Что такое аналитическая записка
Коротко
Аналитическая записка — документ, в котором разбирают одну проблему или тему: что произошло, почему, к чему ведёт и что предлагается делать. В ней есть факты с источниками, анализ и выводы с рекомендациями. Пишут её, когда решение принимает другой человек — собственник, директор, совет директоров, — и ему нужен разбор, а не пересказ переписки.
Чем аналитическая записка отличается от других записок
Служебная записка сообщает факт и просит действия: согласовать закупку, продлить срок, выделить человека. Аналитическая разбирает ситуацию и показывает варианты решения — её читают, чтобы принять решение, а не чтобы завизировать бумагу.
Докладная фиксирует событие и виновных. Аналитическая смотрит шире: что в системе привело к событию и как не допустить его повторения.
Отчёт об исследовании описывает, что и как изучали, и содержит много данных. Аналитическая записка короче: в неё попадают только те данные, на которых держатся выводы, а сам ход исследования уходит в приложение.
Из чего состоит записка
- Шапка: кому, от кого, дата, тема одной строкой.
- Введение: как возник вопрос, кто дал задание, какие рамки — срок, бюджет, что уже пробовали.
- Проблема: что именно не работает, с какого момента, насколько это дорого или опасно. Здесь же история вопроса и что уже делали раньше и с каким результатом.
- Анализ: факты, цифры, сравнение вариантов, причины. Каждое утверждение опирается на данные, а не на мнение автора.
- Выводы: что следует из анализа. Каждый вывод вытекает из раздела с фактами и не появляется в записке впервые.
- Предложения: что делать, в каком порядке, что для этого нужно и чем рискуем, если не делать.
- Приложения: таблицы, выгрузки, ссылки на документы — всё, что загромождает основной текст.
Как её писать
Начните с вопроса, на который записка отвечает. Формулировка «почему падает маржа на втором складе» даёт совсем другую записку, чем «что делать со складской логистикой». Чем уже вопрос, тем полезнее документ.
Соберите факты до того, как начнёте писать. Один источник — не основание для вывода: цифры из учёта сверяют с первичными документами, мнение руководителя отдела — с данными по клиентам. Если данные противоречат друг другу, это тоже результат, и его показывают.
Пишите короткими разделами: один раздел — одна мысль. Первый абзац каждого раздела должен быть понятен человеку, который прочитает только его.
Каждый вывод проверяйте вопросом «из чего это следует». Если ответа в тексте нет — вывод не готов, а не факт неверен.
В конце перечитайте записку через день: лишнее видно на свежую голову, а не сразу после написания.
Хорошая записка и плохая
| Хорошая | Плохая | |
|---|---|---|
| Вопрос | Один и узкий | «Оптимизировать всё» |
| Факты | С источниками и датами | «Все знают, что так и есть» |
| Анализ | Показаны причины и варианты | Пересказ переписки |
| Выводы | Вытекают из фактов | Появились впервые в конце |
| Предложения | С порядком действий и ценой | «Надо что-то делать» |
| Объём | Столько, сколько нужно для решения | Всё, что удалось найти |
Частые вопросы
Сколько страниц должна быть аналитическая записка?
Столько, сколько нужно, чтобы решение можно было принять: обычно от одной до пяти страниц основного текста без приложений. Объём задаёт не стандарт, а вопрос: если для ответа хватает половины страницы, длинная записка только мешает.
Кому её адресуют?
Тому, кто принимает решение по этому вопросу: собственнику, генеральному директору, правлению. В шапке указывают адресата, автора и дату, а тему формулируют так, чтобы она совпадала с вопросом, на который отвечает записка.
Чем аналитическая записка отличается от служебной?
Служебная записка сообщает факт и просит конкретное действие — согласовать, разрешить, выделить. Аналитическая разбирает проблему, показывает причины и варианты решения. Если вопрос простой и решение очевидно, достаточно служебной записки; аналитическую пишут, когда решение неочевидно.
Можно ли писать записку без цифр?
Только если вопрос не про деньги и не про масштаб. В остальных случаях цифры нужны: без них нельзя ни оценить проблему, ни сравнить варианты. Не хватает точных данных — покажите диапазон и скажите, от чего он зависит.
Что делать, если данные противоречат друг другу?
Показать противоречие в записке и объяснить, какие данные надёжнее и почему. Скрытое противоречие всплывёт на обсуждении и подорвёт доверие ко всей записке, а показанное превращается в аргумент и часто в отдельный вывод.
Нужны ли в записке ссылки на источники?
Да, на каждый внешний факт: закон, отчёт, выгрузку, письмо клиента. Ссылка позволяет проверить утверждение и отличает анализ от мнения. Внутренние цифры компании дают со ссылкой на отчёт или регистр, из которого они взяты.
Читать в журнале
Когда записку нужно подкрепить разбором рынка
Чтобы в записке были факты о конкурентах, а не общие слова
Аналитическая записка держится на данных: что делают конкуренты, сколько стоит их продукт, какие каналы они используют. Такие данные не берутся из головы — их собирают и проверяют.
Я провожу конкурентный анализ: собираю данные о конкурентах, ценах и каналах, проверяю их по нескольким источникам и оформляю так, чтобы их можно было положить в записку как факты со ссылками.