Продление декларации СОУТ через 5 лет

Декларацию подают по рабочим местам, где по результатам спецоценки не нашли вредных и опасных факторов, а условия труда признали оптимальными или допустимыми — первый или второй класс. По статье 11 закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ декларация действует бессрочно при сохранении условий труда на соответствующем рабочем месте.

Декларация действует бессрочно при сохранении условий труда. По декларированным местам очередную спецоценку каждые пять лет не проводят; отдельного заявления о продлении не требуется. Роструд и Минтруд подтверждают это в своих разъяснениях: продление происходит само, без заявления и без нового документа.

Практический вывод для собственника: пятилетняя дата в старой записи реестра сама по себе не означает, что нужно заказывать новую спецоценку: действующая декларация бессрочна при сохранении условий труда.

Достаточно одного события из части 5 статьи 11 — и декларация по этому рабочему месту прекращает действовать. Тогда работодатель проводит внеплановую спецоценку: она нужна именно потому, что условия перестали быть безопасными или нарушение выявили надзорные органы.

Внеплановая спецоценка нужна, в частности, при изменении технологии, замене производственного оборудования, изменении состава материалов или средств защиты, если эти изменения способны повлиять на уровень воздействия вредных или опасных факторов на работников. Продлить декларацию, под которую попал хотя бы один такой случай, нельзя — сначала новая спецоценка, потом новая декларация.

Продлевать можно не все места сразу. Если в компании часть рабочих мест декларирована, а часть имеет третий и выше класс, декларация касается только первых: по вредным местам действует обычный срок спецоценки, и он продлевается не автоматически, а по правилам статьи 11 для своей ситуации.

Отдельного бланка о продлении нет, но доказать, что событий из части 5 статьи 11 не было, работодателю придётся самому — при проверке или споре. Основание — отчёт о спецоценке с утверждённой датой, потому что именно от неё считают пять лет.

Дальше нужны документы, которые показывают, что на рабочем месте всё спокойно: журнал регистрации несчастных случаев, сведения о профзаболеваниях из медицинских заключений, акты и предписания надзорных органов за эти годы. Если по какому-то месту было предписание и его исполнили, стоит хранить и документы об устранении: они объясняют, почему место осталось в декларации.

Декларации и отчёты спецоценки хранят в организации; сроки хранения устанавливает перечень типовых архивных документов, и для документов по условиям труда он исчисляется десятилетиями. Проверяющий приходит за результатами, а не за подтверждением продления.