Как проверить подлинность трудовой книжки

Коротко

Проверка подлинности трудовой книжки — это сверка трёх вещей: самого бланка, записей в нём и сведений о трудовой деятельности, которые хранятся в Социальном фонде. Бумажная книжка подтверждает стаж только вместе с этими сведениями, поэтому подделка записи или листа обнаруживается при сверке с фондом.

Что именно проверяют

У подлинности книжки три слоя. Первый — бланк: серия, номер, защита, типографское исполнение. Второй — записи: даты, номера приказов, формулировки, подписи и печати. Третий — сведения о трудовой деятельности, которые работодатели передают в Социальный фонд, а человек видит в личном кабинете на портале госуслуг.

Сверка с фондом решает главный вопрос: подтверждается ли запись в книжке реальным трудоустройством. Если в сведениях фонда период есть, а в книжке его нет или он отличается, книжку проверяют по документам работодателя: приказам, договорам, расчётным ведомостям.

Признаки настоящего бланка

Типографское исполнение: чёткая печать, ровные линии, водяные знаки и защитные волокна, видимые на просвет; у подделок краска смазана, бумага плотнее или тоньше обычной.
Серия и номер на титульном листе, на каждой странице вкладыша и в голограмме совпадают; исправлений и подчисток в них нет.
Все страницы одного бланка: одинаковый оттенок бумаги, шрифт и толщина линий, нет вклеенных или заменённых листов.
Титульный лист заполнен теми же чернилами и почерком, что и большая часть записей, без следов травления и замазывания.
Вкладыш оформлен по тем же правилам и приложен, когда в книжке закончились страницы нужного раздела.

Записи, подписи и печати

Записи в разделах работы и награждений ведут по порядку, без пропусков строк, даты и номера приказов проставлены, формулировки соответствуют основаниям увольнения и перевода. Зачёркивания, вписанные поверх строки слова и незаверенные исправления — повод смотреть документы работодателя.

Каждая запись об увольнении заверена подписью ответственного лица и печатью организации, если она есть. Подпись сверяют с подписью того же руководителя в других документах: приказах, договорах. Печать — с оттиском на других бумагах компании.

Сомнительные записи проверяют по первоисточникам: приказам о приёме и увольнении, трудовому договору, расчётным листкам, справкам о доходах. Трудовая книжка установленного образца подтверждает трудовую деятельность и стаж. Если запись вызывает сомнения или содержит ошибку, запросите подтверждающие документы работодателя.

Сверка со сведениями о трудовой деятельности

С 2021 года работодатели передают в Социальный фонд сведения о приёме, переводах и увольнении, а работник видит их в личном кабинете на портале госуслуг. Это самый быстрый способ проверить, работал ли человек там, где указано в книжке, и совпадают ли даты.

Если книжка бумажная и ведётся, сведения фонда её дополняют: расхождение в датах или названии работодателя — сигнал запросить у человека копии приказов и справку о доходах. Если человек выбрал электронные сведения, бумажной книжки у него может не быть вовсе, и проверяют только сведения фонда.

Частые вопросы

Можно ли проверить книжку, если человек ещё не принят на работу?

Смотрите бланк, записи и подписи, а сведения фонда человек показывает сам в личном кабинете на портале госуслуг. Согласие на обработку персональных данных при этом нужно оформить отдельно от других документов, которые он подписывает.

Что делать, если запись в книжке не совпадает со сведениями фонда?

Запросить у человека приказы, договоры и справки о доходах за спорный период и сверить даты и названия работодателя. Расхождение объясняют ошибкой в записи или её отсутствием в сведениях.

Кто вносит исправления в книжку?

Ошибочную запись исправляет работодатель, который её внёс, либо работодатель по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Порядок ведения и хранения трудовых книжек установлен приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

Обязательна ли печать в записи об увольнении?

Печать ставят, если она есть у организации. Подпись ответственного лица обязательна.

Проверяют ли подлинность книжки при приёме на работу?

Работодатель сверяет документы и сведения о трудовой деятельности, которые человек предъявляет при приёме. Отдельной государственной экспертизы бланка для этого не требуется.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Проверка документов — часть порядка в компании

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Проверка книжек, сверка сведений и сбор копий приказов съедают часы кадровика и руководителя. Я смотрю, на что в отделах уходят такие повторяющиеся задачи, и показываю, какие из них выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»