Что такое сквозная нумерация документов
Коротко
Сквозная нумерация документов — это единый порядок номеров, при котором счёт, накладная, акт и платёжка получают номера из одной последовательности, а не каждый в своём журнале. Такой же порядок применяют, когда в одной программе ведут учёт нескольких юрлиц и хотят, чтобы номера не повторялись между ними.
Чем сквозная нумерация отличается от обычной
Обычная нумерация идёт по видам документов: у счетов своя последовательность, у накладных своя, у актов своя. В каждом журнале номера начинаются с единицы, и счёт № 15 и накладная № 15 — разные документы, которые легко перепутать в переписке и в суде.
При сквозной нумерации всем видам документов назначают один общий счётчик. В программе на платформе 1С это делают через нумератор: ему ставят в соответствие нужные виды документов, и он выдаёт следующий номер с учётом всех документов, для которых назначен. Номер становится уникальным в пределах всей базы, а не в пределах журнала.
Второй смысл термина — сквозная нумерация между юрлицами. Когда в одной базе ведут учёт нескольких организаций, номера документов разных фирм могут совпасть. Префикс организации из двух символов, который выставляют в карточке организации, разделяет последовательности: по номеру сразу видно, чьё это документ.
Два порядка рядом
| Сквозная нумерация | По видам документов | |
|---|---|---|
| Последовательность | Одна на все виды документов или на несколько юрлиц | Своя в каждом журнале |
| Уникальность номера | В пределах всей базы | Только в пределах своего журнала |
| Что видно по номеру | Порядок регистрации и, при префиксе, чьё это документ | Только место документа в своём журнале |
| Где неудобна | Когда нужны отдельные серии по видам документов для контрагентов и проверок | Когда документы разных видов путают между собой |
Где сквозная нумерация обязательна
- Налоговая декларация: страницы нумеруют сквозной нумерацией начиная с титульного листа, независимо от того, сколько разделов и листов заполнено. Номер страницы записывают в три знакоместа: первая страница — 001, десятая — 010.
- Номер корректировки в декларации: у первичной указывают ноль, у уточнённых — порядковый номер корректировки. Число знакомест и заполнение поля зависят от формы декларации.
- Нумерация документов и дел в делопроизводстве и электронном документообороте — настройка самой организации: можно вести номера в пределах журнала или дела, а можно общим счётчиком. Закон этого не предписывает.
Как настроить в 1С и МойСклад
В 1С префикс организации выставляют в карточке организации, он состоит из двух символов. После установки префикса нумерация в базе начинается с начала: чтобы продолжить прежнюю последовательность, в первых документах каждого используемого вида номер ставят вручную, дальше база нумерует по порядку. Если в базе настроена синхронизация с другой 1С, ставят ещё префикс информационной базы — он показывает, в какой базе создан документ, и не даёт номерам дублироваться после переноса. Чтобы нумерация при этом не началась с единицы, ставят префикс 00.
В МойСклад по умолчанию действует сквозная нумерация для всех юрлиц компании. Независимую нумерацию для каждого юрлица включают флажком в настройках раздела с документами. Префикс к номеру добавляют вручную: если предыдущий номер был 00010, новый задают как INV-00011, и следующий документ получит INV-00012. Номер должен быть уникален — вообще, в рамках года, в рамках юрлица или в рамках года и юрлица, в зависимости от настроек. Поле номера при создании документа оставляют пустым: номер присваивается при сохранении.
Частые вопросы
Сквозная нумерация и нумерация по видам документов — это одно и то же?
Нет. При нумерации по видам у каждого журнала своя последовательность, и счёт № 15 не связан с накладной № 15. При сквозной все виды документов получают номера из одного счётчика, поэтому номер уникален в пределах базы.
Зачем нужен префикс организации?
Чтобы в одной базе, где ведут учёт нескольких организаций, по номеру было видно, чьё это документ, и номера разных фирм не совпадали. Префикс состоит из двух символов и выставляется в карточке организации.
Что будет с нумерацией после установки префикса в 1С?
Она начнётся с начала. Чтобы сохранить прежнюю последовательность, в первых документах каждого используемого вида номер ставят вручную, дальше база продолжит нумеровать по порядку.
Можно ли сделать сквозную нумерацию между двумя делами в системе документооборота?
Да, в настройках дела ставят флажок сквозной нумерации с другим делом и выбирают второе дело. Документы обоих дел будут нумероваться в порядке регистрации. Настраивать дела навстречу друг другу нельзя: система не сможет присвоить номер.
Обязательна ли сквозная нумерация страниц в налоговой декларации?
Да. Страницы нумеруют начиная с титульного листа, независимо от числа заполненных разделов и листов, в три знакоместа: 001, 010 и так далее.
Когда номера расходятся с реальностью
Чтобы по цифрам было видно, где теряются деньги
Сквозная нумерация наводит порядок в документах, но сама по себе не показывает, сколько денег приносит каждый канал и клиент. Для этого цифры из учёта, рекламных кабинетов и CRM сводят в одну картину.
Я собираю главные цифры бизнеса на одном экране и настраиваю, чтобы они обновлялись сами: выручка, заявки, деньги, маржа.