Что такое типовая должностная инструкция
Коротко
Типовая должностная инструкция — это документ, который закрепляет общие обязанности, права и ответственность по должности и действует для всех работников, занимающих её. В ней описывают вид и цель деятельности, обобщённые трудовые функции и повторяющиеся трудовые действия, а не особенности конкретного человека.
Чем типовая отличается от индивидуальной
Типовая и индивидуальная инструкции соотносятся как общее и особенное. Типовая описывает должность целиком: одинаковые обязанности, права и ответственность для всех, кто на ней работает. Индивидуальная составляется под конкретного сотрудника и учитывает его участок, квалификацию и поручения, которых у других на этой должности нет.
На одной типовой инструкции могут работать несколько человек с одинаковым наименованием должности, если они выполняют одинаковую трудовую функцию. В штатном расписании при этом стоит общее количество штатных единиц.
Формулировки трудовых функций и трудовых действий закрепляют профессиональные стандарты, и кадровая служба опирается на них, когда разрабатывает штатное расписание и инструкции.
Что в ней пишут
Типовая инструкция закрепляет общие формулировки вида и цели деятельности, обобщённые трудовые функции, повторяющиеся трудовые действия по должности, а также права и ответственность работника. Личных требований к конкретному человеку в ней нет — иначе она перестанет быть типовой.
Обычно её утверждают как локальный нормативный акт организации. Разрабатывают типовые инструкции руководители структурных подразделений, которые организуют производственные, технологические и административные процессы; на них же лежит ответственность за актуализацию документа.
Зачем она нужна
- Новый сотрудник с первого дня видит свои обязанности, права и зону ответственности и меньше спрашивает руководителя.
- Спор о том, кто что должен сделать, решается по документу: у каждого своя инструкция, и в ней видно, чья это работа.
- По инструкции видно, каких навыков не хватает сотруднику, и руководитель решает, чему его учить.
- Когда обязанности по должности меняются, правят один типовой документ, а не переписывают инструкцию каждому работнику.
Как её утверждают и знакомят с ней
Типовую инструкцию утверждают как локальный нормативный акт организации. Сотрудника, который принимается на должность, знакомят с ней под роспись — так он подтверждает, что знает свои обязанности и ответственность.
Если инструкция меняется, с новыми обязанностями знакомят и тех, кто уже работает на должности. Порядок ознакомления и форму подтверждения организация закрепляет в своих кадровых правилах.
Сколько её хранят
Должностная инструкция — организационный документ, и типовая, и индивидуальная. Типовые должностные инструкции хранят 3 года после замены новыми по статье 442 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Должностные инструкции работников хранят 50 или 75 лет по статье 443.
Должностные инструкции работников хранят 50 или 75 лет по статье 443 Перечня; включение инструкции в личное дело для этого не требуется. Тогда действуют статьи Перечня о личных делах и личных карточках — 443 и 444.
Частые вопросы
Типовая инструкция обязательна для всех работников одной должности?
Да, она действует для всех, кто занимает эту должность и выполняет одинаковую трудовую функцию. Если у сотрудника появляются обязанности, которых у других на этой должности нет, для него делают индивидуальную инструкцию или дополнение.
Можно ли работать без типовой инструкции?
Закон не требует иметь должностную инструкцию по каждой должности. Обязанности можно закрепить в трудовом договоре. Типовая инструкция помогает описать их подробнее для всех работников должности сразу.
Типовая инструкция — это локальный нормативный акт?
Обычно её утверждают именно так. Тогда она обязательна для тех, кому адресована, и её изменение оформляют как изменение локального акта.
Чем типовая инструкция отличается от профстандарта?
Профстандарт описывает квалификацию и трудовые функции по виду деятельности на уровне нормативного документа. Типовая должностная инструкция — документ организации: из профстандарта берут формулировки, а к ним добавляют права, ответственность и порядок работы в конкретной компании.
Нужно ли знакомить с типовой инструкцией под роспись?
Да, работника знакомят с ней при приёме на работу под роспись. Так он подтверждает, что знает обязанности, права и ответственность по своей должности.
Когда инструкции пора привести в порядок
Чтобы у каждого в компании был один понятный набор обязанностей
Пока инструкций нет или они написаны под старые задачи, обязанности держатся в головах руководителей, а споры о том, чья это работа, решаются голосом.
Я собираю цифры и процессы компании в одну систему: видно, кто за что отвечает и где работа проваливается. С этого начинается порядок в обязанностях.