Что такое эффективность проекта
Коротко
Эффективность проекта — это соотношение полученного результата и затрат на его достижение. Проект эффективен, когда результат оправдывает вложенные деньги, время и людей, а не когда он просто сдан в срок и в бюджет.
Эффективность, результативность и устойчивость — три разных вопроса
Эффективность отвечает на вопрос, какой ценой получен результат. Результативность — достигнуты ли поставленные цели. Устойчивость — сохранится ли польза после того, как проект закончился и команда разошлась. Проект может быть результативным и при этом неэффективным: цель достигнута, но затраты на неё оказались выше, чем приносит сам результат.
Проект может быть эффективным в моменте и неустойчивым: результат есть, но держится только на усилиях команды проекта. Как только внешняя поддержка заканчивается, польза тает. Поэтому оценка эффективности всегда включает три взгляда: цена результата, сам результат и то, что с ним будет дальше.
Формула эффективности проекта
В общем виде эффективность проекта — это результат, делённый на затраты: Э = Р / З. Результат и затраты берут в одной мере — деньгах, часах, штуках. Если результат измеряется в рублях, а затраты в рублях, получается коэффициент отдачи на рубль вложений. Если результат в натуральных единицах (сокращённые часы, обработанные заявки, выпущенные изделия), формула показывает, сколько единиц результата даёт единица затрат.
Формула проста, а вся работа — в том, что считать результатом и что относить к затратам. В затраты входят не только прямые расходы: время руководителей, простой смежных отделов, стоимость внедрения и обучения. В результат — не только выручка, но и сэкономленные расходы, снижение потерь, ускорение процессов. Пока обе стороны не посчитаны в одной мере, эффективность проекта остаётся разговором о впечатлениях.
Какие показатели измеряют эффективность
- Отдача на вложения — сколько рублей результата приносит рубль затрат. Считается по формуле Э = Р / З и сравнивается с порогом, который вы задали до старта.
- Срок окупаемости — за какое время результат покроет затраты. Показывает, когда проект начнёт возвращать вложенное.
- Отклонение по бюджету и срокам — насколько фактические затраты и время отличаются от плана. Считается по базовому плану, зафиксированному до старта.
- Доля достигнутых целей — сколько запланированных результатов получено. Отвечает на вопрос результативности и дополняет коэффициент эффективности.
- Ранние сигналы — показатели первых недель и месяцев, по которым видно, идёт проект к цели или к перерасходу. Позволяют вмешаться, пока исправление стоит дёшево.
- Устойчивость результата — сохраняется ли польза после завершения проекта. Оценивается отдельно, через месяцы после сдачи.
Когда и как оценивать
Эффективность считают трижды. До старта — в бизнес-плане: прогнозируют результат и затраты и решают, стоит ли браться. По ходу — по ранним сигналам: сравнивают факт с базовым планом и корректируют курс, пока перерасход не стал необратимым. После завершения — сверяют фактические результаты с планом и смотрят, сохранилась ли польза через несколько месяцев.
Оценка после завершения нужна не для отчёта, а для следующих решений. Если проект сдан в срок и в бюджет, но результат не прижился, это урок для следующего проекта: значит, в плане не было владельца результата или не были посчитаны затраты на поддержку. Сравнение факта с базовым планом показывает, насколько точными были оценки, и улучшает следующие расчёты.
Частые вопросы
Чем эффективность проекта отличается от результативности?
Результативность — это достижение поставленных целей. Эффективность — соотношение результата и затрат на его достижение. Проект может быть результативным, но неэффективным, если цель достигнута слишком дорогой ценой.
Что такое формула эффективности проекта?
В общем виде Э = Р / З, где Р — результат, З — затраты. Обе величины берут в одной мере: в деньгах, часах или натуральных единицах. Тогда коэффициент показывает, сколько результата даёт единица затрат.
Какие затраты включать в расчёт?
Все, без которых результат не был бы получен: прямые расходы, время руководителей и смежных отделов, стоимость внедрения, обучения и поддержки. Если часть затрат осталась за рамками, коэффициент эффективности завышен.
Как оценить эффективность до старта проекта?
Спрогнозировать результат и затраты в одной мере, зафиксировать базовый план и сравнить прогнозную отдачу с порогом, который вы задали. Если прогноз не проходит порог, проект лучше пересобрать или отложить.
Что делать, если проект сдан в срок и в бюджет, но пользы нет?
Проверить, был ли у проекта владелец результата и заложены ли затраты на поддержку. Сдача в срок и в бюджет отвечает на вопрос о дисциплине, а не о ценности. Результат без владельца после завершения проекта обычно не сохраняется.
Как учитывать устойчивость результата?
Оценивать её отдельно, через несколько месяцев после завершения проекта: сохраняется ли польза, если команда проекта уже не участвует. Если польза держится только на усилиях команды, устойчивости нет.
Читать в журнале
Когда решаете, стоит ли браться за проект
Чтобы увидеть отдачу от проекта до первого рубля вложений
Эффективность проекта видна только тогда, когда результат и затраты посчитаны в одной мере. Пока это не сделано, решение принимается на ощущениях, а перерасход обнаруживается, когда исправлять уже дорого.
Я собираю финансовую модель проекта: в ней видно, какой результат он принесёт, во что обойдётся и когда окупится, ещё до старта.