Что такое УКЭП в «Честном знаке»
Коротко
УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись. Это файл ключа и сертификат, выданные удостоверяющим центром на конкретного человека: предпринимателя, руководителя или сотрудника с доверенностью. В «Честном знаке» такой подписью входят в личный кабинет и подписывают документы оборота товаров, поэтому без неё работа в системе не начинается.
Чем УКЭП отличается от простой подписи
Электронная подпись бывает простой, усиленной неквалифицированной и усиленной квалифицированной. Простая и неквалифицированная для «Честного знака» не годятся: регистрация в системе, вход в личный кабинет и подписание документов идут только через УКЭП.
УКЭП выдают удостоверяющие центры, и она подтверждает, что документ подписал именно тот человек, на чьё имя выпущен сертификат. Поэтому в системе видно, кто заказал коды, кто ввёл товар в оборот и кто подписал передачу.
Сотрудник действует не своим сертификатом на чужое имя, а подписью, выпущенной на него, с подтверждёнными полномочиями. Когда маркировкой занимаются несколько человек — один описывает товары, другой заказывает коды, третий работает с электронным документооборотом, — им настраивают роли, иначе подпись работает, а операции в кабинете остаются недоступными.
Кому и для чего нужна УКЭП
- ИП — подпись самого предпринимателя: регистрация в системе, заказ кодов, ввод товаров в оборот.
- ООО — подпись на юридическое лицо: операции идут от имени компании, подписывает руководитель или уполномоченный сотрудник.
- Сотрудник — операции в личном кабинете по своим правам; в ряде сценариев нужна машиночитаемая доверенность.
- Импортёр — ввод товара в оборот и сведения по партии: подпись связывается с документами и таможенным сценарием.
- Продавец на маркетплейсе — работа с маркированным товаром и документами: площадка не отменяет требований маркировки.
Что подписывают в «Честном знаке»
Вход в личный кабинет без подписи невозможен, и внести данные в систему недостаточно: каждый документ оборота должен быть подписан. Когда коды нанесены на весь объём и проверены на читаемость, производитель передаёт сведения о вводе товара в оборот — указывает GTIN, количество и дату — и подписывает документ УКЭП.
Документы, где участвуют две стороны, например передача товара, подписывают УКЭП обе стороны. Для розничной продажи маркированного товара на кассе, в том числе через рабочее место кассира, электронная подпись не нужна: там работает токен доступа, а не сертификат.
Что должно быть на рабочем месте
Кроме самой подписи нужен набор компонентов, и сбой в любом из них мешает системе увидеть подпись или подписать документ. Это носитель с ключом и его драйвер, криптопровайдер — программа, которая формирует подпись, плагин криптопровайдера для браузера, личный сертификат, связанный с контейнером закрытого ключа, корневые сертификаты удостоверяющего центра и Минцифры, а также действующий сертификат и лицензия криптопровайдера, если она требуется для вашей конфигурации.
Если подпись не находится, проверку начинают с типа подписи: простая или неквалифицированная для регистрации и входа не годится, а сведения о выпущенной подписи уточняют в удостоверяющем центре. Дальше смотрят плагин криптопровайдера и носитель ключа, затем срок действия личного и корневого сертификатов: если один из файлов отсутствует или срок истёк, подпись не работает и её продлевают или перевыпускают в удостоверяющем центре.
Частые вопросы
Можно ли войти в «Честный знак» без УКЭП?
Нет. Вход в личный кабинет и подписание документов идут только через усиленную квалифицированную подпись; простая и неквалифицированная для этого не подходят.
Нужна ли отдельная УКЭП на каждую кассу?
Нет. Для кассы с рабочим местом кассира используется токен доступа, а не сертификат подписи. Сертификат нужен для работы в личном кабинете и подписания документов.
Кто может подписывать документы от имени ООО?
Руководитель или уполномоченный сотрудник. Если операции выполняет бухгалтер, менеджер или внешний специалист, у него должны быть подтверждённые полномочия, а в ряде сценариев — машиночитаемая доверенность.
Система пишет, что подпись не найдена. С чего начать?
С типа подписи: для регистрации и входа нужна квалифицированная. Затем проверяют, установлен ли плагин криптопровайдера для браузера и подключён ли носитель с ключом. После этого — личный и корневой сертификаты: их наличие и срок действия.
Что будет, если срок сертификата истёк?
Подпись перестанет работать. Сертификат продлевают или перевыпускают в том удостоверяющем центре, где его получали.
Нужна ли УКЭП при продаже маркированного товара в рознице?
Для самой продажи на кассе — нет, там используется токен доступа. Подпись нужна для работы в личном кабинете системы и для документов оборота.
Когда маркировка держится на одном человеке
Чтобы было видно, где в работе с маркировкой теряются деньги
Ошибки с кодами, неподписанные документы и сбои подписи стоят денег: товар стоит, поставки срываются, а причина видна только тому, кто каждый день сидит в кабинете.
Я проверяю рекламу, обработку заявок и звонки и считаю каждую потерю в рублях. Если маркировка ломает отгрузки и из-за неё теряются продажи, это тоже видно в общей цепочке от заявки до оплаты.