Что такое годовой объем документооборота
Коротко
Годовой объём документооборота — это общее количество документов, которые компания создала, получила и провела за календарный год. Считают экземпляры или листы, реже — пачки и объём в мегабайтах. Число показывает масштаб бумажной и электронной работы и от него отталкиваются, когда считают стоимость учёта, хранения и перехода на электронный документооборот.
Что именно считают
В объём входят все документы, которые прошли через компанию за год: входящие и исходящие письма, договоры и приложения к ним, счета и акты, накладные, платёжные документы, приказы, заявления работников, налоговые декларации и расчёты. Внутренние документы считают наравне с внешними: приказ о приёме на работу — такой же документ, как счёт от поставщика.
Единица счёта зависит от задачи. Для бумажного архива считают листы и пачки, для бухгалтерии — экземпляры документов, для электронного архива — файлы и их объём. Один договор на десяти листах — это один документ и десять листов, и в разных отчётах он попадёт в разные цифры. Поэтому в расчёте всегда называют единицу: за год столько-то документов или столько-то листов.
Из чего складывается число
- Договоры и приложения: каждый подписанный договор, допсоглашение, спецификация и акт — отдельные документы.
- Бухгалтерские документы: счета, акты, накладные, счета-фактуры, платёжные поручения, авансовые отчёты.
- Кадровые документы: приказы, заявления, трудовые договоры, графики отпусков, табели.
- Налоговая отчётность: декларации, расчёты, уведомления и пояснения к ним.
- Переписка и заявки: письма, претензии, заявки клиентов, если компания хранит их как документы.
- Внутренние документы: служебные записки, положения, протоколы совещаний, распоряжения.
Как считают
Точный способ — выгрузить реестр из систем, где документы живут: из учётной программы, электронного архива, кадровой системы и почты. Каждый документ в реестре — одна строка с датой, видом и числом листов. Сумма строк за год даёт число документов, сумма листов — объём в листах.
Когда реестра нет, считают по потоку за месяц и умножают на двенадцать. Месяц берут типичный, без пиков закрытия года и отчётных кампаний, иначе цифра окажется завышенной. Если месяц попал на сдачу отчётности, берут соседний и сравнивают оба.
Чем это число полезно бизнесу
Объём документооборота — исходная цифра для расчёта стоимости учёта и хранения. По нему видно, сколько времени уходит на обработку одного документа, сколько стоит пачка в архиве и сколько сотрудников занято бумагой. Когда компания решает перейти на электронный документооборот, от этого числа считают экономию: сколько документов перестанут печатать и хранить.
Второе применение — сравнение с оборотом. Если документов много, а сделок мало, значит часть работы создаёт документы, которые никому не нужны, и это первое, что стоит убрать.
Для банка и инвестора объём документооборота — косвенный признак масштаба: он показывает, насколько плотно компания работает с контрагентами и насколько сложен её учёт.
Частые вопросы
Чем годовой объём документооборота отличается от количества документов?
Ничем, если считать в экземплярах. Разница появляется, когда объём считают в листах или пачках: один документ на двадцати листах — это один документ, но двадцать листов, и в отчёте по листам он весит в двадцать раз больше одностраничного.
Входят ли в объём копии и сканы?
Зависит от того, что считают. Если считают созданные и полученные документы, копия того же документа второй раз не считается. Если считают физический бумажный поток, каждая прошедшая через руки копия — отдельный лист. В расчёте называют, что именно посчитали.
Как посчитать объём, если часть документов в бумаге, а часть в электронном виде?
Считают отдельно: бумажные — по реестру или по пачкам, электронные — по выгрузке из системы. Потом складывают, но единицу приводят к одной: либо к документам, либо к листам. Складывать пачки бумаги и файлы без пересчёта нельзя.
Нужно ли это число налоговой?
В отчётности такого показателя нет. Налоговая смотрит на сами документы и на сроки их хранения, а не на их годовое количество. Объём документооборота — управленческая цифра, её считают для себя.
Как объём документооборота влияет на выбор электронного документооборота?
Чем больше документов, тем быстрее окупается переход на электронный обмен: экономия считается на каждом документе, который больше не печатают, не возят и не хранят в папке. При малом потоке выгода может не покрыть расходы на настройку.
Читать в журнале
Когда по объёму документов считают деньги
Собрать цифры бизнеса в одном месте
Объём документооборота нужен не сам по себе, а чтобы понять, во что обходится учёт и где теряются деньги. Для этого его сводят с выручкой, заявками и деньгами на счетах, а не держат отдельной цифрой в таблице.
Я собираю главные цифры бизнеса на одном экране и настраиваю, чтобы они обновлялись сами: собственник видит картину за пять минут в день, а не собирает её полдня из отчётов.