Остальные общероссийские формы, включая организационно-распорядительные документы и первичные учётные документы, компания применяет добровольно; свои формы она утверждает сама.
ОКУД: где ведут учёт унифицированных форм
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) — составная часть Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации. Он охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешённые к применению.
Объекты классификации в ОКУД — общероссийские унифицированные формы документов, которые утверждают министерства и ведомства — разработчики унифицированных систем документации. В классификаторе приведены наименования и кодовые обозначения этих форм.
Код унифицированной формы состоит из семи цифровых знаков и контрольного числа. Классификация иерархическая, с тремя ступенями, а каждая позиция состоит из блока идентификации и блока наименований.
Среди задач ОКУД — регистрация форм документов, сокращение числа применяемых форм, исключение из обращения неунифицированных форм и контроль за составом форм, чтобы информация не дублировалась.
Чем система отличается от папки шаблонов
Папка с шаблонами — это набор файлов. Унифицированная система — это правило: какие документы компания применяет, из каких реквизитов каждый состоит, как они кодируются и кто отвечает за их актуальность. Шаблон без правила устаревает после первого изменения, и никто не замечает, что часть сотрудников работает по старой версии.
Система отвечает на вопрос «как оформляем», а не только «что скачать». Поэтому в ней есть перечень видов документов, правила и классификаторы, а не одни бланки.
Как навести порядок в документах компании
Начинают с инвентаризации: выписывают документы, которые компания оформляет регулярно, и отмечают, какие из них типовые. Дальше на каждый типовой случай выбирают одну форму, описывают обязательные реквизиты и правила оформления, а лишние варианты убирают.
Отдельно проверяют, какие формы приходят извне и обязательны для компании, а какие она задаёт сама. Обязательные внешние формы применяют с учётом установленных для них правил, добровольные можно использовать как основу и приспосабливать под компанию, свои формы утверждают внутри организации.
Готовый набор закрепляют внутренним документом, чтобы новый сотрудник не придумывал форму заново. Проверка простая: любой сотрудник на типовой случай находит одну форму и заполняет её без вопросов.
Частые вопросы
Унифицированная система документации — это обязательно для всех компаний?
Обязательны лишь те формы, применение которых прямо установлено законом или иным нормативным актом. Остальные общероссийские формы компания применяет по своему выбору и может утвердить собственные. Систему локального уровня компания устанавливает для себя, и внутри неё правила обязательны для сотрудников.
Чем унифицированная форма отличается от обычного бланка?
У унифицированной формы фиксирован состав реквизитов и правила оформления, а сама форма учтена в классификаторе. Обычный бланк — просто файл, который каждый может поправить по-своему.
Что такое код по ОКУД?
Это код унифицированной формы в Общероссийском классификаторе управленческой документации: семь цифровых знаков и контрольное число. По нему форму находят в классификаторе и отличают от похожих.
Можно ли менять унифицированную форму под свою компанию?
Обязательные формы применяют с учётом установленных для них правил, добровольные формы можно взять за основу и адаптировать под компанию. Свои формы локального уровня компания утверждает и меняет внутренним документом так, как ей удобно.
Зачем кодировать реквизиты документов?
Коды позволяют программе обрабатывать данные из документа без ручного переписывания и связывать документы разных видов между собой. Поэтому вместе с системой документации разрабатывают классификаторы технико-экономической информации.
Когда документы компании пишутся кто во что горазд
Чтобы типовые документы оформлялись одинаково и не тормозили работу
Разнобой в формах незаметен, пока документов мало. Потом на каждое согласование уходит время, а данные из бумаг приходится собирать руками.
Я собираю цифры и процессы компании в одну систему: смотрю, какие документы и данные где рождаются, и настраиваю так, чтобы они сходились без ручной сверки.