Что такое перерасчёт зарплаты
Коротко
Перерасчёт зарплаты — это повторное начисление уже начисленной выплаты: бухгалтер заново считает сумму за тот же месяц или за прошлые месяцы и разницу доплачивает или удерживает. Делают его, когда исходный расчёт оказался неверным или изменились обстоятельства, от которых зависит сумма.
Из-за чего зарплату считают заново
Причины делятся на две группы. Первая — ошибка в самом расчёте: не тот оклад, пропущенная надбавка, неверно взятые дни или часы, не применённый вычет. Вторая — изменились данные, на которых держится расчёт: сотрудник принёс документы на вычет позже, суд восстановил его на работе, уточнился стаж для пособия.
Отдельная причина — изменение законодательства. С 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 ₽ (Федеральный закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ). Если оклад или выплата за полный месяц при полной норме оказались ниже этой суммы, начисление проверяют и пересчитывают.
Перерасчёт — это не премия и не индексация. Индексация повышает оклады на будущее, а перерасчёт исправляет уже начисленную сумму за тот же период.
Когда перерасчёт обязателен, а когда его просят
- Ошибка бухгалтера: неверный оклад, пропущенная доплата, лишнее удержание. Сумму исправляют и при недоплате доплачивают разницу. Переплату удерживают только при наличии законных оснований.
- Сотрудник принёс заявление и документы на стандартный вычет на детей позже. Вычет на детей в 2026 году — 1 400 ₽ на первого, 2 800 ₽ на второго, 6 000 ₽ на третьего и следующих, 12 000 ₽ на ребёнка-инвалида; даётся до месяца, в котором доход с начала года превысил 450 000 ₽ (пп. 4 п. 1 ст. 218 Налогового кодекса).
- Выплата оказалась ниже МРОТ при полной норме рабочего времени.
- Восстановление на работе по решению суда: время вынужденного прогула оплачивают по среднему заработку.
- Уточнились данные для пособия: стаж, заработок за прошлые годы, замена лет расчётного периода.
За какой период возможен перерасчёт
Обязанность работодателя доплатить не ограничена сроком, но работник вправе обратиться в суд за взысканием недоначисленной зарплаты в течение одного года со дня установленного срока её выплаты. При длящемся нарушении срок считают со дня, когда работник узнал о нарушении, например при окончательном расчёте при увольнении. Иное дело — удержать с работника лишне выплаченное: по статье 137 Трудового кодекса удержать переплату можно не во всех случаях, а излишне выплаченную зарплату можно взыскать при счётной ошибке, при признанной органом по рассмотрению трудовых споров вине работника в невыполнении норм труда или простое, а также при установленных судом неправомерных действиях работника, из-за которых возникла переплата. Просто «передумали» — не основание.
Для налогов всё жёстче. Налоговый агент пересчитывает НДФЛ за прошлые периоды, а излишне удержанный НДФЛ возвращает работнику по его заявлению в порядке статьи 231 Налогового кодекса. Если средств для возврата недостаточно, агент обращается в налоговую. Поэтому перерасчёт зарплаты за прошлый год в сторону уменьшения дохода проводят вместе с уточнённой отчётностью.
Страховые взносы тоже считают заново за тот период, в котором была ошибка, и сдают уточнённый расчёт. Предельная база для взносов в 2026 году — 2 979 000 ₽. Общий тариф составляет 30 % в пределах базы и 15,1 % сверх неё; для отдельных работодателей действуют пониженные тарифы (постановление Правительства от 31.10.2025 № 1705).
Перерасчёт в сторону увеличения за прошлый период
Порядок такой: находят ошибку, оформляют документ-основание — служебную записку или приказ о перерасчёте, заново считают сумму за тот месяц и доплачивают разницу вместе с ближайшей выплатой. В расчётном листке перерасчёт показывают отдельной строкой, чтобы работник видел, за что доплата.
Если ошибка задела отпускные, больничный или декретные, заново считают средний заработок. С 1 сентября 2025 года действует Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утверждённое постановлением Правительства от 24.04.2025 № 540. Для отпускных при полностью отработанных месяцах средний дневной заработок — заработок за 12 календарных месяцев, делённый на 12 и на 29,3.
Отпускные платят не позднее чем за три дня до начала отпуска (статья 136 Трудового кодекса). Если из-за ошибки срок нарушен, работнику положена компенсация не меньше 1/150 ключевой ставки за каждый день задержки (статья 236 Трудового кодекса).
Доплата — это доход: с неё удерживают НДФЛ при фактической выплате и начисляют страховые взносы. С 2026 года порядок учёта НДФЛ при перерасчёте выплат по среднему заработку изменился: поправки в пункт 6.2 статьи 210 Налогового кодекса внёс Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ, и программы учёта пришлось обновлять.
Частые вопросы
Чем перерасчёт отличается от индексации?
Индексация повышает оклады и тарифы на будущее, обычно из-за роста цен. Перерасчёт исправляет уже начисленную сумму за тот же период: оклад не меняется, меняется правильность расчёта.
Можно ли пересчитать зарплату за несколько прошлых лет?
Работодатель доплатить обязан, но работник может взыскать недоплату через суд только в течение одного года со дня установленного срока выплаты. При длящемся нарушении срок считают со дня, когда работник узнал о нарушении. А удержать с него переплату за прошлые периоды по статье 137 Трудового кодекса можно только в ограниченных случаях, например при счётной ошибке.
Что делать, если оклад ниже МРОТ?
Проверить, полная ли у сотрудника норма рабочего времени. Если да, а выплата за месяц ниже 27 093 ₽, начисление пересматривают и доплачивают. Если человек работает на неполную ставку, МРОТ сравнивают с выплатой пропорционально отработанному времени.
Нужно ли пересчитывать НДФЛ, если вычет на ребёнка принесли в середине года?
Да. Вычет дают с начала года, а не с месяца подачи заявления, поэтому налог за прошедшие месяцы пересчитывают и возвращают разницу. Вычет действует до месяца, в котором доход с начала года превысил 450 000 ₽.
Как оформить перерасчёт документально?
Приказом или служебной запиской с причиной и периодом, затем расчётным листком, где доплата показана отдельной строкой. Если ошибка затронула взносы или НДФЛ, сдают уточнённую отчётность за тот период.
Когда перерасчёт стал регулярным
Понять, сколько на самом деле стоит ваш фонд оплаты труда
Если зарплату приходится пересчитывать каждый месяц, дело обычно не в бухгалтере, а в том, что оклады, надбавки и правила начисления не сведены в одну понятную схему.
Я собираю финансовую модель, в которой видно полную стоимость каждого сотрудника с налогами и взносами и то, как она меняется при росте окладов и штата.