Как узнать трудовой стаж сотрудника без трудовой книжки

Коротко

Страховой стаж — это суммарная продолжительность периодов работы, за которые платили страховые взносы. Без трудовой книжки его подтверждают сведениями индивидуального лицевого счёта в Социальном фонде, письменными трудовыми договорами, справками работодателей, выписками из приказов и лицевыми счетами. Если работодателя уже нет, фонд запрашивает данные у правопреемника или в архиве.

Почему трудовая книжка не единственный источник

С 2020 года у большинства работников сведения о работе ведутся в электронном виде, и данные о периодах работы и взносах хранятся на индивидуальном лицевом счёте в Социальном фонде. Поэтому для расчёта страхового стажа, в том числе для больничного, бухгалтер может опираться на выписку из СФР, а не только на бумажную книжку.

Если книжка утеряна или в ней неполные записи, стаж подтверждают другими документами. Перечень их широк: письменные трудовые договоры, справки от работодателей или государственных органов, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы. Эти документы принимают и суды, и органы, назначающие пенсию.

С чего начать: запрос в СФР

Заказать выписку из индивидуального лицевого счёта. Это можно сделать через Госуслуги, в клиентской службе СФР или МФЦ, а также в приложении некоторых банков.
Если в выписке не хватает периодов работы, подать обращение в СФР через Госуслуги. Фонд запросит сведения у работодателя или его правопреемника, а если организации уже нет — в архиве.
После уточнения данных СФР обновит индивидуальный лицевой счёт, и эти сведения можно использовать для расчёта стажа.

Какие документы собрать, если данных в СФР недостаточно

Работник может предоставить документы самостоятельно: трудовые договоры, справки от работодателя, зарплатные ведомости, выписки из приказов, архивные справки. Эти документы подтверждают периоды работы, если они оформлены по правилам трудового законодательства, действовавшего на тот момент.

Если работодатель ликвидирован, запрос направляют в архив или его правопреемнику. В исключительных случаях, когда документы утрачены из-за стихийного бедствия или по другим причинам не по вине работника, периоды работы можно подтвердить свидетельскими показаниями. Свидетели должны знать работника по совместной работе у одного работодателя и иметь документы о своей работе за тот же период.

Частые вопросы

Можно ли подтвердить стаж для больничного только выпиской из СФР?

Да, сведения индивидуального лицевого счёта являются официальным подтверждением страхового стажа. Если в выписке есть все периоды работы, других документов не требуется.

Что делать, если работник потерял трудовую книжку, а работодатель уже не существует?

Обратиться в Социальный фонд через Госуслуги с заявлением о корректировке сведений. Фонд запросит данные в архиве или у правопреемника. Также можно самостоятельно запросить архивную справку.

Принимает ли суд свидетельские показания для подтверждения стажа?

Да, но только при утрате документов из-за стихийного бедствия или по другим причинам не по вине работника. Свидетели должны иметь документы о своей работе у того же работодателя за тот же период.

Нужно ли восстанавливать бумажную трудовую книжку, если она утеряна?

Нет, для расчёта страхового стажа достаточно сведений из СФР или других документов. Восстановление книжки не требуется, если работник не настаивает на её ведении.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Когда рутина съедает время

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Проверка стажа, сбор справок и запросов — это часы работы бухгалтера и кадровика. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»