На кого возлагается ответственность за организацию работы по ведению учету хранению и выдаче трудовых книжек

Коротко

За организацию работы с трудовыми книжками отвечает работодатель. Он ведёт учёт книжек, хранит их и выдаёт при увольнении, а внутри компании эту работу выполняет назначенный приказом сотрудник — чаще всего кадровик. Руководитель отвечает за то, чтобы ответственный был назначен и порядок работы был установлен.

Кто отвечает по закону

Обязанность вести, хранить и выдавать трудовые книжки лежит на работодателе. Это следует из статьи 66 Трудового кодекса: работодатель ведёт трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него больше пяти дней, когда работа для человека основная. Порядок ведения и хранения книжек установлен приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, он действует до 01.09.2027.

Практическая работа — приём книжек, записи, учёт бланков, хранение, выдача — не выполняется сама. Её поручают конкретному человеку приказом. Пока приказа нет, обязанность остаётся на работодателе в лице его руководителя, и спросить за ошибку в книжке будет с кого.

С 2021 года у большинства работников бумажной книжки нет: сведения ведут электронно, и работодатель передаёт их в Социальный фонд. Бумажную книжку продолжают вести у работников, которые сохранили её ведение и впоследствии не перешли на электронные сведения. Тем, кто впервые начал работать с 1 января 2021 года, бумажную книжку не оформляют. Поэтому работа с книжками в компании не исчезла — она стала меньше по объёму, но не по требованиям.

Как оформить ответственного

Приказ о назначении: указывают должность и фамилию сотрудника, а также вид работы — ведение, учёт, хранение и выдача трудовых книжек.
Если работа с книжками добавляется к основной должности, дополнительную работу поручают с письменного согласия работника: согласуют содержание, объём, срок и доплату, затем оформляют поручение работодателя.
В должностной инструкции кадровика или иного ответственного прописывают конкретные действия: приём книжки при трудоустройстве, внесение записей, ведение книги учёта движения трудовых книжек, хранение, выдача при увольнении.
Локальным актом закрепляют место хранения книжек и порядок доступа к ним: книжки хранят у работодателя. Их выдают при увольнении, переходе на электронные сведения, а также временно по письменному заявлению для обязательного социального страхования.
Ответственного знакомят с порядком под подпись, чтобы позже не возникало спора о том, что именно ему поручали.

Что входит в работу ответственного

Учёт начинается с приёма книжки. При трудоустройстве работодатель получает книжку, вносит запись о приёме и регистрирует её в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. При увольнении в книжке появляется запись об основании расторжения договора, её заверяют подписью ответственного и печатью при наличии, а работнику выдают на руки в день увольнения.

Если человек не может получить книжку в день увольнения или отказывается, ему направляют уведомление явиться за ней либо согласиться на пересылку почтой. Книжку отправляют почтой с согласия работника — это правило части 6 статьи 84.1 ТК.

Хранение — отдельная часть работы. Книжки хранят у работодателя. По письменному заявлению сотрудника книжку выдают для обязательного социального страхования в течение трёх рабочих дней; после получения её обратно из соответствующего органа работник должен вернуть книжку работодателю в течение трёх рабочих дней. Ответственный отвечает за то, чтобы книжки не терялись, не портились и не попадали к посторонним.

Кто за что отвечает

	Работодатель	Руководитель	Ответственный по приказу
Обязанность вести книжки	Да, по статье 66 ТК	Отвечает за организацию	Выполняет порученную работу
Назначение ответственного	Издаёт приказ	Подписывает приказ	Знакомится под подпись
Записи в книжке	Отвечает перед работником и проверяющими	Отвечает за порядок в компании	Вносит записи и заверяет их
Хранение	Обеспечивает условия	Следит, чтобы порядок был установлен	Хранит и ведёт учёт
Выдача при увольнении	Обязан выдать в день увольнения	Отвечает за соблюдение	Выдаёт и фиксирует выдачу

Частые вопросы

Можно ли возложить работу с трудовыми книжками на самого директора?

Да. Директор вправе подписать приказ о возложении этой работы на себя по вопросам своей компетенции. Если устав или закон не относят решение к другому органу общества, отдельного согласия не требуется.

Обязательно ли назначать отдельного кадровика?

Нет. В небольшой компании работу с книжками поручают бухгалтеру, офис-менеджеру или самому руководителю. Важно, чтобы был приказ и понятный порядок: кто принимает книжку, кто делает записи, где она хранится и кто выдаёт её при увольнении.

Что будет, если ответственного не назначить?

Обязанность работодателя вести и хранить книжки никуда не исчезает. При проверке спросят, кто отвечает за эту работу и где это закреплено. Отсутствие приказа не снимает ответственности с компании, а лишь делает непонятным, с кого спрашивать внутри.

Кто отвечает за книжку, если работник её потерял?

За сохранность книжки, пока она находится у работодателя, отвечает работодатель. Если книжка утеряна по вине работника, работодатель выдаёт дубликат по его письменному заявлению. Порядок выдачи дубликата установлен приказом Минтруда № 320н.

Нужна ли печать на записи об увольнении?

Печать ставят при её наличии. Если компания отказалась от печати, запись заверяет подпись ответственного. Отсутствие печати само по себе не делает запись недействительной.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны держаться на одном человеке

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Пока приказы, учёт книжек и ответы на одни и те же кадровые вопросы держатся на одном сотруднике, его уход или отпуск останавливает работу. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадровика, бухгалтерии и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»