Что такое внутренний финансовый контроль
Коротко
Внутренний финансовый контроль — обязанность главных распорядителей, распорядителей и администраторов бюджетных средств контролировать соблюдение внутренних стандартов и процедур составления и исполнения бюджета, ведения бюджетного учёта и составления бюджетной отчётности. Это понятие бюджетного законодательства: оно касается участников бюджетного процесса, а не любой коммерческой компании. Экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни — статья 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
На чём держится внутренний финансовый контроль
Требование организовать контроль за фактами хозяйственной жизни закреплено статьёй 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Для организаций государственного сектора к нему добавляются пункты 20 и 23 стандарта «Концептуальные основы бухгалтерского учёта и отчётности» и подпункт «е» пункта 9 стандарта «Учётная политика, оценочные значения и ошибки»: порядок организации и осуществления контроля раскрывают в учётной политике.
Контроль встроен в ежедневную работу, а не идёт отдельной проверкой раз в год. Его проводят не один специалист и не отдельный отдел, а все должностные лица, которые отвечают за финансовые процедуры. Поэтому порядок контроля, состав проверок и ответственные фиксируют документом — положением или приложением к учётной политике, — иначе проверять будет некому и нечего.
Три вида контрольных действий
- Самоконтроль — исполнитель сам перепроверяет свою работу. Например, бухгалтер, который начисляет зарплату, заново сверяет свои расчёты, чтобы поймать арифметическую ошибку до выплаты.
- Контроль по подчинённости — руководитель проверяет работу подчинённого: подписывает документ после того, как убедился в основании платежа.
- Смежный контроль — одно подразделение проверяет результат работы другого: например, бухгалтерия сверяет данные договора отдела закупок с поступившим счётом.
Чем контроль отличается от аудита
Внутренний финансовый контроль — обязанность всех, кто участвует в финансовых процедурах: каждый на своём участке проверяет документы, операции и данные. Внутренний финансовый аудит решает другую задачу: назначенные лица или отдельное подразделение анализируют, насколько правильно организованы и выполняются сами процедуры, и предлагают, что улучшить. Основание — раздел IV федерального стандарта «Определения, принципы и задачи внутреннего финансового аудита», утверждённого приказом Минфина от 21.11.2019 № 196н, и письмо Минфина от 17.12.2019 № 02-02-05/98728.
На практике разница видна на одном примере. При самоконтроле сотрудник перепроверяет свои расчёты по зарплате. Аудитор по поручению руководителя смотрит на весь процесс начисления оплаты труда и говорит, где он ломается. Контроль ловит ошибку в конкретной операции, аудит отвечает на вопрос, хорошо ли устроена система.
Из чего состоит система контроля
Работа начинается с перечня операций: какие действия по формированию документов выполняются в каждой процедуре и какие из них невыполнение больнее всего ударит по работе организации. Эти операции оценивают с точки зрения вероятности нарушений и уже под них подбирают контрольные действия: проверку оформления документов, авторизацию операций, сверку данных, сбор и анализ информации о выполнении процедур.
Дальше составляют план контроля: кто, как и когда проверяет правильность выполнения процедур. План охватывает и ведение учёта, и формирование отчётности. Отдельно фиксируют права доступа к информационным системам и базам данных, чтобы записи в первичных документах и регистрах нельзя было изменить или удалить без следа.
Контроль оценивают по результату: актуальны ли внутренние акты о его проведении, достаточны ли они и соблюдаются ли полностью теми, кто выполняет процедуры. Если хотя бы одно условие не выполнено, система контроля ненадёжна, и это видно до того, как ошибка дойдёт до отчётности.
Частые вопросы
Кто обязан организовать внутренний финансовый контроль?
Организации — по статье 19 Закона № 402-ФЗ: контроль за фактами хозяйственной жизни ведут все, кто составляет и подписывает документы. В государственном секторе порядок контроля дополнительно раскрывают в учётной политике по стандартам бухгалтерского учёта для организаций госсектора.
Внутренний финансовый контроль и внутренний контроль — это одно и то же?
Нет. Внутренний контроль фактов хозяйственной жизни по статье 19 Закона № 402-ФЗ ведут все экономические субъекты; он охватывает операции от первичных документов до отчётности. Внутренний финансовый контроль по статье 160.2-1 Бюджетного кодекса — обязанность участников бюджетного процесса: он охватывает бюджетные процедуры, ведение бюджетного учёта и составление бюджетной отчётности.
Где закрепить порядок контроля?
Организация государственного сектора закрепляет порядок внутреннего контроля в документах учётной политики: этого требует подпункт «е» пункта 9 стандарта «Учётная политика, оценочные значения и ошибки». Коммерческая компания может описать порядок контроля в положении или другом внутреннем документе. Положение о контроле оформляют приложением к учётной политике: в нём описывают виды контрольных действий, перечень проверяемых операций, ответственных и сроки.
Как часто проводят контрольные действия?
Контроль непрерывен: проверки встроены в ежедневную работу и идут по мере выполнения операций. Периодичность конкретных сверок и проверок документов устанавливает сама организация в положении о контроле, исходя из объёма операций и рисков.
Что проверяют в первую очередь?
Операции, невыполнение которых сильнее всего вредит работе: платежи, начисление зарплаты, расчёты с поставщиками, формирование отчётности. Их оценивают по вероятности нарушений и под них подбирают контрольные действия — проверку документов, авторизацию, сверку данных.
Заменяет ли внутренний контроль внешнюю проверку?
Нет. Внешние проверки приходят со стороны, а внутренний контроль работает постоянно и внутри организации. Он снижает число нарушений и ошибок, но не отменяет ни проверок учредителя, ни проверок органов финансового контроля.
Читать в журнале
Когда контроль нужно не описать, а построить
Чтобы видеть, где в финансах теряются деньги
Положение о контроле описывает проверки, но не показывает, на каком шаге операции возникают потери и ошибки. Это видно, только когда реклама, заявки, продажи и деньги сведены в одну цепочку и у каждой цифры есть источник.
Я собираю цифры бизнеса в одну систему: связываю каналы, CRM и учёт так, чтобы собственник видел, откуда пришли деньги и где они ушли, а не разбирал отчёты по частям.