Основные реквизиты документов

Реквизит — это элемент документа с закреплённым местом и правилом заполнения: наименование организации, дата, регистрационный номер, подпись. Из реквизитов складывается бланк, и по ним документ опознают в чужом документообороте.

Основные реквизиты документа — не один универсальный список для всех бумаг. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и разновидностью: у приказа, акта и делового письма наборы разные. Общий перечень, из которого берут нужное, устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2025 (приказ Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст), действующий с 18.08.2025 вместо ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Дата документа — это дата его подписания, утверждения или события. У протокола берут дату заседания, у акта — дату события. Документ, изданный двумя и более организациями, получает одну дату — день подписания последним должностным лицом. Пишут арабскими цифрами: день и месяц двумя парами через точку, год четырьмя цифрами, например 17.01.2026; допустим словесно-цифровой способ — 09 января 2026 г.

Регистрационный номер — порядковый номер, который по усмотрению организации дополняют индексами: номером дела по номенклатуре, кодом корреспондента, кодом должностного лица. У совместного документа номер состоит из номеров организаций-авторов через косую черту в той же последовательности, что и наименования в заголовочной части.

Адресат ставят справа вверху: должность в дательном падеже, организация в именительном. Больше четырёх адресатов в одном документе не указывают.

Подпись включает наименование должности, собственноручную подпись, инициалы и фамилию; между инициалами пробела нет. Печать ставят только там, где её требует закон или где документ подтверждает права и операции с деньгами, и она не перекрывает подпись.

Место составления указывают в приказах, актах и протоколах — город или населённый пункт; в письмах, служебных и докладных записках его не пишут. Заголовок к тексту начинается с предлога «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чём?».

Электронный документ оформляют теми же реквизитами, что и бумажный. Отличаются только реквизиты, которые содержат отметку об электронной подписи: сама отметка, гриф утверждения, гриф согласования, виза.

Отметка об усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа (для неквалифицированной — при наличии), фамилию, имя, отчество владельца сертификата и срок его действия. Внешний вид простой электронной подписи организация определяет своим локальным актом.

Если документ создан в электронном виде и подписан электронной подписью, оригинал — это файл с подписью, а распечатка лишь передаёт его вид.

У первичного учётного документа свой набор обязательных реквизитов, и печать в него не входит: компания, работающая без печати, не лишается из-за этого действительности акта или накладной. Если договор требует печать, это условие соблюдают.

ИНН, КПП, ОГРН, номер договора, банковские реквизиты и адреса в базовый перечень обязательных реквизитов первички не входят, но служат полезным дополнением: по ним документ связывают с договором и быстрее проходят проверку.