Авансовый отчет это первичный документ
Коротко
Авансовый отчёт — это первичный учётный документ, которым сотрудник отчитывается за деньги, выданные ему под отчёт: на командировку, канцелярию, бензин, оплату услуг. В нём он перечисляет расходы, прикладывает чеки и другие подтверждающие документы, а руководитель отчёт утверждает — после этого бухгалтер списывает суммы в расходы.
Почему это первичный документ
Каждый факт хозяйственной жизни организация подтверждает первичным учётным документом — так требует статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Авансовый отчёт как раз и фиксирует такой факт: сотрудник получил деньги компании и потратил их на её нужды.
Из этого следуют две вещи. Первая: без утверждённого отчёта расход не списать ни в бухгалтерском, ни в налоговом учёте. Вторая: отчёт должен содержать обязательные реквизиты первичного документа — наименование, дату, содержание операции, сумму в рублях, должности и подписи ответственных.
Утверждает отчёт руководитель компании или ИП. Пока подписи нет, документ не работает: бухгалтер не имеет основания провести расход.
По какой форме сотрудник должен составить авансовый отчёт
С 2013 года унифицированная форма № АО-1 не обязательна: организация вправе разработать свою форму и закрепить её в учётной политике. На практике большинство компаний продолжают пользоваться АО-1 — она привычна бухгалтерии и содержит все нужные реквизиты.
В госсекторе свои формы. Учреждения применяют типовые формы по приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н: авансовый отчёт по форме 0504505 — только в исключительных случаях, когда деньги выдали без решения о командировании или заявки-обоснования, а в остальных случаях оформляют отчёт о расходах подотчётного лица по форме 0504520.
Коммерческой компании выбирать между этими формами не нужно: ей достаточно своей формы или АО-1. Главное — чтобы форма была утверждена в учётной политике и содержала обязательные реквизиты.
Что сотрудник прикладывает к отчёту
- Кассовые чеки — с фискальными признаками, подлинность можно проверить по QR-коду.
- Товарные чеки, накладные, акты выполненных работ и оказанных услуг, счета-фактуры.
- Билеты и посадочные талоны, чеки на такси — по транспортным расходам в командировке.
- Договор найма жилья, счета гостиниц и чеки об оплате — по проживанию.
- Закупочный акт по форме ОП-5 — если товар куплен у человека без статуса ИП.
- Суточные подтверждать документами не нужно.
Авансовый отчёт по чекам: что важно
Чек — не замена отчёту, а приложение к нему. Сотрудник переносит суммы из чеков в отчёт и перечисляет сами документы, а чеки сдаёт вместе с отчётом. Без отчёта россыпь чеков бухгалтер в расходы не проведёт.
Бухгалтер принимает кассовый чек, если он подлинный. Если чек потерян, сотрудник может обратиться к продавцу за дубликатом, а выписку по счету карты бухгалтер может попросить заверить в банке.
Если сотрудник потратил свои деньги на нужды компании, а аванс ему не выдавали, авансовый отчёт не составляют: он пишет заявление о возмещении расходов с приложением документов. Иной порядок организация вправе закрепить у себя сама.
Сроки сдачи и электронная форма
Руководитель устанавливает срок, на который выдаются наличные под отчёт. Срок представления отчёта по наличным подотчётным суммам устанавливает руководитель. После командировки работник отчитывается в течение трёх рабочих дней со дня возвращения. Для безналичных расчётов срок отчёта можно закрепить локальным актом.
Отчёт можно оформить и в электронном виде: статья 9 закона № 402-ФЗ допускает первичный документ в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Для командировочных расходов Минфин в письме от 04.12.2019 № 03-03-06/1/94297 отмечает, что электронная подпись нужна всем участникам составления документа. Возможность электронного отчёта закрепляют в учётной политике.
Частые вопросы
Авансовый отчёт — это первичный документ или нет?
Да, это первичный учётный документ. Он подтверждает факт хозяйственной жизни — расходование подотчётных сумм, — и на его основании бухгалтер делает проводки и признаёт расходы в налоговом учёте.
Обязательно ли применять форму АО-1?
Нет. С 2013 года унифицированная форма не обязательна: организация утверждает свою форму в учётной политике. Многие берут АО-1 как готовый бланк, в котором уже есть все обязательные реквизиты.
Что будет, если сотрудник не принёс чеки?
Бухгалтер принимает отчёт на сумму подтверждённых трат, а неподтверждённую часть рассматривают отдельно. У сотрудника запрашивают письменное объяснение, предлагают взять дубликат у продавца и оценивают, был ли расход обоснован. Если подтвердить нечем, сумму могут удержать из зарплаты — по статье 137 Трудового кодекса, если работник не оспаривает основание и сумму, решение принято не позднее месяца после окончания срока возврата, и не больше 20 % от каждой выплаты зарплаты. Если удержать сумму из зарплаты нельзя, сотрудник может вернуть её добровольно; при наличии оснований компания вправе обратиться за взысканием в суд. Прощение долга — отдельное решение работодателя.
Можно ли выдать деньги под отчёт не работнику по трудовому договору?
Да. Под отчёт выдают и исполнителю по гражданско-правовому договору. Исключение — командировка: в неё направляют только тех, с кем есть трудовые отношения.
Нужен ли приказ со списком подотчётных лиц?
Нет, приказ об утверждении списка подотчётников не обязателен. Если так удобнее, его можно оформить — Банк России в письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859 это допускает.
Как быть с перерасходом или остатком?
Если сотрудник потратил больше выданного аванса, компания доплачивает разницу. Если меньше — остаток сотрудник возвращает в кассу или на расчётный счёт. Обе суммы видны из утверждённого отчёта.
Когда отчётов много и чеки теряются
Чтобы подотчётные расходы не съедали часы бухгалтерии
Сверка чеков, перенос сумм в отчёт, напоминания сотрудникам о сроках — рутина, которая повторяется каждый месяц и растёт вместе с числом людей в компании.
Я нахожу в этой работе операции, которые выгодно отдать программам, подключаю их к вашей 1С и CRM и показываю, сколько часов освободилось.