Расшифровка ЭДО
Коротко
Расшифровка ЭДО — это чтение электронного документа обмена: из файла, который оператор передал между контрагентами, достают подписанный документ и проверяют подпись. В быту расшифровкой называют и сам файл, который открывают, чтобы увидеть счёт, акт или накладную в привычном виде.
Что значит расшифровка ЭДО
Электронный документ передаётся не картинкой и не привычным файлом, а набором данных, подписанным электронной подписью. Чтобы прочитать его, программа собирает документ из этого набора и проверяет подпись по сертификату отправителя.
Поэтому в обиходе расшифровкой ЭДО называют две разные вещи: сам процесс чтения документа и файл, который получился. В бухгалтерии чаще второе: «пришлите расшифровку» значит «пришлите документ, который можно открыть и прочитать».
Отдельно расшифровкой называют проверку подписи: видно, кто подписал, каким сертификатом и не менялся ли документ после подписания. Без этой проверки файл открыть можно, а доверять ему нельзя.
Зачем расшифровывают электронный документ
- Чтобы прочитать содержимое: наименования, суммы, НДС, реквизиты сторон — то, что нужно для учёта и оплаты.
- Чтобы проверить подпись: кто и когда подписал документ и не изменился ли он после этого.
- Чтобы сохранить документ в учётной программе или передать тому, у кого нет доступа к оператору ЭДО.
- Чтобы разобрать спор: чья подпись стоит, что именно подписано и совпадает ли документ с тем, что провели в учёте.
Почему документ не открывается
Самая частая причина — нет сертификата подписи отправителя или программа не находит его в хранилище. Тогда содержимое может быть видно, а проверка подписи не проходит. Просроченный сертификат — другая история: если квалифицированный сертификат действовал в достоверно установленный момент подписания, последующее истечение его срока само по себе не делает подпись недействительной, при этом должны выполняться и другие условия проверки подписи, и такой документ не нужно переподписывать. Просроченный сертификат даёт предупреждение в программе проверки и повод разобраться с настройками или запросить сертификат у контрагента, но не основание считать подписанный документ неподписанным.
Вторая причина — документ открывают не той программой: учётная программа, оператор ЭДО и просмотрщик документов читают форматы по-своему. Третья — файл передан не целиком, например переслан почтой без вложений, которые к нему прилагались.
Если документ подписан и принят оператором, но у вас не открывается, начинать стоит с поддержки вашего оператора ЭДО: она видит, доставлен ли документ и какие сертификаты к нему приложены. Что именно обязаны хранить и передавать участники обмена, смотрят в приказе ФНС об электронных документах и в договоре с оператором; точные требования к форматам лучше уточнить там, а не по памяти.
Частые вопросы
Расшифровка ЭДО — это законный термин?
Нет, это рабочее слово. В документах и законах говорят об электронном документе, его формате и проверке электронной подписи. «Расшифровка» — то, как это называют бухгалтеры и менеджеры между собой.
Можно ли расшифровать документ без сертификата отправителя?
Содержимое обычно видно, а проверка подписи без сертификата не проходит. Поэтому сертификаты контрагентов хранят вместе с документами: без них через год уже не доказать, что документ подписан именно этим поставщиком.
Чем расшифровка отличается от самого электронного документа?
Электронный документ — то, что передал и подписал отправитель. Расшифровка — читаемый вид этого документа и результат проверки подписи. Один и тот же документ в разных программах может выглядеть по-разному, но подпись и содержимое остаются теми же.
Нужна ли расшифровка, если документ уже виден в учётной программе?
Для учёта нет: если документ принят и подпись проверена, его проводят. Расшифровка нужна, когда документ передают наружу, разбирают спор или восстанавливают историю, например после смены учётной программы.
Что делать, если подпись не проходит проверку?
Не проводить документ по учёту до разбора. Сначала выясняют причину: срок сертификата, программа, полнота файла. Дальше пишут оператору ЭДО и контрагенту и просят прислать документ заново или подтвердить подпись.
Когда документы в обмене не сходятся с учётом
Чтобы видеть, что происходит с деньгами, а не только с файлами
ЭДО показывает, что документ доставлен и подписан. Сколько за ним денег, когда придёт оплата и не съедает ли сделка прибыль, из обмена не видно.
Я собираю цифры бизнеса на одном экране: выручку, деньги, заявки и маржу, чтобы решения принимались по ним, а не по количеству подписанных документов.