Регламентирующие документы — это простыми словами
Коротко
Регламентирующие документы — это внутренние документы компании, которые задают правила: кто, что, в каком порядке и по какому образцу делает. Они рассчитаны на многократное применение и действуют, пока их не изменят или не отменят. Проще говоря, это правила игры внутри компании, записанные так, чтобы каждый работник знал их на своём рабочем месте.
Что такое регламентирующие документы
Регламентирующий документ отвечает на вопрос «как у нас принято делать». Регламент, положение, порядок, инструкция — у каждого своё назначение, но все они описывают повторяющуюся работу: как оформить командировку, как принять товар, как согласовать договор, как отвечать на претензию.
Это официальный документ компании: его утверждает руководитель или уполномоченный орган, он оформлен по единому образцу, доведён до работников и хранится установленный срок. Пока документ действует, он и есть правило: работник не выбирает, как поступить, а смотрит, что написано.
От приказа регламентирующий документ отличает срок жизни. Приказ — разовое распоряжение: сделать к пятнице, назначить ответственного, уволить. Регламент живёт годами и применяется ко всем похожим случаям, пока его не перепишут.
Какие документы относятся к регламентирующим
- Правила внутреннего трудового распорядка — режим работы, порядок приёма и увольнения, дисциплина.
- Положение об оплате труда и стимулирующих выплатах — из чего складывается зарплата, за что платят премию.
- Положение о персональных данных работников — кто и как обрабатывает данные сотрудников.
- Положение о коммерческой тайне — что считается секретом компании и как с ним обращаться.
- Инструкции по охране труда и положение о системе управления охраной труда.
- Положение об электронном документообороте в сфере трудовых отношений.
- Положение о порядке ведения коллективных переговоров и положение о комиссии по трудовым спорам.
- График сменности и график очерёдности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков.
- Регламенты и стандарты по рабочим процессам: закупки, договоры, работа с рекламациями, технологические операции.
Зачем компании правила на бумаге
Без записанных правил каждый работник действует по своему представлению о том, что надо делать. Один менеджер согласует скидку сам, второй идёт к директору, третий не согласует вовсе, и результат у трёх клиентов получается разный.
Регламент убирает эту разноголосицу. Он доносит до людей в понятной форме, как компания видит выполнение конкретной работы и какой результат считает правильным. Заодно становится понятен контроль: видно, что проверить и с кем сверить.
Есть и вторая сторона — защита. Когда порядок записан и работники с ним ознакомлены, компания может доказать, что требования были. Когда порядок живёт только в голове руководителя, доказать нечего.
На чём основывается регламент
Регламентирующий документ не пишут с чистого листа. Его основание — законы и нормативные акты России и её субъектов, а внутри компании — ранее изданные регламентирующие и распорядительные документы. Новый регламент должен продолжать уже принятые правила, а не спорить с ними.
Отсюда четыре правила регламентной базы: документ разрабатывают в соответствии с внешними нормативными актами, он им не противоречит, не повторяет документы из других систем документации, и один объект регламентации не описывают два разных документа. Иначе в компании появятся две инструкции об одном и том же, и люди начнут выбирать, какая удобнее.
Каким должен быть регламентирующий документ
Работающий документ отвечает пяти требованиям: утверждён установленным порядком, оформлен единообразно, доведён до сведения работников, хранится в течение установленного срока и управляем — то есть в него можно внести изменение, не переписывая заново всю базу.
Последнее требование на практике самое слабое. Пока регламенты лежат десятками файлов на сервере, в двух отделах легко оказываются разные версии одного документа, и никто не помнит, кто и когда внёс правку. Поэтому документы сводят в единую систему: у каждого есть владелец, версия и дата, а старые редакции выводят из действия, а не оставляют рядом с новыми.
Проверка надзорного органа такие расхождения находит быстро: часть документов не обновлена под требования закона, и компании грозит штраф.
Частые вопросы
Чем регламентирующий документ отличается от приказа?
Приказ — разовое распоряжение по конкретному поводу: назначить, поручить, уволить. Регламентирующий документ описывает повторяющийся порядок работы и применяется ко всем похожим случаям, пока его не изменят или не отменят.
Какие регламентирующие документы обязательны для компании?
Работодателю нужны правила внутреннего трудового распорядка и условия об оплате труда, локальные акты о персональных данных работников, документы по охране труда и график отпусков — его утверждают не позднее чем за две недели до начала календарного года. Микропредприятие и некоммерческая организация вправе отказаться от отдельных локальных трудовых актов, включая ПВТР и положение об оплате труда, если включат соответствующие условия в трудовые договоры по типовой форме. График сменности обязателен только при сменной работе; его доводят до работников не позднее чем за месяц до введения в действие. Остальные документы вводят по потребности: положение о коммерческой тайне, положение об электронном документообороте в сфере трудовых отношений, положение о комиссии по трудовым спорам, положение о порядке ведения коллективных переговоров. Комиссию по трудовым спорам создают по инициативе работников и (или) работодателя, а электронный документооборот работодатель вводит своим решением — это право, а не обязанность.
Можно ли написать один регламент на все отделы?
Можно, если объект регламентации один. Нельзя, чтобы два разных документа описывали одно и то же: тогда работники будут выбирать, по какому действовать. Если порядок отличается по отделам, это один документ с разделами, а не две инструкции с разными правилами.
Что будет, если регламенты не обновлять?
Документы перестают соответствовать закону и реальной работе, а работники действуют по устаревшим правилам. На проверке это видно: часть документов не обновлена под требования закона, и компании грозит штраф. Внутри компании это ещё и повод для споров: непонятно, какая версия действует.
Как довести регламент до работников?
Ознакомить с документом под подпись или другим способом, который позволяет подтвердить, что человек его видел и знает. Требование к работающему документу — быть доведённым до сведения работников; без этого правило остаётся на бумаге.
Сколько хранить регламентирующие документы?
Срок хранения у каждого вида свой, и его устанавливают нормативные акты о делопроизводстве и архивном деле. Документ хранят в течение установленного для него срока, а старые редакции не держат рядом с действующими.
Когда правила нужно не только написать, но и передать работе
Чтобы регламент работал, а не лежал в папке
Регламент описывает порядок, но саму повторяющуюся работу всё равно делают люди: отвечают на одни и те же вопросы, заполняют карточки, готовят документы, сверяют данные. Часть этой рутины можно передать программам, и тогда правило не зависит от того, помнит ли его сотрудник.
Я нахожу в отделах работу, которую выгодно отдать ИИ, подключаю его к вашим системам и считаю окупаемость по каждому отделу — на цифрах компании, а не на обещаниях.