После зачисления кассира на работу с ним заключают договор о полной материальной ответственности

Коротко

После зачисления кассира на работу с ним заключают договор о полной материальной ответственности. Такой договор — отдельный письменный документ к трудовому договору: он позволяет работодателю взыскать с кассира ущерб в полном размере, а не в пределах среднего месячного заработка. Оформляют его в двух экземплярах, по одному для каждой стороны, и подписывают до того, как кассир получит доступ к деньгам и ценностям.

Что это за договор

Договор о полной материальной ответственности — письменное соглашение работника и работодателя о том, что за вверенные ценности работник отвечает в полном размере причинённого ущерба. Без такого договора работник отвечает только в пределах среднего месячного заработка, если закон не устанавливает для него полную ответственность сам по себе.

Статья 244 Трудового кодекса разрешает заключать письменные договоры о полной материальной ответственности с работниками, которые обслуживают или используют деньги, товарные ценности и иное имущество. Кассир — как раз такая должность: он принимает, хранит и выдаёт наличные.

Перечни должностей и работ, с которыми можно заключать такой договор, и типовые формы договоров утверждены приказом Минтруда от 16.04.2025 № 251н — он действует с 01.09.2025 до 01.09.2031. Договор с кассиром оформляют по типовой форме из этого приказа. С кассиром, достигшим 18 лет и непосредственно обслуживающим вверенные ценности, работодатель вправе заключить договор о полной материальной ответственности по типовой форме из приказа Минтруда № 251н. Нужно ли составлять договор о полной материальной ответственности с кассиром — да, необходимо: должность кассира входит в перечень, поэтому договор о полной материальной ответственности с кассиром заключают после зачисления на работу. Необходимо ли составлять договор о ПМО с кассиром — да, необходимо: должность кассира входит в перечень, поэтому договор о полной материальной ответственности с кассиром заключают после зачисления на работу.

Необходимо ли составлять договор о полной материальной ответственности с кассиром

Обязанности заключать договор о полной материальной ответственности с кассиром у работодателя нет: статья 244 Трудового кодекса говорит, что такой договор можно заключить, а не что его нужно заключить всегда. Выбор за работодателем, и он зависит от того, какую ответственность за деньги он хочет получить.

Если договор составлен и подписан, кассир отвечает за вверенные ценности в полном размере прямого действительного ущерба. Если договора нет, кассир обычно отвечает в пределах среднего месячного заработка, но при наличии оснований статьи 243 ТК РФ ответственность может быть полной. Для кассы с крупными суммами разница решающая, поэтому на практике договор с кассиром составляют почти всегда.

Должность кассира входит в перечень работ и должностей, с которыми договор о полной материальной ответственности допустим. Это значит, что составить его законно, а не то, что без него нельзя принять человека в кассу.

Есть и второй путь: обязанность отвечать в полном размере может быть прямо установлена законом для отдельных работников и без договора. Для кассира надёжнее письменный договор, потому что он прямо фиксирует, какие именно ценности вверены и с какого дня.

Когда заключают: до работы с деньгами, а не после

Договор подписывают одновременно с трудовым договором или сразу после приёма, но обязательно до того, как кассир начнёт работать с наличными. Смысл договора — передать человеку ценности под его ответственность; если ценности уже переданы, а договора нет, взыскать полный ущерб за этот период на основании договора не получится; другие основания полной ответственности перечислены в статье 243 ТК РФ.

Приказ о приёме и запись в трудовой книжке фиксируют, что человек зачислен на должность. Договор о полной материальной ответственности идёт следом и привязывает к этой должности ответственность за деньги. Поэтому в кадровой практике его подписывают в день выхода на работу, до первой смены в кассе.

Если кассир переводится на кассовую должность из другого отдела, договор заключают в день перевода, до начала работы с наличными. Если человек уже работает кассиром, а договора нет, его можно оформить сейчас — на будущее время, задним числом ответственность не появится.

