Что такое актирование
Коротко
Актирование — это оформление приёмки по контракту в электронном виде: поставщик собирает в ЕИС документ о приёмке, прикладывает к нему закрывающие документы, а заказчик проверяет его и подписывает. Результат — подписанный сторонами акт, по которому закрывают контракт и оплачивают поставку.
Где проходит актирование
Актирование идёт в единой информационной системе в сфере закупок — ЕИС. Поставщик формирует документ о приёмке в своей части личного кабинета, заказчик получает его и либо подписывает, либо возвращает с замечаниями.
Документ о приёмке заменяет бумажный акт: в нём те же сведения — кто заказчик, кто поставщик, что именно передано, в каком количестве и по какой цене. Если по контракту нужен счёт-фактура, поставщик включает его формирование прямо в документ о приёмке.
Что поставщик заполняет в документе о приёмке
- Контрагентов: заказчика, поставщика, при перевозке — перевозчика. Название, ИНН, КПП и данные свидетельства о регистрации система подставляет сама, адреса и банковские реквизиты можно поправить вручную.
- Место поставки — адрес, который записан в контракте. Если юридический адрес заказчика с ним не совпадает, это отражают отдельно: из-за такой ошибки акт отклоняют.
- Товары, работы, услуги: название и код, единицу измерения, количество и цену за единицу с НДС и без него. Сорт, артикул, сведения таможенной декларации и данные о лекарствах поставщик вносит сам.
- Закрывающие документы, подготовленные в других программах или на бумаге, — их прикрепляют к документу о приёмке.
Как проходит приёмка
Поставщик заполняет документ, прикрепляет документы и нажимает «Сохранить и проверить на нарушения». Система предупреждает о незаполненных полях и нарушениях — их исправляют до отправки заказчику.
Заказчик проверяет документ о приёмке и подписывает его, если всё сходится с контрактом. Если поставка не соответствует контракту, заказчик оформляет отказ с перечнем замечаний, и поставщик исправляет документ.
Нужно ли формировать счёт-фактуру в документе о приёмке, зависит от налогового статуса поставщика, операции и условий сделки. Например, плательщик НДС может не составлять его при реализации неплательщику по письменному согласию сторон, кроме товаров, подлежащих прослеживаемости.
Частые вопросы
Чем актирование отличается от бумажного акта?
Ничем по смыслу: это тот же акт приёмки, только оформленный в ЕИС. Стороны подписывают его электронными подписями, и отдельный бумажный экземпляр не нужен.
Что будет, если в документе о приёмке ошибка в адресе?
Заказчик вправе отклонить акт. Поэтому место поставки берут дословно из контракта, а расхождение юридического адреса заказчика с местом поставки отражают в документе отдельно.
Нужен ли счёт-фактура при актировании?
Зависит от обязанности платить НДС. Плательщик НДС, в том числе на упрощённой системе со ставками 5 % или 7 %, формирует счёт-фактуру, когда это требуется по Налоговому кодексу. По некоторым операциям счёт-фактуру можно не составлять. Поставщик, освобождённый от НДС, — на упрощённой системе это доход за прошлый год не более 20 млн ₽, а также освобождение по статье 145 Налогового кодекса, — счёт-фактуру не выставляет и отдельного её формирования в документе о приёмке не требует.
Кто подписывает акт первым?
Сначала документ о приёмке формирует и отправляет поставщик, затем его проверяет и подписывает заказчик. До подписания заказчиком акт приёмки не закрыт.
Можно ли приложить документы, сделанные не в ЕИС?
Да. К документу о приёмке прикрепляют закрывающие документы, подготовленные в других программах или на бумаге.
Когда актирование упирается в цифры
Чтобы видеть, что приносит прибыль, а что её съедает
Подписанный акт закрывает поставку, но не отвечает на вопрос, заработал ли бизнес на этом контракте. Ответ виден, когда посчитана экономика каждой позиции и каждого клиента.
Я считаю, сколько бизнес зарабатывает на каждом товаре, услуге и клиенте после всех расходов, и собираю финансовую модель, по которой видно, что будет с деньгами при следующем контракте.