Что такое акт сверки в бухгалтерии
Коротко
Акт сверки — документ, в котором две стороны сравнивают свои расчёты за выбранный период: перечисляют поставки, оплаты, возвраты, показывают начальное и конечное сальдо. Он подтверждает, что данные учёта у контрагентов совпадают и никто никому не должен по ошибке. Первичным документом акт сверки не является: проводки делают на основании накладных, УПД, актов выполненных работ и платёжных поручений, а сверка — вспомогательный инструмент контроля.
Зачем нужен акт сверки
Сверка выявляет расхождения: потерянную накладную, двойную оплату, неверную сумму, возврат, который одна сторона провела, а другая нет. Без сверки такие расхождения всплывают через месяцы, когда восстановить документы сложнее.
Второе назначение — подтвердить состояние расчётов на дату. Подписанный обеими сторонами акт показывает, что долг есть и обе стороны его признают; в споре он служит доказательством размера задолженности. Если акт подписал должник, течение срока исковой давности начинается заново (ст. 203 ГК РФ, п. 20 постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43).
Третье — инвентаризация расчётов перед годовой бухгалтерской отчётностью: сверка с контрагентами помогает корректно заполнить строки баланса и сформировать резерв по сомнительным долгам.
Обязателен ли акт сверки
Утверждённой формы акта сверки для коммерческих организаций нет: её разрабатывают самостоятельно или берут из учётной программы. Требования статьи 9 закона № 402-ФЗ к первичным документам на акт сверки не распространяются.
Обязанность составлять и подписывать акт можно предусмотреть в договоре: тогда в нём указывают срок, в течение которого контрагент обязан подписать акт, и последствия нарушения срока (ст. 309, п. 4 ст. 421 ГК РФ).
Для государственных и муниципальных учреждений с 1 января 2026 года действует унифицированная форма 0510477, утверждённая приказом Минфина от 15.04.2021 № 61н в редакции приказа от 30.09.2024 № 144н. Формы первичных учётных документов для организаций государственного сектора устанавливает Минфин, и учреждение применяет их обязательно — независимо от того, продублированы ли они отдельным пунктом учётной политики.
Что указать в акте
- Наименование документа и дату составления.
- Наименования сторон и реквизиты договора, по которому идёт сверка.
- Период сверки и начальное сальдо.
- Построчно операции в хронологическом порядке: дата, номер и вид первичного документа (накладная, УПД, акт, счёт-фактура, платёжное поручение), сумма с выделением НДС, остаток после операции.
- Конечное сальдо: кто кому и сколько должен или у кого переплата.
- Должности, фамилии, подписи ответственных лиц с расшифровками.
Кто должен запрашивать акт сверки — бухгалтер или менеджер
Инициировать сверку может любая из сторон договора. Внутри компании вопрос решают по зоне ответственности: бухгалтер сверяет расчёты по счетам 60, 62 и 76 и видит расхождения в учёте, а менеджер ведёт отношения с клиентом и быстрее получает от него подпись.
Рабочий порядок такой: бухгалтер формирует акт из учётной программы и передаёт менеджеру, менеджер отправляет его контрагенту и возвращает подписанный экземпляр. Если расхождения серьёзные, разбираются обе стороны — бухгалтеры с обеих сторон сопоставляют первичные документы.
Подписывает акт руководитель или лицо по доверенности. Если акт подписал бухгалтер без доверенности, суд вправе не признать, что должник признал долг, — практика по этому вопросу противоречива.
Частые вопросы
Акт сверки — это первичный документ?
Нет. Проводки делают на основании накладных, УПД, актов выполненных работ и платёжных поручений. Акт сверки только фиксирует состояние расчётов на дату, требования статьи 9 закона № 402-ФЗ к нему не применяются.
Обязательно ли составлять акт сверки каждый квартал?
Нет. Период сверки стороны выбирают сами: месяц, квартал, год. Обязанность и сроки можно закрепить в договоре. Перед годовой отчётностью сверку расчётов проводят в рамках инвентаризации.
Прерывает ли акт сверки срок исковой давности?
Подписанный должником акт признаёт долг, и течение срока исковой давности начинается заново (ст. 203 ГК РФ, п. 20 постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43). Если подпись поставил работник без доверенности, суд может не признать прерывание — практика противоречива.
Можно ли обменяться актом сверки по электронной почте?
Да, если стороны согласовали обмен электронными документами. В 1С акт сверки можно отправить через ЭДО: программа автоматически сопоставит данные и выделит строки с расхождениями. Если сверка не согласована, обмен повторяют после разбора расхождений.
Что делать, если контрагент не подписывает акт?
Направить акт повторно с подтверждением отправки и зафиксировать расхождения. Если акт предусмотрен договором, последствия отказа от подписания смотрят в договоре. Подписанный одной стороной акт доказательством признания долга не становится.
Читать в журнале
Когда сверок и запросов документов становится слишком много
Чтобы агент сам собирал акты сверки и отвечал на запросы контрагентов
Сверка с каждым контрагентом — повторяющаяся задача: сформировать акт, отправить, дождаться подписи, разобрать расхождения. Такие задачи можно передать ИИ-агенту, который работает по понятному сценарию.
Я собираю ИИ-агента под одну задачу, подключаю его к 1С, CRM, почте и мессенджерам и проверяю на сотне настоящих случаев из работы компании.