Как оформить договор с кассиром

Возьмите типовую форму договора о полной материальной ответственности из приказа Минтруда от 16.04.2025 № 251н и укажите в ней должность кассира и перечень вверяемых ценностей: наличные в кассе, денежные документы, ценности в хранилище.
Оформите два экземпляра с одинаковым текстом: один остаётся у работодателя, второй передают кассиру. Подписи обеих сторон — на каждом экземпляре.
Подпишите договор в день выхода кассира на работу, до первой операции с наличными; факт подписания зафиксируйте в журнале или листе ознакомления, если он у вас есть.
Ознакомьте кассира под подпись с локальными актами о порядке работы с наличными, если такие акты есть: обязанности по сохранности денег должны быть ему известны.
При переводе кассира на другую должность или увольнении проведите передачу ценностей и закройте договор актом приёма-передачи.

В скольких экземплярах оформляется договор об индивидуальной материальной ответственности кассира

Договор об индивидуальной материальной ответственности кассира оформляют в двух экземплярах. Первый хранится у работодателя в личном деле работника, второй выдаётся кассиру на руки.

Оба экземпляра должны быть идентичны по тексту и подписаны обеими сторонами. Если кассир получает свой экземпляр, на экземпляре работодателя делают отметку о получении или кассир расписывается в журнале выдачи.

Оформлять три экземпляра и больше закон не требует. Третий экземпляр может понадобиться, только если этого хочет сама организация, например для бухгалтерии, но такая практика — внутреннее решение, а не обязанность.

Что даёт договор и что без него

	Договор есть	Договора нет
Предел ответственности кассира	Полный размер прямого действительного ущерба	Обычно средний месячный заработок; при основаниях статьи 243 ТК РФ — полный ущерб
Момент подписания	До первой работы с наличными	—
Число экземпляров	Два	—
Что нужно доказать	Наличие договора, факт ущерба, причинную связь	Только факт ущерба и вину
Последствия недостачи в кассе	Взыскание полной суммы с учётом порядка, установленного Трудовым кодексом	Обычно взыскание в пределах среднего заработка; при наличии оснований статьи 243 ТК РФ — в полном размере

Частые вопросы

Можно ли заключить договор о полной материальной ответственности после того, как кассир уже начал работать?

Можно, но только на будущее время: договор начнёт действовать с даты подписания. За период до подписания договора взыскать полный ущерб на основании самого договора нельзя. При этом полная ответственность возможна по другим основаниям статьи 243 ТК РФ.

Нужно ли составлять договор о полной материальной ответственности с кассиром?

Нет, обязанности нет: статья 244 Трудового кодекса допускает такой договор, а не предписывает его. Но без договора кассир обычно отвечает в пределах среднего месячного заработка; при основаниях статьи 243 ТК РФ ответственность может быть полной, поэтому при работе с крупными суммами его составляют.

Сколько экземпляров договора оформляют?

Два: один для работодателя, один для кассира. Оба подписывают обе стороны, и оба должны быть одинаковыми по тексту.

Нужно ли заверять договор печатью?

Общего требования о печати на договоре о полной материальной ответственности нет. Достаточно подписей сторон. Если в организации есть печать и локальный акт требует её ставить на кадровых документах, поставьте.

Что будет, если кассир откажется подписывать договор?

Отказ подписать договор при приёме на работу означает, что работник не согласен с условиями труда по этой должности. Работодатель может предложить другую должность или оформить отказ письменно. Принудить к подписанию нельзя.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Касса, деньги и ответственность — часть рутины, которую можно передать программе

Соберу ИИ-агента, который снимет с кассира часть рутины

Кассир тратит часы на сверку чеков, ответы клиентам и заявки. Я собираю ИИ-агента под одну задачу: он разбирает заявки, сверяет документы и отвечает клиентам, а вы проверяете его на сотне настоящих случаев из вашей работы.

Подключаю агента к CRM, 1С, почте и мессенджерам. Это для компаний, где одна и та же операция повторяется сотни раз в месяц и её уже невыгодно держать на людях.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»