Организация расчётов с покупателями в магазине

Коротко

Организация расчётов с покупателями в магазине — это порядок приёма оплаты за товары: наличными, картой, через интернет-эквайринг или иным способом. Каждый расчёт требует кассового чека, а если магазин получает оплату безналично от организаций и ИП — соблюдения лимита наличных и правил применения контрольно-кассовой техники. Основные формы расчётов с покупателями и заказчиками включают наличные, электронные средства платежа и безналичный перевод.

Что входит в организацию расчётов

В магазине расчёты с покупателями — это не только выдача чека. Нужно определить, какие способы оплаты вы принимаете, как ведёте кассу, как оформляете возвраты и как отчитываетесь перед налоговой. От этого зависит, какую кассовую технику применять и какие документы хранить.

Основные формы расчётов с покупателями и заказчиками: наличные, оплата банковской картой или через систему быстрых платежей, безналичный перевод по счёту. Для каждой формы есть свои требования и ограничения.

Какие документы нужны для расчётов в магазине

Кассовый чек, сформированный на контрольно-кассовой технике (ККТ), — при каждом расчёте с покупателем. В чеке указывают наименование товара, цену, количество, ставку и сумму НДС, систему налогообложения и другие обязательные реквизиты по статье 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Договор эквайринга с банком — если принимаете оплату картами. Банк предоставляет терминал и определяет порядок возврата денег покупателю.
Приходный кассовый ордер (КО-1) — если магазин принимает наличные с оформлением приходного ордера (например, при продаже за наличный расчёт юридическому лицу).
Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) — если ведёте учёт выручки по кассе в бумажном виде. С 2022 года его можно не вести, если данные есть в фискальных отчётах.
Товарный чек или накладная — при продаже товаров организациям и ИП для подтверждения расходов.

Наличные расчёты: что важно

Наличные расчёты с покупателями-физлицами не ограничены по сумме. Лимит в 100 000 ₽ по одному договору действует только между организациями и (или) ИП (пункт 1 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У).

При приёме наличных вы обязаны выдать кассовый чек. Если покупатель просит, отправьте чек в электронной форме на абонентский номер или адрес электронной почты (пункт 2 статьи 1.2 Закона № 54-ФЗ).

Оплата картой и через СБП

Оплата банковской картой — это безналичный расчёт с использованием электронного средства платежа. По общему правилу такая оплата также требует применения ККТ (пункт 1 статьи 1.2 Закона № 54-ФЗ). Чек нужно выдать в момент расчёта.

Если покупатель платит через систему быстрых платежей (СБП) по QR-коду, это тоже электронное средство платежа, и кассовый чек обязателен.

Возвраты товаров и денег

При возврате товара покупатель получает деньги тем же способом, которым платил. Если оплата была картой, банк проводит возврат на карту. При наличной оплате возврат выдаётся из кассы с оформлением чека возврата.

Каждый возврат фиксируется кассовым чеком с признаком расчёта «возврат прихода» (пункт 1 статьи 4.7 Закона № 54-ФЗ).

Частые вопросы

Нужна ли касса при продаже через интернет-магазин?

Да, при расчётах за товары через интернет кассовый чек обязателен. Чек направляют покупателю в электронной форме после оплаты или при передаче товара.

Можно ли принимать оплату наличными от организации без кассы?

Нет, при любом расчёте наличными или картой с покупателем (клиентом) применяется ККТ, за исключением случаев, прямо указанных в законе № 54-ФЗ.

Какой лимит наличных расчётов между организациями?

100 000 ₽ по одному договору. Если сумма превышает лимит, расчёт возможен только безналичным путём.

Какие основные формы расчётов с покупателями и заказчиками бывают в магазине?

Наличные, оплата банковской картой или через СБП, безналичный перевод по счёту. Для каждой формы свои правила: наличные и карты требуют кассового чека, а наличные расчёты между организациями и ИП ограничены 100 000 ₽ по одному договору.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Проверить, как в магазине устроены расчёты и где теряются деньги

Аудит маркетинга и продаж

Если выручка не сходится с числом покупателей, а возвраты и ошибки в кассе съедают прибыль, посмотрите на путь клиента от рекламы до оплаты. Я проверяю, как обрабатываются заявки и как организованы расчёты, и показываю, где теряются деньги.

Это для собственников магазинов, у которых есть заявки, но продажи не растут.

Читать об услуге «Аудит маркетинга и продаж»