Какой документ является основным документом о трудовой деятельности работника

Коротко

Основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника — трудовая книжка установленного образца. Это правило записано в статье 66 Трудового кодекса. С 2021 года у тех, кто впервые поступает на работу, бумажную книжку не оформляют: сведения о трудовой деятельности работодатель ведёт электронно по статье 66.1 ТК РФ.

Что говорит закон

Статья 66 ТК РФ называет трудовую книжку установленного образца основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Именно по ней подтверждают периоды работы, профессию, переводы и увольнения.

С 1 января 2020 года в Трудовом кодексе появилась статья 66.1 — сведения о трудовой деятельности. Это второй законный формат, электронный. Он не отменяет книжку для тех, у кого она уже есть, но заменяет её для новых работников.

Когда книжку ведут, а когда нет

Работник впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 года — бумажную трудовую книжку не оформляют, работодатель формирует сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ, ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Работник уже имеет трудовую книжку и не отказался от её ведения — работодатель продолжает вносить записи в книжку и одновременно подаёт сведения в Социальный фонд.
Работник письменно отказался от бумажной книжки — работодатель ведёт только электронные сведения, а книжку выдаёт на руки.
При приёме на работу сотрудник предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, кроме первого трудоустройства (ст. 65 ТК РФ).

Какие записи вносят в трудовую книжку

В книжку вносят сведения о работнике, выполняемой работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, основаниях прекращения трудового договора, а также о награждениях за успехи в работе.

Записи делают на основании приказа, распоряжения или иного решения работодателя не позднее пяти рабочих дней, а при увольнении — в день увольнения. Текст записи должен точно соответствовать приказу или распоряжению — это правило из пункта 9 Порядка, утверждённого приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.

Форма и хранение

Форма трудовой книжки и порядок её ведения утверждены приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Книжки, выданные по прежним формам, действительны и обмену на новые не подлежат (постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250).

Если работник потерял книжку, работодатель по его письменному заявлению с указанием причины отсутствия оформляет новую (ст. 65 ТК РФ).

Частые вопросы

Можно ли считать трудовой договор основным документом о трудовой деятельности?

Нет. Трудовой договор регулирует отношения работника и работодателя, но основным документом о трудовой деятельности и стаже закон называет трудовую книжку (ст. 66 ТК РФ). Сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ) — электронный аналог для тех, у кого книжки нет.

Обязан ли работодатель завести бумажную книжку тому, кто впервые устраивается после 2021 года?

Нет. С 1 января 2021 года на впервые трудоустраивающихся работников трудовые книжки не оформляют, работодатель формирует сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ, ч. 8 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ).

Что делать, если работник принёс книжку старого образца?

Принять и вести дальше. Книжки, выданные по формам, утверждённым до 2021 года, действительны и обмену не подлежат (постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250).

Чем подтверждают трудовой стаж, если бумажной книжки нет?

Сведениями о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ. Их работодатель передаёт в Социальный фонд, и работник получает выписку. Для периодов до 2020 года, если книжка велась, основной документ — сама книжка.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Документы не должны тормозить работу

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Кадровые документы, ответы на одни и те же вопросы, карточки в CRM — на это уходят часы. Я смотрю, где в отделах теряется время, и показываю, какую работу выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»