Утвердить приказ: кто и как это делает

Утверждение — согласие с содержанием и ввод документа в действие. Его оформляют грифом «УТВЕРЖДАЮ» в правом верхнем углу первого листа: наименование должности, подпись, инициалы и фамилия, дата. С этого дня приказ действует, если в тексте не указана другая дата.

Подпись под текстом приказа — реквизит «Подпись»: она подтверждает, что документ исходит от этого должностного лица. Один и тот же человек может и утвердить, и подписать приказ, но это два разных реквизита в разных местах листа, и один другого не заменяет.

Когда приказ утверждает вышестоящий орган или учредитель, подпись руководителя под текстом означает, что документ подготовлен и внесён на утверждение, а действовать он начинает после грифа утверждающего.

Смотрите на верхний правый угол первого листа. Есть гриф «УТВЕРЖДАЮ» с подписью и датой — приказ утверждён. Стоит только подпись под текстом и нет грифа — документ подписан, но не утверждён: он действует как распорядительный документ, если устав и локальные акты не требуют отдельного утверждения.

Отдельное утверждение нужно там, где документ вводит в действие что-то ещё: штатное расписание, положение, инструкцию, состав комиссии, смету. Если приказом утверждают положение, инструкцию или другой документ, гриф «УТВЕРЖДЕНО приказом от … № …» ставят на утверждаемом документе, чтобы было видно, каким документом он введён. Сам приказ подписывает уполномоченное лицо.

Утверждать приказ задним числом нельзя: дата грифа не может быть раньше даты под текстом, иначе документ существует раньше, чем его подписали.

Приказ генерального директора по вопросам его компетенции он утверждает сам: закон и устав не требуют отдельного утверждения сверху. Директор вправе подписывать приказы в отношении себя по вопросам своей компетенции, а вопросы, отнесённые законом или уставом к другим органам общества, решает не он.

Если вопрос относится к компетенции общего собрания участников или совета директоров, нужен их документ: протокол собрания или решение. Приказ директора тогда лишь исполняет принятое решение, а в грифе указывают, каким протоколом оно оформлено.

В учреждении или в компании с вышестоящей организацией приказ утверждает руководитель вышестоящего органа — основание записано в уставе и положении о филиале.