Универсальный передаточный акт
Коротко
Универсальный передаточный акт (УПД) — документ, который объединяет счёт-фактуру и первичный отгрузочный документ: товарную накладную по форме ТОРГ-12 или акт выполненных работ и оказанных услуг. Вместо двух бумаг по одной сделке оформляют одну: она подтверждает и передачу товара или результат работ, и право на вычет НДС.
Универсальный передаточный акт: что это
УПД придуман, чтобы не дублировать данные. По одной сделке раньше шли счёт-фактура для налоговой и отдельно накладная или акт для покупателя; реквизиты в них должны были совпадать, и любое расхождение давало повод для вопросов. В УПД всё в одном бланке.
Документ добровольный: компания сама решает, оформлять УПД или по старинке — отдельный счёт-фактуру и отдельную накладную либо акт. Рекомендованная форма бумажного УПД приведена в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. УПД со статусом «1» заменяет отдельный счёт-фактуру. При статусе «2» счёт-фактуру выставляют отдельно, если по сделке есть такая обязанность.
Что заменяет УПД
- Счёт-фактуру — документ, по которому покупатель принимает НДС к вычету.
- Товарную накладную по форме ТОРГ-12 — когда передают товар.
- Акт выполненных работ или оказанных услуг — когда закрывают работы или услуги.
- Акт сдачи-приёмки — когда он оформляет передачу результата по договору.
Статус 1 и статус 2: в чём разница
В шапке УПД стоит цифра статуса, и от неё зависит смысл документа. Статус «1» — УПД заменяет сразу счёт-фактуру и первичный документ. Так оформляют плательщики НДС: покупатель получает право на вычет, а продавец подтверждает отгрузку.
Статус «2» — УПД работает только как первичный документ, счёта-фактуры внутри нет. Такой вариант подходит тем, кто НДС не платит или не выставляет счёт-фактуру по сделке. Когда нужен только счёт-фактура, без первичного документа, УПД не оформляют — на это указано в письме ФНС от 22.08.2018 № АС-4-15/16298@.
Что изменилось с 2026 года
С 1 января 2026 года перестали действовать электронные форматы документа о передаче товаров при торговых операциях и документа о передаче результатов работ и услуг — их отменил приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@. Обмениваться юридически значимыми электронными накладными и актами по старым форматам больше нельзя.
Для формализованного обмена вместо отменённых форматов накладной и акта используют УПД. Неформализованные электронные первичные документы сохраняют силу при соблюдении требований к реквизитам и электронной подписи. Его действующий формат 5.03 утверждён приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.
Бумагу отмена не затронула: бумажные накладные и акты по-прежнему в ходу, как и неформализованные электронные документы — например, PDF или скан по согласованию с контрагентом. Если вы обмениваетесь бумажными актами и электронными счетами-фактурами, так можно работать и дальше.
Как заполнять: на что смотреть в графах
Табличная часть УПД повторяет счёт-фактуру, и с 1 апреля 2026 года её оформляют по правилам, утверждённым постановлением Правительства от 23.01.2026 № 26.
В графах 1 и 2 — наименование товара, работ или услуг и единица измерения по справочнику ОКЕИ: штуки — код 796, сантиметры — 004, миллиметры — 003. Ошибка в коде ломает автоматическую обработку, и система вернёт документ от контрагента или оператора ЭДО.
Графа 3 — количество, если его можно измерить; если нельзя, ставят прочерк. Графы 4 и 5 — цена за единицу и общая стоимость без налога. Графа 6 — акциз, а если товар им не облагается, пишут «Без акциза».
Графы 7 и 8 — ставка и сумма НДС. С 1 января 2026 года основная ставка НДС — 22 %. Сумму налога показывают в рублях и копейках, без округления. Графа 9 — стоимость с налогом, тоже в рублях и копейках. Графы 10, 10а и 11 — страна происхождения и номер таможенной декларации для импортных товаров.
Частые вопросы
УПД обязателен для всех?
Нет. Компания может использовать УПД или отдельные документы. С 1 января 2026 года отменены прежние форматы электронной накладной и акта. Для формализованного обмена используют УПД; неформализованные электронные первичные документы также допустимы при соблюдении требований закона.
Чем УПД отличается от счёта-фактуры?
Счёт-фактура нужен только для НДС: по нему покупатель принимает налог к вычету. УПД со статусом «1» включает счёт-фактуру и одновременно закрывает передачу товара или работ. УПД со статусом «2» — это только первичный документ, без счёта-фактуры.
Можно ли оформить УПД на бумаге?
Да. Рекомендованная форма бумажного УПД есть в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Отмена с 2026 года касается электронных форматов накладной и акта, а не бумажных документов.
Что будет, если электронная накладная осталась старого формата?
С 1 января 2026 года старые форматы электронной накладной и акта больше не действуют. Отгрузку можно оформить УПД либо неформализованным электронным первичным документом с обязательными реквизитами и электронной подписью, отвечающей требованиям закона.
Какой формат УПД действует сейчас?
Формат 5.03, утверждённый приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Он объединяет счёт-фактуру и первичный документ, и ФНС рекомендовала перейти на него заранее, чтобы перестроить учёт и обмен с контрагентами без спешки.
Какая ставка НДС указывается в графе 7?
С 1 января 2026 года основная ставка — 22 % вместо прежних 20 %. Пониженные ставки 10 % и 0 % остались для товаров и операций из статьи 164 Налогового кодекса. Сумму налога в графе 8 показывают в рублях и копейках, без округления.
Читать в журнале
Когда документов сотни и их пора разбирать машине
Чтобы агент сам сверял УПД с заказами и договорами
Когда отгрузок много, сверка каждого УПД с заказом, договором и поступлением денег съедает дни бухгалтера, а расхождение в реквизитах всплывает уже на проверке.
Я собираю ИИ-агента под одну задачу: он разбирает документы, сверяет данные с CRM и 1С и отмечает то, что не сходится. Проверяю его на сотне ваших настоящих случаев, чтобы вы платили за работающего агента, а не за презентацию.