Унифицированная форма документа — это простыми словами
Коротко
Унифицированная форма документа — это нормативно установленный формуляр документа определённого вида, в котором есть постоянная часть текста. Постоянная часть повторяется в каждом документе этого вида, а переменную — даты, суммы, имена, наименования — вписывают в отведённые места.
Что значит «унифицированная»
Унифицировать — значит привести к одному образцу. Когда у компании десятки одинаковых по смыслу документов — приказов, актов, накладных, — их сводят к одному формуляру: набор реквизитов, их расположение и постоянный текст заданы заранее.
Формуляр здесь — не пустая бумага, а схема документа: какие реквизиты в нём есть и в каком порядке они стоят. Унифицированная форма задаёт эту схему для вида документа целиком, а не для одной бумаги.
Постоянная часть и переменная
В унифицированной форме постоянная информация фиксируется, а для переменной предусмотрено свободное место. Постоянная — то, что повторяется во всех документах этого вида в одинаковых управленческих ситуациях: название вида, формулировки, состав реквизитов. Переменная — то, чем один документ отличается от другого: номер, дата, фамилия, сумма.
Чтобы отделить постоянное от переменного, смотрят несколько документов одной разновидности и одного назначения, созданных в похожих ситуациях. Только по конкретным документам видно, что в них повторяется, а что меняется.
Три способа расположить текст
- Трафарет — связный текст с пробелами для переменной информации. Так делают приказы, распоряжения, протоколы, акты, договоры, письма и справки: постоянные формулировки уже стоят, остаётся вписать своё. В пробелах бывают подсказки, что именно туда вносить.
- Анкета — вопросы и места для ответов: так собирают сведения о человеке, объекте или событии.
- Таблица — постоянные графы и строки, куда построчно вносят данные: так устроены штатные расписания, сметы, перечни.
Примерная, типовая и электронный шаблон
| Вид формы | Что можно менять |
|---|---|
| Примерная форма | Содержит унифицированный текст, в который можно вносить дополнения и уточнения |
| Типовая форма | Содержит текст, который применяют без каких-либо изменений и дополнений |
| Электронный шаблон | Та же унифицированная форма, но представленная в электронном виде |
Где искать утверждённую форму
Унифицированные формы входят в унифицированные системы документации: общероссийские, отраслевые, или ведомственные, и формы самой организации. Обязательность задаёт не уровень системы, а акт, которым форма утверждена. Обязательны только те формы, которые утверждены нормативным правовым актом как обязательные: кассовые документы Банка России, формы статистической отчётности, формы, предусмотренные актами по 44-ФЗ. Остальные унифицированные формы, в том числе входящие в общероссийские системы документации и утверждённые ГОСТ, применяют добровольно, а формы первичных учётных документов утверждает руководитель экономического субъекта.
Поэтому, прежде чем составлять документ, смотрят на акт, которым утверждена форма, и на то, сказано ли в нём, что форма обязательна. Если это альбом рекомендательных форм, можно разработать свою и указать в ней обязательные реквизиты первичного учётного документа.
Частые вопросы
Чем унифицированная форма отличается от обычного шаблона в Word?
Шаблон в Word — заготовка, которую каждый правит как хочет. Унифицированная форма установлена нормативно: в ней закреплены состав реквизитов, их расположение и постоянная часть текста. Шаблон может быть унифицированной формой, только если он ей соответствует.
Обязательно ли пользоваться унифицированной формой?
Ориентироваться следует на конкретный акт, которым утверждена форма: если в нём сказано, что форма обязательна, её применяют. Если это альбом рекомендательных форм, можно разработать свою. Формы первичных учётных документов утверждает руководитель экономического субъекта, и в них должны быть обязательные реквизиты.
Можно ли дополнять типовую форму?
Нет. Типовая форма содержит текст, который применяют без изменений и дополнений. Дополнения и уточнения допускает примерная форма.
Кто утверждает унифицированные формы?
Это делают органы власти и организации в пределах своей компетенции: для общероссийских форм — на федеральном уровне, для отраслевых — ведомство, для внутренних — сама компания. Поэтому у каждой формы есть свой источник, по которому проверяют её действие и обязательность.
Что такое реквизит документа?
Это обязательный элемент оформления: наименование, дата, номер, подпись и другие. Унифицированная форма как раз задаёт, какие реквизиты в документе этого вида должны быть и в каком порядке они расположены.
Когда форм и шаблонов в компании десятки
Чтобы документы собирались сами, а не вручную
Когда унифицированных форм много, сотрудники тратят часы на то, чтобы найти нужную, заполнить и переслать. Часть этой работы отдают программам: они подставляют данные из CRM и учёта в готовый формуляр.
Я нахожу в отделах такую повторяющуюся работу с документами и отдаю её программам, а потом показываю, сколько часов освободилось.