Машиночитаемая доверенность с 1 сентября 2023: что изменилось
Коротко
Машиночитаемая доверенность — это электронная доверенность в файле формата XML, подписанная квалифицированной электронной подписью руководителя организации или предпринимателя. В ней перечислены полномочия конкретного сотрудника, и информационная система проверяет их автоматически. С 1 сентября 2023 года сотрудник подписывает документы от имени компании своей личной электронной подписью в связке с такой доверенностью: сертификаты с указанием организации удостоверяющие центры новым сотрудникам больше не выдают.
Что произошло 1 сентября 2023 года
До этой даты сотрудник получал в удостоверяющем центре сертификат, в котором была записана организация. Подпись сама подтверждала, что человек действует от её имени. С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры выдают сотрудникам только сертификаты физического лица: в них есть сведения о человеке, но нет его принадлежности к компании.
Полномочия теперь подтверждает отдельный документ — машиночитаемая доверенность. Её оформляет руководитель организации или предприниматель на имя представителя, а представитель подписывает документы своей личной подписью вместе с этой доверенностью.
Сертификаты сотрудников, выданные до 1 сентября 2023 года, работали до 31 августа 2024 года либо до конца срока действия сертификата — смотря что наступит раньше. Этот переходный период закончился, и сейчас схема одна: личная подпись плюс машиночитаемая доверенность.
Как оформить доверенность
- Определите полномочия: какие документы и отчётность сотрудник подписывает от имени организации и в какие ведомства их подаёт.
- Создайте доверенность в формате XML: на портале ФНС России или в сервисе оператора электронного документооборота.
- Подпишите файл квалифицированной электронной подписью руководителя организации или предпринимателя.
- Загрузите доверенность в распределённый реестр ФНС России: там она хранится, и проверка при обмене с госорганами и контрагентами идёт быстрее.
- Выдайте сотруднику номер доверенности: он указывает его при подписании документов своей личной подписью.
Что указать в доверенности
Доверенность содержит сведения о доверителе — организации или предпринимателе, о представителе и перечень полномочий. Полномочия записывают по классификатору ФНС: так любая система, в том числе у контрагента или в ведомстве, видит, какие действия разрешены сотруднику.
Полномочия стоит давать под задачу, а не «на всё»: право подписывать кадровые документы, сдавать отчётность в конкретный фонд, подписывать договоры. У каждой доверенности свой идентификационный номер и срок действия — по ним её и находят при проверке.
Как проверить чужую доверенность
На портале ФНС России доверенность, созданную в сторонних сервисах, можно проверить и загрузить в реестр на хранение. Перед загрузкой портал показывает, не вносились ли в документ изменения после подписания, и проверяет электронную подпись на действительность.
Доверенности, созданные по единому формату и загруженные через портал, хранятся в едином хранилище ФНС России. Поэтому при обмене документами с госорганом или контрагентом доверенность проверяют по номеру, а не запрашивают бумагу.
Частые вопросы
Можно ли обойтись бумажной доверенностью?
Для электронного документооборота нет. При подписании электронных документов квалифицированной подписью представителя обычно используют машиночитаемую доверенность. Ранее представленная в налоговый орган бумажная доверенность может применяться до прекращения её действия.
Что будет с сертификатом сотрудника, выданным до 1 сентября 2023 года?
Он действовал до 31 августа 2024 года или до конца своего срока — что наступило раньше. Сейчас сотрудник подписывает документы личным сертификатом физического лица и машиночитаемой доверенностью.
Где предпринимателю взять личную подпись сотрудника?
В любом аккредитованном удостоверяющем центре. Сертификат физического лица содержит сведения только о человеке; принадлежность к бизнесу подтверждает машиночитаемая доверенность, которую подписывает сам предприниматель.
Нужно ли хранить доверенность в реестре ФНС?
Загрузить её в распределённый реестр стоит: тогда госорган и контрагент проверят полномочия по номеру и увидят, что документ не менялся после подписания. Хранение в реестре ускоряет такую проверку.
Можно ли выдать одну доверенность на несколько сотрудников?
Доверенность оформляют на имя конкретного представителя: в ней есть сведения о нём и его полномочия. Если подписывают несколько человек, каждому нужна своя доверенность со своим номером.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Подпись сотрудника — часть рутины, которую можно передать программе
Соберу ИИ-агента, который разберёт документы за сотрудников
Пока сотрудник подписывает бумаги своей подписью и доверенностью, рядом копится рутина: разобрать входящие документы, сверить реквизиты, разложить по папкам и занести в учёт. Я собираю ИИ-агента под одну такую задачу, подключаю его к CRM, 1С, почте и мессенджерам и проверяю на сотне настоящих случаев из вашей работы.
Это для компаний, где одна и та же операция с документами повторяется сотни раз в месяц. Вы платите за агента, который работает, а не за презентацию.