В штатном расписании есть должность, а сотрудника нет

Штатное расписание фиксирует структуру и фонд оплаты труда, а не людей. В нём могут стоять единицы, которые никто не занимает: под будущий рост, под замену уволившегося, под проект, который пока не начался, или просто потому, что строку когда-то завели и не убрали.

Работающий сотрудник появляется в другом документе — трудовом договоре и приказе о приёме. Поэтому «в расписании есть, а сотрудника нет» — это нормальное состояние, а не ошибка. Ошибка начинается там, где вакансию держат годами, а оклад по ней попадает в расчёты и отчётность как состоявшийся расход.

Если единица нужна, порядок обычный: кандидат проходит отбор, с ним заключают трудовой договор, работодатель издаёт приказ о приёме. Трудовой договор — основание, приказ работодатель вправе издать на его основании (статья 68 ТК РФ). С 2021 года знакомить работника с приказом в трёхдневный срок статья не требует.

Отдельного документа «закрытие вакансии» закон не предусматривает. Штатное расписание после приёма не меняется: единица уже в нём была, она просто перестала быть свободной. Меняют его, когда структура или оклады меняются, а не когда на место приходит человек.

Свободную единицу убирают изменением штатного расписания: руководитель утверждает новую редакцию, где строки нет. Сокращения как процедуры здесь нет — сокращают работников, а не пустые строки. Уведомления, предложения вакансий и выходные пособия касаются людей, с которыми заключён трудовой договор.

Другое дело — если должность занята и её хотят убрать. Тогда это изменение определённых сторонами условий трудового договора или сокращение численности, и порядок другой: предупреждение, предложение вакансий, гарантии по статьям 81, 180 и 261 ТК РФ. Пустая строка таких последствий не создаёт.

Свободная единица сама по себе не создаёт ни выплат, ни страховых взносов, ни НДФЛ: налоги считают с начисленных выплат, а не со строки в документе. Оклад в штатном расписании — ориентир для оплаты, а не начисление.

Среднесписочная численность тоже считается по людям, а не по строкам. Её определяют по списочной численности за каждый календарный день месяца; внешние совместители и работники по гражданско-правовым договорам в среднесписочную не входят (приказ Росстата от 17.11.2025 № 638). Поэтому вакансия в численность не попадает, а в отчётах появляется только тогда, когда на место приняли человека.