Спецификация — это простыми словами
Коротко
Спецификация — это документ-перечень: в нём по пунктам расписано, что именно поставляют, из чего состоит изделие или каким требованиям должен отвечать объект. Чаще всего это таблица: наименование, характеристики, количество, а иногда цена. Слово происходит от латинских species — «вид, разновидность» и facere — «делать».
Зачем спецификацию делают отдельным документом
Спецификация уточняет то, что в договоре или техническом задании описано общими словами. В договоре пишут «поставить оборудование», а в спецификации — какое именно, в какой комплектации и сколько штук.
Отдельным документом её делают по простой причине: перечень меняется чаще, чем сам договор. Договор подписывают на год, а состав поставки за это время правят несколько раз. Если перечень вынесен в спецификацию, меняют только её, а не переписывают весь договор. Поэтому спецификация часто идёт приложением к договору, и в тексте договора на неё ссылаются.
Что обычно указывают в спецификации
- Наименование позиции — так, чтобы её нельзя было понять двояко.
- Характеристики: марка, сорт, артикул, размер, материал, комплектация.
- Количество и единица измерения: штуки, килограммы, литры, комплекты.
- Цена за единицу и сумма, если спецификация идёт к договору поставки или к счёту.
- Сроки поставки по позициям, если они разные.
- Ссылка на стандарт или технические условия, которым должна соответствовать позиция.
Какие бывают спецификации
В договоре поставки спецификация — это перечень товаров с количеством и ценой. Она может быть разовой, на одну поставку, или рамочной, когда договор заключён надолго, а спецификации к нему подписывают на каждую партию.
В технике спецификация — один из основных документов конструкторской документации: таблица, где перечислены составные части изделия, материалы и стандарты. Её часто помещают на сборочном чертеже.
В строительстве спецификацию составляют на материалы и оборудование: что закупать, сколько и по каким характеристикам.
Отдельно стоит юридическое значение слова: в гражданском праве спецификацией называют переработку материала, из которого делают новую вещь. К документу-перечню это отношение не имеет, и путать эти значения не стоит.
Чем спецификация отличается от похожих документов
| Спецификация | Счёт | Приложение к договору | |
|---|---|---|---|
| Что это | Перечень позиций с характеристиками | Требование об оплате | Любая часть договора |
| Кто подписывает | Обе стороны, если она часть договора | Продавец | Обе стороны |
| Можно ли изменить | Да, отдельным документом или допсоглашением | Нет, выставляют новый | Да, допсоглашением |
| Зачем нужна | Зафиксировать, что именно поставляют | Получить деньги | Дополнить условия договора |
Частые вопросы
Спецификация — это обязательный документ?
Нет, закон её не требует в каждой сделке. Стороны сами решают, выносить перечень товаров в отдельный документ или описать всё в договоре. Если спецификация есть и на неё ссылается договор, она становится его частью, и её условия обязательны для обеих сторон.
Можно ли поменять спецификацию после подписания договора?
Да, если обе стороны согласны. Обычно подписывают новую редакцию спецификации или дополнительное соглашение к договору. Если спецификация была приложением, менять её в одиночку нельзя: это изменит условия сделки.
Чем спецификация отличается от счёта?
Счёт — это требование об оплате с реквизитами для перевода. Спецификация описывает, что именно поставляют и в каком количестве. Счёт могут выставить по спецификации, но заменять один документ другим нельзя.
Что будет, если товар не совпадает со спецификацией?
Права покупателя зависят от того, в чём расхождение. При обычных недостатках качества он вправе соразмерно уменьшить цену, потребовать безвозмездного устранения недостатков в разумный срок или возмещения своих расходов на их устранение; отказаться от исполнения договора и вернуть уплаченную сумму можно при существенном нарушении требований к качеству (п. 1, 2 ст. 475, ст. 518 ГК). При недопоставке действуют статьи 466 и 511 ГК, при нарушении ассортимента — статья 468 ГК: от товара можно отказаться или потребовать замены. Поэтому характеристики в спецификации пишут так, чтобы их можно было проверить при приёмке, а не словами «качественный» и «надёжный».
Нужна ли спецификация в строительстве?
На практике да: по ней закупают материалы и оборудование и сверяют, что привезли на объект. Без перечня с характеристиками приёмка превращается в спор о том, что заказывали.
Читать в журнале
Когда спецификация нужна не для порядка, а чтобы выиграть сделку
Чтобы в перечне было видно, чем вы отличаетесь от соседей
Спецификация с одинаковыми у всех характеристиками превращает поставку в сравнение по цене: покупатель видит те же строки, что у конкурентов, и выбирает дешевле.
Я нахожу отличие, за которое ваши покупатели готовы платить, проверяю его на рынке и переношу в предложение и материалы для продаж — так, чтобы в перечне было видно, что вы даёте, а сосед нет.