Не штатный сотрудник это

Штат — это перечень должностей в штатном расписании компании. Штатный сотрудник занимает должность из этого перечня, у него есть трудовой договор, запись в трудовой книжке или сведения о трудовой деятельности, оклад и место в графике.

Нештатный сотрудник в списочный состав не входит. Его берут под конкретную работу: сделать сайт, провести ремонт, закрыть месяц в бухгалтерии, отработать смены в сезон. Отношения оформляют гражданско-правовым договором — подряда, оказания услуг, поручения, авторского заказа, — либо человек числится в другой организации и работает на вашу по совместительству или по аутсорсингу.

Юридически «нештатный» — это не отдельный правовой статус, а описание того, чего у человека нет: места в штатном расписании и трудового договора с вами. Поэтому вопрос «кто он для компании» решается не названием, а содержанием договора.

Разницу задаёт не название бумаги, а то, как устроена работа. По трудовому договору человек подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка, занимает должность, получает зарплату по окладу или тарифу не реже двух раз в месяц и работает на оборудовании работодателя. По договору подряда или услуг он сдаёт результат к сроку, сам организует свою работу и получает вознаграждение за результат, а не за отработанное время.

Если внештатника фактически поставили в график, выдали рабочее место, платят одинаковую сумму каждый месяц и требуют подчинения руководителю, договор подряда не спасёт: отношения могут признать трудовыми. Признать их может сам заказчик по письменному заявлению исполнителя или по не обжалованному в суд предписанию инспектора труда, а также суд; после прекращения отношений — только суд (статья 19.1 Трудового кодекса).

Последствия признания — все обязанности работодателя: взносы, НДФЛ как с зарплаты, отпуска, больничные, а нередко и штраф. Поэтому внештатную схему строят под результат, а не под «человека на месте без оформления».

С выплат по гражданско-правовому договору за работы и услуги начисляют страховые взносы по общему тарифу: 30 % в пределах единой предельной базы и 15,1 % сверх неё (статья 425 Налогового кодекса). Взносы на травматизм начисляют, только если это прямо предусмотрено договором.

НДФЛ с вознаграждения исполнителя удерживает заказчик, если исполнитель не предприниматель и не самозанятый: он становится налоговым агентом. Исполнитель по договору на работы или услуги застрахован на случай болезни с 2023 года, но право на пособие зависит от взносов за предыдущий год: нужно набрать не меньше стоимости страхового года (части 1 и 4.2 статьи 2 закона № 255-ФЗ).

Исполнитель-предприниматель платит налоги сам, а с выплат самозанятому заказчик НДФЛ и взносы не начисляет — у него свой налог на профессиональный доход. Но если самозанятый раньше работал у вас по трудовому договору и с тех пор не прошло двух лет, доход по договору с вами под НПД не подпадает (пункт 8 части 2 статьи 6 закона № 422-ФЗ).

Внештатная схема ломается там, где человек нужен постоянно и подчиняется вам как работник. Продавец за прилавком, бухгалтер на пятидневке, водитель на вашей машине по вашему графику — это рабочие места, и оформлять их договором услуг рискованно: при проверке инспектор труда смотрит на факты, а не на название договора.

Обратная ошибка — считать, что внештатник ничем не отличается от случайного подрядчика. У него есть договор, сроки, приёмка результата, оплата и документы. Если работа выполнена, а акта нет, расходы нечем подтвердить: для налога на прибыль и для УСН «доходы минус расходы» нужны документы об исполнении.

Для собственника практический вывод простой: нештатный сотрудник — это способ закрыть конкретную задачу без роста штата, а не способ сэкономить на оформлении постоянного работника.