Что такое деловое письмо

Деловое письмо — самый частый вид документа в работе организации: переписка идёт с контрагентами, органами власти, фондами, филиалами и вышестоящими инстанциями. Внутри компании тоже пишут письма — для внутренней переписки между подразделениями и должностными лицами.

От служебной записки или приказа письмо отличается тем, что адресовано наружу или другому подразделению и не устанавливает правил внутри компании, а передаёт информацию и ждёт действия: ответа, оплаты, поставки, решения.

Важно помнить: содержание делового письма может иметь юридическую силу. Письмо представляют в суде и учитывают как доказательство факта — например, что компания просила поставить товар к сроку или предупреждала о просрочке. Поэтому формулировки и оформление важны не меньше смысла.

Официальное письмо — это деловое письмо, написанное от имени организации или должностного лица на бланке и по установленным правилам. Его пишут, когда вопрос касается правоотношений: гарантийное письмо об оплате, досудебная претензия, требование, запрос в ведомство.

Такие письма оформляют строго по шаблону и в официально-деловом стиле: здесь не импровизируют. Частное деловое письмо пишут от себя, и оно ближе к обычной переписке, но всё равно следует правилам вежливости и точности.

Наименование вида документа («письмо») и его разновидность («просьба», «запрос», «сопроводительное») в самом тексте не указывают: вид понятен из содержания и заголовка к тексту.

Шапка и реквизиты. Вверху — сведения об отправителе: название организации, адрес, контакты; справа дата письма и регистрационный номер. Ниже — адресат: должность, имя и отчество, название организации, адрес. Если письмо отправляют по электронной почте или факсу без досылки по почте, вместо почтового адреса указывают адрес почты или номер факса.

Обращение. Стандартное: «Уважаемый Иван Иванович!» или «Уважаемые коллеги!». Имя и отчество адресата обязательны, если письмо адресовано человеку.

Текст из трёх частей. Вводная — ссылка на документ или констатация факта и причина письма; основная — описание ситуации, доводы и доказательства; заключительная — просьба, предложение, вывод или напоминание. Заключительная часть в письме одна.

Подпись и отметки. Подпись, при необходимости отметка о приложении и печать, отметка об исполнителе. Если письмо — ответ на поступивший запрос, ставят отметку о дате и номере входящего письма.

Заключительная этикетная фраза — «С уважением, …». После неё уместны фразы вроде «Надеемся на дальнейшее сотрудничество».

Один вопрос — одно письмо. Если вопросов несколько и они не связаны, пишут отдельные письма. Несколько вопросов в одном письме допустимы, только если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном подразделении адресата.

Краткость. Обычно письмо занимает одну-две страницы. Длинный текст читают по диагонали и отвечают так же.

Точность и однозначность. Формулировки должны исключать двойное толкование: если просите «до 15-го», уточните, какого месяца и что именно.

Официально-деловой стиль. Без разговорных слов, иронии, грубости и субъективных оценок. Тон доброжелательный, уважительный и корректный.

Текст пишут от первого лица множественного числа — «просим», «предлагаем», «напоминаем» — или от третьего лица единственного: «предприятие считает возможным».

Не больше четырёх адресатов в одном письме, основной адресат указывается первым. Если адресатов больше, готовят список рассылки и рассылают письма по нему.