Совершенствование закупочной деятельности предприятия

Первый шаг — увидеть, что предприятие закупает на самом деле. Пока закупки идут по заявкам отделов, картина складывается из счетов и договоров, и в ней легко пропустить, что одну и ту же позицию покупают у трёх поставщиков по трём ценам. Поэтому начинают со свода: все позиции за период, поставщик, цена, объём, условия оплаты и сроки.

Второй шаг — разложить закупки по категориям и понять, где деньги. Обычно небольшая часть позиций забирает большую часть бюджета, и именно там стоит договариваться о цене и условиях. Мелкие частые закупки важны другим: их дорого оформлять, и выигрыш даёт не скидка, а единый поставщик или рамочный договор.

Третий шаг — посмотреть на полную стоимость. Дешёвая позиция с долгой доставкой, частым браком или отсрочкой, за которую платят надбавку, обходится дороже, чем кажется по счёту. Сравнивать поставщиков имеет смысл по сумме всех расходов на позицию, а не по цене в прайсе.

Совершенствование закупок измеряют не количеством проведённых встреч, а деньгами и надёжностью. Первая цифра — расходы по категориям в сравнении с прошлым периодом при сопоставимом объёме: она показывает, что дала работа с ценой. Вторая — доля закупок вне договоров и вне согласованных условий: каждая такая покупка проходит мимо переговоров и часто дороже.

Третья — срывы сроков поставки и брак: простой производства из-за непоставки стоит дороже скидки, ради которой выбрали самого дешёвого поставщика. Четвёртая — зависимость от одного поставщика или от импортной позиции: если замена займёт месяцы, это риск, который стоит держать на виду.

Считать эти цифры имеет смысл до изменений и после, на одном и том же наборе позиций. Иначе улучшение останется ощущением, а не фактом, который можно показать собственнику или совету директоров.