В штатном расписании отсутствует должность

Коротко

Штатное расписание — документ, который фиксирует структуру компании, перечень должностей и число штатных единиц по каждой из них. Если должности в нём нет, а работник уже трудится или только принимается, это расхождение между кадровыми документами и фактической работой. Закон требует, чтобы наименование должности в трудовом договоре соответствовало штатному расписанию; при этом отсутствие должности в классификаторе не мешает включить её в расписание.

Почему должность может отсутствовать в штатном расписании

Штатное расписание — локальный документ работодателя. Его форму и порядок заполнения закон не устанавливает, кроме унифицированной формы Т-3, которая с 2013 года не обязательна. Компания вправе дополнять и менять перечень должностей, если это не ухудшает положение работников.

Должность может отсутствовать по двум разным причинам. Первая — её забыли внести: работника приняли, а расписание не обновили. Вторая — должности нет в общероссийском классификаторе профессий, и кадровик не знает, как её назвать. Это разные ситуации, и решаются они по-разному.

Что делать, если должности нет в штатном расписании

Проверить, есть ли должность в штатном расписании на дату приёма. Если нет — внести изменение в расписание приказом руководителя и ознакомить с ним работника.
Если должность новая, добавить её в штатное расписание с датой введения и количеством штатных единиц.
Привести трудовой договор в соответствие: указать наименование должности так же, как в штатном расписании. Если договор уже подписан с другим названием — оформить дополнительное соглашение.
Проверить, не связана ли должность с льготами, компенсациями или ограничениями. В этом случае наименование должно соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам (ст. 57 ТК РФ).
Если должности нет в ОК 016-2025, подобрать наиболее близкий код или указать «Отсутствует» в карте СОУТ, но само наименование в штатном расписании сохранить.

Можно ли принять работника на должность, которой нет в штатном расписании

Роструд считает, что принимать работника на должность, отсутствующую в штатном расписании, нельзя: наименование в трудовом договоре должно соответствовать штатному расписанию (письмо от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1, ответы на сайте «Онлайнинспекция.РФ»).

Судебная практика мягче: отсутствие должности в штатном расписании само по себе не исключает признания отношений трудовыми, если работник фактически допущен к работе с ведома или по поручению работодателя (ст. 16, 67 ТК РФ). Но такой вывод не снимает кадрового риска: при проверке инспектор труда может расценить расхождение как нарушение по ст. 5.27 КоАП РФ.

Практический вывод: сначала внесите должность в штатное расписание, потом оформляйте приём. Если работник уже трудится — оформите изменение задним числом нельзя, но можно привести документы в порядок с текущей даты и зафиксировать фактический допуск.

Должности нет в штатном расписании и должности нет в классификаторе — это не одно и то же

	Нет в штатном расписании	Нет в ОК 016-2025
Что это значит	Работодатель не включил должность в свой локальный документ	Должность не упомянута в общероссийском классификаторе
Можно ли включить	Да, приказом руководителя	Да, закон не требует обязательного соответствия штатного расписания классификатору
Что делать с названием	Привести в соответствие с трудовым договором	Подобрать близкий код или указать «Отсутствует» в карте СОУТ
Риск	Нарушение кадрового оформления, ст. 5.27 КоАП РФ	Ошибка в коде при отчётности, но не запрет на должность

Совмещение по должности, которой нет в штатном расписании

Роструд в ответе на вопрос № 228483 от 29.08.2025 высказался против оформления совмещения по профессиям, отсутствующим в штатном расписании. Логика простая: если работник выполняет обязанности по должности, значит, такая должность у работодателя есть и должна быть в расписании.

Совмещение оформляют письменным соглашением сторон с указанием срока, содержания и объёма дополнительной работы, а также доплаты (ст. 60.2, 151 ТК РФ). Если должность в штатном расписании отсутствует, сначала внесите её, затем оформляйте совмещение.

Частые вопросы

Можно ли уволить работника, если его должности нет в штатном расписании?

Увольнение по сокращению штата требует, чтобы должность была в штатном расписании: иначе суд не сможет проверить, были ли вакансии. Если должности нет, сначала приведите расписание в порядок, затем проводите процедуру сокращения с соблюдением ст. 81, 180 ТК РФ.

Что будет, если инспектор труда обнаружит расхождение?

Возможно предписание устранить нарушение и административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф для организации — до 50 000 ₽, для должностного лица — до 5 000 ₽. Точный размер зависит от состава и повторности.

Обязательно ли указывать код должности по ОК 016-2025 в штатном расписании?

Закон не требует обязательного соответствия наименований должностей в штатном расписании ОКПДТР. Код нужен для отчётности и карт СОУТ; если должности нет в классификаторе, в карте СОУТ пишут «Отсутствует».

Можно ли ввести должность с названием, которого нет в классификаторе?

Да. Отсутствие должности в ОК 016-2025 не препятствует её включению в штатное расписание. Исключение — случаи, когда с должностью связаны льготы, компенсации или ограничения: тогда наименование должно соответствовать квалификационным справочникам или профстандартам (ст. 57 ТК РФ).

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы должны совпадать с реальностью

Покажу, какую рутину в кадровом учёте можно отдать ИИ

Когда штатное расписание, трудовые договоры и фактические обязанности расходятся, это видно не сразу. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам — включая сверку кадровых документов.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадровика и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»