Авизо — что это простыми словами
Коротко
Авизо — это официальное извещение, которое один контрагент направляет другому: о переводе денег, списании или зачислении по счёту, отправке товара или изменении состояния взаимных расчётов. Слово итальянское, avviso — «уведомление»; саму отправку такого извещения называют авизированием.
Что такое авизо и зачем оно нужно
Авизо не распоряжается деньгами и не заменяет договор. Его задача — сообщить второй стороне, что операция уже произошла или ожидается, и дать документ, по которому бухгалтерия может её провести. Поэтому в авизо указывают номер, дату и содержание операции, сумму, наименование плательщика и получателя.
Чаще всего авизо встречается в банковской практике: банк уведомляет своего корреспондента о дебетовых и кредитовых записях по счетам, об остатке средств, о выплате перевода, выставлении чека или открытии аккредитива. Но термин не только банковский: авизо пользуются и компании в деловой переписке — поставщик сообщает покупателю об отгрузке, покупатель подтверждает оплату.
По способу отправки авизо бывает бумажным — на фирменном бланке, с подписью и печатью, — или электронным, с цифровой подписью. В качестве авизо могут выступать и копии расчётных документов, к которым прикладывают товарные документы — основание для расчётов.
Кредитовое и дебетовое авизо
| Кредитовое авизо | Дебетовое авизо | |
|---|---|---|
| О чём сообщает | Деньги поступили, платёж зачислен на счёт | Деньги списаны со счёта плательщика |
| Кто обычно отправляет | Должник или банк | Банк плательщика, который списывает средства |
| Что происходит с долгом | Задолженность плательщика перед получателем уменьшается | Задолженность плательщика уменьшается |
| Итог по счёту | Кредит счёта получателя | Дебет счёта плательщика |
Что указывают в авизо
- Наименование отправителя и получателя.
- Номер расчётного счёта.
- Дата документа и номер.
- Сумма цифрами и прописью.
- Назначение платежа и содержание операции.
- Подпись уполномоченного лица, а в электронном виде — цифровая подпись.
Где применяют на практике
Между компаниями: продавец извещает покупателя о том, сколько товара списано со склада и какая сумма к оплате; покупатель отправляет подтверждение платежа. Если участников несколько, бухгалтерия оформляет прямое авизо и может запросить обратное — ответное извещение, которое подтверждает, что сделка закрыта и обе стороны довольны расчётами.
Внутри одной организации: подразделения и филиалы обмениваются авизо о движении денег и товара, и документ работает как бухгалтерская справка.
В банках: уведомления между корреспондентскими счетами, при клиринговых зачётах, при переводах. Здесь авизо особенно важно, потому что банк-получатель проводит запись по счёту, опираясь на извещение.
Авизо и авиза: как правильно
В словарях и в деловой практике слово употребляют в среднем роде и не склоняют: «авизо», «направить авизо», «кредитовое авизо». Форма «авиза» встречается в разговорной речи и старых текстах, но в документах её не пишут: там всегда «авизо». Так что если слышите «авиза» — речь о том же извещении, просто названном неточно.
Отсюда же путаница с другими словами. «Авизо» — документ. «Авизо» как корабль — отдельное, историческое значение: так в XVIII–XIX веках называли небольшое быстроходное судно для разведки и посыльной службы. В бизнесе второе значение не встречается.
Частые вопросы
Авизо — это простыми словами что?
Короткое официальное письмо: «операция прошла, вот её детали». Например, банк пишет клиенту, что на счёт зачислена сумма, или поставщик пишет покупателю, что товар отгружен.
Что такое авиза?
То же самое авизо, только названное в разговорной форме. В словарях и документах слово стоит в среднем роде и не склоняется — «авизо». Если в переписке написали «авиза», речь об извещении о платеже или отгрузке.
Чем авизо отличается от платёжного поручения?
Платёжное поручение — это распоряжение банку перевести деньги, то есть действие. Авизо — извещение о том, что операция уже совершена или ожидается. Одно поручает, другое сообщает.
Заменяет ли авизо счёт-фактуру или договор?
Нет. Авизо — вспомогательный документ, который подтверждает факт операции и служит основанием для бухгалтерской записи. Договор, счёт-фактура и товарные документы остаются на своих местах.
Обязательно ли оформлять авизо?
В российском законодательстве нет единого порядка, который предписывал бы форму и обязательность авизо для всех сделок. Компании применяют его, когда так удобнее или когда это предусмотрено договором либо правилами банка. Если сделка международная, авизо встречается чаще — как подтверждение исполнения обязательств.
Что такое обратное авизо?
Ответное извещение. Одна сторона отправляет прямое авизо, вторая в установленный срок отвечает обратным и подтверждает, что расчёты сошлись. Так закрывают спорные или крупные операции.
Когда извещений много, а картины нет
Чтобы движение денег и заявок было видно в одном месте
Авизо и выписки подтверждают отдельные операции, но не показывают, откуда пришли деньги и что происходит с клиентом после оплаты. Для собственника важнее цепочка: реклама, заявка, сделка, поступление.
Я связываю рекламу, звонки, мессенджеры и CRM так, чтобы у каждой продажи был источник, а у каждой кампании — цена продажи, и настраиваю отчёт, который обновляется сам.