Нужно ли утверждать должностную инструкцию приказом
Коротко
Нет, приказ для должностной инструкции не обязателен. Трудовой кодекс такого документа не требует, поэтому и распоряжения о его введении закон не ждёт. Утвердить инструкцию можно грифом «Утверждаю» в правом верхнем углу первого листа: должность руководителя, подпись, инициалы, фамилия и дата. Приказ становится нужен, когда инструкция вводится сразу для нескольких должностей, служит приложением к трудовому договору или компания сама закрепила такой порядок во внутреннем регламенте.
Что говорит закон
Прямого требования утверждать должностную инструкцию приказом в законодательстве нет. Роструд в письме от 09.08.2007 № 3042-6-0 подтвердил: отсутствие инструкции не нарушение, за которое штрафуют. Минтруд в письме от 27.09.2022 № 14-6/ООГ-6058 объяснил, что трудовая функция фиксируется в трудовом договоре, а инструкция лишь детализирует её.
ГОСТ Р 7.0.97-2025 в пункте 5.16 даёт три равноправных варианта утверждения: должностным лицом, распорядительным документом — приказом — или решением коллегиального органа. Выбор за работодателем, и его стоит записать в инструкцию по делопроизводству или положение о должностных инструкциях, чтобы в компании был один порядок, а не два.
Обязательность появляется в отдельных сферах. Для охранников, работников ядерных объектов, персонала на опасных и тяжёлых работах наличие инструкции предусмотрено отраслевыми законами. Госслужащие работают по должностным регламентам (статья 47 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ), а ведомства вроде ФСИН издают собственные приказы о порядке разработки — например, приказ ФСИН от 05.06.2008 № 379.
Гриф или приказ: чем отличаются два способа
| Гриф «Утверждаю» | Приказ об утверждении | |
|---|---|---|
| Кто подписывает | Руководитель организации | Руководитель, издающий приказ |
| Где стоит | Правый верхний угол титульного листа | Отдельный распорядительный документ, инструкция — приложение к нему |
| Когда удобен | Одна инструкция по одной должности | Сразу несколько должностей, приложение к трудовому договору, порядок закреплён в регламенте компании |
| Дата введения в действие | Дата утверждения на грифе | Дата, указанная в приказе |
| Что нельзя | Смешивать с приказом по тому же документу | Смешивать с грифом по тому же документу |
Приказ об утверждении новой инструкции и отмене старой
Когда компания всё же утверждает инструкцию приказом, в нём указывают: утвердить новую редакцию инструкции по такой-то должности, ввести её в действие с даты, признать утратившей силу прежнюю инструкцию — с реквизитами, и поручить ответственному ознакомить работников под подпись.
Отменять старую инструкцию отдельным приказом не нужно: достаточно строки в новом. Так не остаётся двух действующих документов по одной должности с разными обязанностями.
Если инструкция приказом не утверждалась, издавать приказ о её изменении не требуется: обновлённый документ утверждают тем же способом, что и прежний, — грифом. Так разъясняет сайт «Онлайнинспекция.рф».
Что проверить перед утверждением
- Есть ли в трудовых договорах ссылка на должностную инструкцию: без неё условия о новых обязанностях вводят по соглашению сторон (статья 72 ТК РФ).
- Не меняется ли трудовая функция: её работодатель не вправе изменить в одностороннем порядке, даже с уведомлением за два месяца (часть 1 статьи 74 ТК РФ).
- Закреплён ли выбранный способ утверждения в инструкции по делопроизводству или положении о должностных инструкциях.
- Ознакомлены ли работники с инструкцией под подпись — особенно если она приложена к трудовому договору.
Частые вопросы
Будут ли штрафовать, если должностной инструкции нет совсем?
Нет. Роструд в письме от 09.08.2007 № 3042-6-0 указал: отсутствие инструкции не нарушение, за которое привлекают к ответственности. Обязанности работника в этом случае определяет трудовой договор.
Нужно ли издавать приказ за два месяца до введения инструкции?
Нет. Срок издания приказа о введении инструкций законом не установлен, и правила статьи 74 ТК о двухмесячном уведомлении здесь не работают: введение инструкции — решение работодателя, а не изменение организационных или технологических условий труда.
Может ли работник отказаться знакомиться с инструкцией?
Да, если инструкция не связана с его трудовой функцией по договору. Тогда новые обязанности вводят через изменение трудового договора по соглашению сторон. Если инструкция лишь детализирует уже записанную функцию, работник знакомится с ней в обычном порядке.
Как вносить изменения в инструкцию, утверждённую приказом?
Утвердить новую редакцию приказом либо внести изменения отдельным приказом. Второй путь не рекомендуют: работник должен видеть весь текст в окончательном виде, а не собирать его из поправок.
Чем отличается утверждение инструкции для нескольких должностей?
Один приказ может ввести сразу несколько инструкций — приложений. Каждое приложение нумеруют и указывают должность; дата введения в действие у них общая.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Читать в журнале
Инструкции не работают, пока их никто не читает
Соберу ИИ-агента, который отвечает по вашим регламентам
Должностные инструкции и регламенты лежат в папках, а сотрудники спрашивают друг друга и руководителя. Я собираю агента под одну задачу: он находит нужный пункт в ваших документах и отвечает сотруднику по делу.
Агента подключаю к вашим файлам, почте и мессенджерам и проверяю на сотне настоящих вопросов из вашей работы. Это для компаний, где одни и те же вопросы повторяются каждый день.