Что такое гриф утверждения документа
Коротко
Гриф утверждения — реквизит документа, которым его утверждают: вводят в действие. Стоит в правом верхнем углу первого листа или на титульном листе и говорит, кто документ утвердил, каким документом и какой датой. Пока грифа нет, положение, инструкция или перечень остаются проектом, даже если подписаны исполнителем.
Зачем документу гриф утверждения
Утверждение — это решение: документ начинает действовать. Гриф утверждения фиксирует, кто его принял и когда, и по нему видно, какая редакция действует сейчас. Поэтому гриф ставят на положениях, инструкциях, правилах, перечнях, структурах, формах и актах, которые вводят в действие внутри компании или ведомства.
Гриф утверждения не заменяет подпись автора и не заменяет согласование. Подпись подтверждает, что документ составил и подписал конкретный человек, гриф согласования — что с документом согласны заинтересованные стороны, а гриф утверждения — что документ принят и действует. На одном листе могут стоять все три реквизита.
Три способа утвердить документ
- Должностным лицом — руководитель или уполномоченный человек ставит на самом документе гриф со словом УТВЕРЖДАЮ, своей должностью, подписью, инициалами, фамилией и датой.
- Распорядительным документом — постановлением, решением, приказом или распоряжением. На утверждаемом документе пишут УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименование распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер.
- Решением коллегиального органа — в грифе указывают наименование органа, дату и номер протокола в скобках.
Как выглядит гриф утверждения
Когда документ утверждает должностное лицо, гриф состоит из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек, напечатанного прописными буквами, наименования должности утверждающего, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Слово УТВЕРЖДАЮ ставят вверху, ниже — должность, подпись с расшифровкой и дата.
Когда документ утверждают приказом, в грифе пишут УТВЕРЖДЕН, наименование вида распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер: «УТВЕРЖДЕН приказом ООО «Пример» от 12 марта 2026 г. № 45». Форму слова подбирают по роду и числу наименования вида документа: положение — УТВЕРЖДЕНО, инструкция — УТВЕРЖДЕНА, правила — УТВЕРЖДЕНЫ.
Когда документ утверждает коллегиальный орган, в грифе называют орган в творительном падеже, дату и номер протокола в скобках: «УТВЕРЖДЕНО решением общего собрания участников (протокол от 20 февраля 2026 г. № 3)».
Где ставится и как располагается
Гриф утверждения размещают в правом верхнем углу первого листа документа или на титульном листе, если он есть. Строки реквизита выравнивают по левому краю или центрируют относительно самой длинной строки.
Если документ утверждают два должностных лица, грифы располагают на одном уровне: один у левого поля, второй у правого. Когда утверждающих больше двух, грифы ставят в две строки или друг под другом.
Гриф согласования при этом стоит на первом листе в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения либо на последнем листе под текстом ниже реквизита «Подпись», ближе к нижнему полю. На приложении, которое утверждено распорядительным документом, ставят отметку о приложении без ссылки на этот документ и гриф утверждения с данными распорядительного документа.
Гриф утверждения, подпись и гриф согласования
| Гриф утверждения | Подпись | Гриф согласования | |
|---|---|---|---|
| Что подтверждает | Документ утверждён и действует | Документ составил и подписал конкретный человек | С документом согласны заинтересованные стороны |
| Где стоит | Правый верхний угол первого листа или титульный лист | Под текстом документа | Левый верхний угол первого листа на уровне грифа утверждения или последний лист под подписью |
| Кто ставит | Утверждающее должностное лицо, распорядительный документ или коллегиальный орган | Автор или подписант документа | Согласующие органы и организации |
| Из чего состоит | Слово УТВЕРЖДАЮ или УТВЕРЖДЕН, должность либо наименование распорядительного документа, подпись, дата, номер | Должность, подпись, инициалы, фамилия | Слово СОГЛАСОВАНО, должность, подпись, инициалы, фамилия, дата либо наименование документа, его дата и номер |
Частые вопросы
Что такое гриф документа простыми словами?
Гриф документа — служебная пометка на нём, которая придаёт документу силу или показывает, что с ним согласны. Гриф утверждения вводит документ в действие, гриф согласования подтверждает согласие заинтересованных сторон. Оба реквизита оформляют по правилам делопроизводства, а не в свободной форме.
Обязателен ли гриф утверждения?
Да, если документ по правилам документооборота организации или ведомства подлежит утверждению: положение, инструкция, правила, перечень, структура, форма. Без грифа такой документ остаётся проектом. Перечень документов, подлежащих утверждению, приведён в приложении к методическим рекомендациям по ГОСТ Р 7.0.97-2025.
Чем гриф утверждения отличается от подписи руководителя?
Подпись подтверждает, что документ подписал конкретный человек, а гриф утверждения — что документ принят и действует. Руководитель может подписать проект, но пока на документе нет грифа утверждения, он не введён в действие. На практике одно и то же лицо и подписывает документ, и утверждает его, но это два разных реквизита.
Можно ли утвердить документ письмом или резолюцией?
Утверждают тремя способами: должностным лицом на самом документе, распорядительным документом — постановлением, решением, приказом, распоряжением — или решением коллегиального органа с протоколом. Письмо и резолюция в этот перечень не входят: для утверждения издают распорядительный документ или ставят гриф на самом документе.
Как утвердить документ двум руководителям сразу?
На документе ставят два грифа утверждения на одном уровне: один у левого поля, второй у правого. Когда утверждающих больше двух, грифы располагают в две строки или друг под другом. Даты утверждения у них могут различаться, и действовать документ начинает с более поздней.
Что писать в грифе, если документ утверждён приказом?
Пишут УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименование вида распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер. Слово в грифе согласуют с наименованием вида утверждаемого документа: положение — УТВЕРЖДЕНО, инструкция — УТВЕРЖДЕНА, правила — УТВЕРЖДЕНЫ.
Где ставится гриф утверждения на приложении?
Если приложение к распорядительному документу само является утверждаемым документом, на его первом листе ставят отметку о приложении без ссылки на распорядительный документ и гриф утверждения с данными этого распорядительного документа.
Когда документ вводят в действие
Чтобы регламент утвердили и по нему работали
Положение, инструкция или регламент действуют, когда их утвердили и когда каждый в компании знает, что делать по этому документу. Гриф утверждения решает первую половину задачи, а вторая — описать процесс так, чтобы по нему работали без собственника.
Я описываю процессы компании и собираю из них регламенты, которые утверждают и по которым действительно работают: с ответственным, шагами и точкой, где видно результат.