Средняя зарплата как считается в организации

У слова «средняя» в бухгалтерии два разных смысла, и путаница между ними чаще всего и портит расчёт. Первый — средняя зарплата по всем сотрудникам: сколько в среднем начислено одному человеку за месяц или за год. Второй — средний заработок конкретного работника за 12 календарных месяцев перед отпуском, командировкой или другим случаем, когда по Трудовому кодексу за ним сохраняется средняя зарплата.

Среднюю по организации закон отдельной формулой не задаёт: это внутренняя цифра для управления. Её считают из фонда заработной платы и численности. Средний заработок, наоборот, считается строго по статье 139 ТК и Положению об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утверждённому постановлением Правительства от 24.04.2025 № 540. Положение действует с 1 сентября 2025 года и, как разъясняют Минтруд и Генпрокуратура, новых правил не вводит — сохраняет прежний подход с редакционными уточнениями.

Порядок такой: сложите все выплаты, которые организация начислила работникам за год и которые относятся к оплате труда, затем разделите на среднесписочную численность и на 12 месяцев. Получится среднемесячная начисленная зарплата одного работника. Если нужна средняя за конкретный месяц, делят фонд этого месяца на численность, без деления на 12.

Формула словами: средняя зарплата за год = фонд заработной платы за год / среднесписочная численность / 12. Формула среднемесячной за месяц: фонд месяца / среднесписочная численность за этот месяц. Обе цифры — до вычета НДФЛ, потому что в фонде стоят начисленные суммы, а не выданные на руки.

Для статистической средней зарплаты в фонд включают и единовременные премии и поощрения, в том числе к праздникам и юбилеям. Для расчёта среднего заработка работника применяют отдельные правила Положения № 540: премия за срочную внеплановую работу, к юбилею или празднику, если она не закреплена в положении об оплате труда или о премировании, при исчислении среднего заработка не учитывается. То же касается материальной помощи, оплаты питания, проезда и обучения: это выплаты социального характера, а не оплата труда.

Если штат в течение года рос или сокращался, делить годовой фонд на численность на конец года нельзя: получится искажённая цифра. Правильнее взять среднесписочную численность за год — она учитывает каждый месяц. По указаниям Росстата, утверждённым приказом от 17.11.2025 № 638, среднесписочная численность за месяц считается как сумма списочной численности за каждый календарный день, делённая на число календарных дней месяца; выходные и праздники считаются по численности предыдущего рабочего дня. За период с начала года — сумма месячных значений, делённая на число месяцев периода.

В среднесписочную не входят внешние совместители и работники на гражданско-правовых договорах: у них отдельный учёт. Поэтому средняя зарплата по организации и средняя по всем, кто на неё работал, — разные цифры.

Это уже средний заработок, и здесь работает статья 139 ТК: берут фактически начисленную зарплату и фактически отработанное время за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя зарплата. Календарный месяц — с 1-го по 30-е (31-е) число, в феврале — по 28-е (29-е).

Из расчётного периода исключают время и суммы, когда за работником сохранялся средний заработок: отпуск, командировка, повышение квалификации с отрывом от работы. Исключают также больничные, декретные, простой, забастовку и другие случаи освобождения от работы. Премии учитывают по правилам пункта 15 Положения № 540: ежемесячные — не больше одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчётного периода, годовые — за предшествующий событию календарный год независимо от даты начисления. Если период отработан не полностью, премии обычно учитывают пропорционально отработанному времени; премии, уже начисленные за фактически отработанное время в расчётном периоде, повторно не уменьшают.

По бухгалтерскому балансу среднюю зарплату точно не посчитать. В балансе нет ни фонда заработной платы, ни численности: расходы на оплату труда видны в отчёте о финансовых результатах в составе себестоимости и управленческих расходов, но одной строкой и вместе с другими затратами. Поэтому «формула по балансу» — это скорее приблизительная оценка: взять строку расходов на оплату труда из отчёта о финансовых результатах и разделить на среднесписочную численность и на число месяцев.

Для точной цифры нужны данные расчётов по зарплате и табелей. Если считать по балансу, в числитель попадёт не только зарплата, но и страховые взносы, если они собраны в той же строке, — тогда результат окажется завышенным. Проверяйте, что именно сидит в строке, прежде чем делить.