Что такое классификация документов это
Коротко
Классификация документов — это деление всего множества документов на роды, виды, подвиды и разновидности по выбранному признаку. Признак, по которому делят, называют основанием деления, а получившиеся группы — членами деления. Классификация нужна, чтобы не теряться в многообразии документов: увидеть, чем один вид отличается от другого, и разложить документы по полкам в системе.
Зачем вообще делить документы
Документов в любой компании больше, чем кажется: договоры, счета, акты, приказы, заявления, письма, накладные, чеки. Пока их немного, они лежат как попало и находятся случайно. Классификация превращает эту кучу в систему: у каждого документа появляется место, а у сотрудника — правило, куда положить новый.
Классификация — один из методов познания. Без неё не изучить многообразие документов и не установить различия между ними. Правильно построенная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними и служит основой для упорядочения документов в системах.
Как устроено деление: род, вид, разновидность
Классифицировать документы — значит проводить многоступенчатое, иерархическое деление на роды, виды, подвиды и разновидности. Род — это первый уровень, совокупность документов с общим признаком, который отличает её от других. Вид — второй уровень, внутри рода.
Один и тот же класс бывает родом по отношению к низшему и видом по отношению к высшему. Класс «кинофотофонодокументы» — вид по отношению к классу «документы» и род по отношению к классам «кинодокументы», «фотодокументы» и «фонодокументы».
В основе класса всегда лежит самый важный признак документа, отвечающий цели классификации. Поэтому одна и та же совокупность документов делится по-разному в зависимости от того, зачем её делят.
По каким признакам делят документы
- По информационной составляющей: характер знаковых средств (текстовой, иконографический, идеографический, звучащий, матричный, комплексный), мерность записи, предназначенность для восприятия (человекочитаемый или машиночитаемый), канал восприятия.
- По способу документирования: рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, лазерный, электронный.
- По степени распространённости: опубликованный, неопубликованный, непубликуемый.
- По носителю документированной информации — классификация на основании материальной составляющей документа.
- По бытованию в пространстве и во времени — где и когда документ существует и используется.
- По назначению и содержанию: тип документа (например, научный), подтип (научно-исследовательский), а внутри — конкретная разновидность (монография).
Какие требования предъявляют к делению
Классификация держится не на красоте схемы, а на пяти правилах логики. Нарушишь любое — и группы начнут пересекаться, а документ попадёт сразу в две полки или ни в одну.
Первое: деление ведут на одном и том же основании. Второе: сумма всех членов деления равна общему объёму делимого понятия, деление исчерпывающее — ни недостаточности, ни избыточности. Третье: члены деления взаимно исключают друг друга. Четвёртое: члены деления — ближайшие к делимому понятию, перескакивать через уровень нельзя. Пятое: признак, по которому делят, — основание деления, а получившиеся группы — члены деления.
Проще говоря: выбрали признак — делите только по нему, пока не разложили всё, и не смешивайте в одной схеме форму, содержание и дату.
Классификация документов в архиве и делопроизводстве
В практической работе классификация документов в пределах фонда — это их группировка и расположение в фонде. Единица классификации и учёта управленческой документации — единица хранения (дело): отдельный документ или совокупность документов в отдельной обложке.
Практическое осуществление классификации дел в пределах фонда называют систематизацией. Её проводят и в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, и в ведомственном архиве при подготовке дел к передаче на государственное хранение.
Дела внутри фонда распределяют по классификационным признакам: структурному (по подразделениям), хронологическому (по периодам или датам), функциональному, отраслевому, тематическому, предметно-вопросному, номинальному (по родам дел, видам и разновидностям документов), корреспондентскому (по организациям и лицам, с которыми шла переписка) и авторскому.
Как это работает в компании
В бизнесе классификация документов решает три задачи. Первая — найти документ за минуту, а не за полдня: если договоры, счета и акты лежат по разным признакам вперемешку, поиск превращается в раскопки. Вторая — понять, кто за какой документ отвечает и что с ним делать дальше: подписать, оплатить, подшить, отправить в архив. Третья — не потерять документ, у которого есть срок хранения или который нужен проверяющим.
Начинают с одного основания деления — например, по виду документа: договор, счёт, акт, приказ, письмо. Внутри вида добавляют второй уровень: по контрагенту, по дате, по подразделению. Так получается схема, по которой новый сотрудник разложит папку без подсказок.
Если документы нужны не для порядка на полке, а чтобы увидеть, где бизнес теряет деньги, — это уже разбор процессов, а не классификация. Классификация отвечает на вопрос «что это за документ и где его место», а не «почему на этом шаге теряются деньги».
Частые вопросы
Чем классификация документов отличается от их систематизации?
Классификация — это сама схема деления документов на роды, виды и разновидности по признаку. Систематизация — практическое применение этой схемы: раскладка дел по группам в фонде или в делопроизводстве.
Можно ли делить документы сразу по нескольким признакам?
В одной схеме — только по одному основанию на каждом шаге. Если нужны разные разрезы, строят несколько схем: одну по форме, другую по содержанию, третью по носителю. Смешивать признаки в одном делении нельзя — группы начнут пересекаться.
Что такое фасетная классификация?
Это схема, где документы описывают не одной веткой, а набором независимых блоков-фасетов: вид по характеру знаковых средств, по мерности записи, по каналу восприятия, по способу документирования и так далее. Документ получает характеристику в каждом блоке, а не одну жёсткую полку в иерархии.
Зачем бизнесу классифицировать документы?
Чтобы документы находились быстро, у каждого была понятная судьба — подписать, оплатить, подшить, — и чтобы не терялись бумаги со сроком хранения. Без схемы деления документы копятся стихийно, и поиск нужного занимает часы.
С чего начать классификацию документов в компании?
С одного основания — вида документа. Затем внутри каждого вида добавить второй уровень: по контрагенту, дате или подразделению. Когда схема работает на бумаге, её переносят в папки, учётную систему или CRM.
Читать в журнале
Когда документы нужны не для порядка на полке
Понять, где в процессах теряются деньги
Классификация раскладывает документы по местам. Но если задача — увидеть, на каком шаге бизнес теряет деньги, одного порядка в папках мало: нужно пройти путь заявки и денег от начала до конца.
Я разбираю бизнес-процессы по цифрам и документам компании: где застревают заявки, где теряются деньги и что исправлять первым. Вы получаете карту потерь в рублях и порядок действий.