Что такое отчётные документы
Коротко
Отчётные документы — это документы, которые подводят итог за период: что произошло с деньгами, имуществом, продажами и результатом. В них не фиксируют отдельную операцию, как в накладной или счёте, а собирают операции вместе и показывают картину за месяц, квартал или год.
Чем отчётный документ отличается от первичного
Первичный документ фиксирует один факт в момент, когда он произошёл: отгрузили товар, приняли работу, заплатили поставщику. Отчётный документ собирает такие факты за период и показывает итог: сколько продали, сколько потратили, что осталось на счёте и на складе.
Отсюда главное правило: первичка — основание для учёта, отчёт — результат учёта. Если в отчёте цифра не сходится с первичкой, ищут ошибку в первичке или в том, как её провели, а не правят отчёт.
Какие бывают отчётные документы
- Бухгалтерская отчётность — бухгалтерский баланс, отчёт о финансовых результатах, отчёты об изменениях капитала и о движении денежных средств, пояснения. Её составляют по правилам бухгалтерского учёта и сдают в налоговый орган (ГИРБО); в Росстат её отдельно не представляют — там сдают статистическую отчётность по его формам.
- Налоговая отчётность — декларации и расчёты по каждому налогу и взносам. Здесь итог считают по правилам Налогового кодекса, и он может отличаться от бухгалтерского.
- Статистическая отчётность — формы, которые компании и ИП сдают в Росстат по его указаниям.
- Управленческая отчётность — отчёты для собственника и руководителей: о продажах, деньгах, марже, заявках. Их состав и форму компания определяет сама, закон их не задаёт.
- Отчёт об исполнении договора или бюджета — документ для заказчика, инвестора или правления: что сделано на выделенные деньги и что осталось.
Кто подписывает и зачем они нужны
Бухгалтерскую отчётность подписывает руководитель компании: после его подписи она считается составленной. Подпись лица, которое ведёт учёт, ставится, только если это предусмотрено учётной политикой или договором, — например, в публичных акционерных обществах и в организациях, для которых аудит обязателен. Налоговые декларации подписывает руководитель или уполномоченный представитель. Подпись означает, что данные верны, поэтому отчётность проверяют до сдачи, а не после.
Собственнику отчётные документы нужны не для налоговой, а для решений: по бухгалтерской отчётности видно, сколько у компании долгов и чем она владеет, по управленческой — какой канал, товар или клиент приносит прибыль, а какой её съедает. Один и тот же месяц в бухгалтерском и управленческом отчёте часто выглядит по-разному, и это нормально: у них разные задачи.
Что такое отчётная документация
Отчётная документация — это весь набор отчётных документов компании за период, а не один отчёт. В неё входят бухгалтерская и налоговая отчётность, статистические формы, управленческие отчёты и отчёты перед заказчиками и инвесторами.
Слово «документация» подчёркивает, что документы связаны между собой: цифра из отчёта о финансовых результатах должна сходиться с балансом, а сумма из управленческого отчёта — с выпиской по счёту. Когда связи нет, отчётная документация превращается в набор красивых таблиц, по которым нельзя принимать решения.
Частые вопросы
Отчёт о финансовых результатах и отчёт о движении денежных средств — это одно и то же?
Нет. Отчёт о финансовых результатах показывает, какая получилась прибыль или убыток за период. Отчёт о движении денежных средств показывает, сколько денег пришло и ушло по операциям, инвестициям и финансированию. Прибыль и деньги не совпадают: компания может быть прибыльной и при этом не иметь денег на счёте.
Обязательна ли управленческая отчётность?
Закон её не требует, и формы для неё никто не утверждает. Её делают для собственника и руководителей, и состав отчётов компания определяет сама — под те решения, которые принимает.
Может ли отчётная документация быть только в электронном виде?
Да, если документ подписан электронной подписью и хранится в информационной системе в читаемом виде. Бумажная копия нужна, только когда её прямо требует контрагент или госорган.
Зачем собственнику бухгалтерская отчётность, если есть управленческая?
По бухгалтерской отчётности видно обязательства компании, её имущество и официальный финансовый результат — то, что увидят банк, инвестор и налоговая. Управленческая показывает, откуда этот результат взялся и что с ним делать дальше.
Как проверить, что отчётные документы сходятся?
Сверяют три вещи: остатки в балансе с остатками в учёте, выручку из отчёта о финансовых результатах с суммой продаж в первичке, а деньги из отчёта о движении денежных средств — с выпиской по счёту. Расхождение ищут до сдачи отчётности.
Когда отчётов много, а картины нет
Собрать главные цифры бизнеса на одном экране
Бухгалтерская отчётность показывает официальный результат, управленческая — откуда он взялся. Когда эти отчёты живут отдельно друг от друга и от CRM, собственник видит цифры, но не видит, что с ними делать.
Я собираю главные цифры бизнеса на одном экране и настраиваю, чтобы они обновлялись сами: выручка, заявки, деньги, маржа. Тогда отчёт перестаёт быть документом для сдачи и становится инструментом решения.