Что такое списочная численность работников
Коротко
Списочная численность работников — это количество сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, на определённую дату. В неё входят все, кто числится в штате, включая тех, кто в этот день не работает: находится в отпуске, на больничном или в командировке. Каждый работник учитывается один раз.
Что значит списочная численность работников и кого в неё включают
Списочная численность работников значит число сотрудников по трудовым договорам на конкретный день — постоянных, временных и сезонных. Неважно, работают они полный день или неполный: в списке каждый числится как целая единица.
Работник, который в этот день отсутствует на месте, из списка не выпадает: отпуск, больничный, командировка, исполнение государственных обязанностей — не повод исключать его из списочной численности. Основание — табель учёта рабочего времени и приказы о приёме и увольнении.
Внутренние совместители учитываются один раз — по основной должности.
Кого в списочной численности нет
- Внешние совместители — их считают по основному месту работы.
- Работники по гражданско-правовым договорам: подряду, возмездному оказанию услуг, авторским. Эти отношения не трудовые.
- Военнослужащие, проходящие службу по призыву или контракту.
- Работники в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком входят в списочную численность, но обычно не входят в среднесписочную. Исключения, в том числе для работающих во время отпуска по уходу, установлены пунктом 18 указаний Росстата.
- Учредители, которые не получают зарплату в компании и не состоят с ней в трудовых отношениях.
Списочный состав работников для статистики и списочная численность персонала
Списочный состав работников для статистики — это тот же перечень сотрудников по трудовым договорам, который ведут по табелю на каждый день. Из него складывается списочная численность персонала на дату, а уже из неё считают средние показатели за месяц, квартал и год.
Списочная численность — снимок на дату. Среднесписочная — среднее за период. При расчёте за месяц учитывают списочный состав за календарные дни, исключают предусмотренные указаниями категории и отдельно рассчитывают работников с неполным рабочим временем; за выходные и праздники применяют численность предыдущего рабочего дня с установленными исключениями.
Из списочной в среднесписочную переходят не все. Работники в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком входят в списочную численность, а из среднесписочной обычно исключаются. Для работающих во время отпуска указания Росстата предусматривают исключения. Поэтому цифры закономерно расходятся, и путать их в отчётности нельзя.
Правила расчёта обоих показателей установлены Указаниями Росстата по заполнению формы П-4. С 1 февраля 2026 года действует приказ Росстата от 17.11.2025 № 638.
Списочная и среднесписочная: в чём разница
| Списочная | Среднесписочная | |
|---|---|---|
| Что показывает | Сколько работников числится в штате на конкретную дату | Среднее число работников за период |
| Как считается | По табелю и приказам на каждый день | За месяц — по календарным дням с учётом исключаемых категорий и неполного времени; за квартал и год — по месячным показателям. |
| Декретницы и отпуск по уходу | Входят | Обычно не входят; для работающих во время отпуска есть исключения по указаниям Росстата. |
| Внешние совместители и ГПД | Не входят | Не входят |
| Где нужна | Кадровый учёт и снимки на дату | РСВ, ЕФС-1, форма П-4, налоговые критерии; квоты для инвалидов и отчётность по ним — тоже от среднесписочной |
Частые вопросы
Чем списочный состав работников отличается от среднесписочной численности?
Списочный состав — это все, кто числится по трудовым договорам на дату, включая декретниц и работников в отпуске по уходу за ребёнком. В среднесписочную численность эти категории обычно не входят, но для работающих во время отпуска есть исключения. Неполное рабочее время в предусмотренных указаниями случаях учитывают пропорционально отработанному времени. Сравнивать эти показатели «всегда» нельзя: списочная — снимок на дату, среднесписочная — среднее за период, и при сокращении штата среднее за месяц может оказаться выше снимка на конец месяца.
Зачем нужна списочная численность, если есть среднесписочная?
Списочная численность — основа для расчёта среднесписочной и для отдельных строк отчётности. Например, в форме ЕФС-1 численность работающих инвалидов и численность занятых на вредных работах указывают на отчётную дату по правилам списочной численности. По списочной ведут кадровый учёт и снимки на дату; квоты для инвалидов и отчётность по ним считают по среднесписочной численности.
Входит ли работник на неполной ставке в списочную численность?
Да, и учитывается как целая единица за каждый календарный день. В среднесписочной численности работников с неполным временем по трудовому договору, штатному расписанию или при переводе с письменного согласия работника учитывают пропорционально отработанному времени. Неполное время по инициативе работодателя и сокращённую продолжительность рабочего времени по закону учитывают как целые единицы.
Как считают списочную численность за выходные и праздники?
За выходной или праздничный день берут численность за предшествующий рабочий день. Если выходных несколько подряд, численность каждого из них равна численности последнего рабочего дня перед ними.
Включают ли в списочную численность сотрудника, который в этот день не вышел на работу?
Да, если с ним заключён трудовой договор. Отсутствие на работе по уважительной причине — отпуск, больничный, командировка — не исключает его из списка. Каждый работник учитывается один раз.
Где смотреть правила расчёта списочной численности?
В Указаниях Росстата по заполнению формы П-4. С 1 февраля 2026 года действует приказ Росстата от 17.11.2025 № 638. Сама форма П-4 утверждена приказом Росстата от 31.07.2024 № 338.
Когда численность влияет на управленческие решения
Понять, хватает ли людей и где теряется время
Списочная численность отвечает на вопрос «сколько людей в штате», но не на вопрос «чем они заняты». Собственнику важно второе: где рутина съедает часы продавцов и менеджеров и какую работу можно отдать программам.
Я помогаю найти в отделах повторяющиеся операции, которые выгодно автоматизировать, и посчитать, сколько времени и денег это освободит.