Что такое схемы документооборота и зачем они нужны
Коротко
Схема документооборота — это карта пути документа по компании: где он появляется, кто его оформляет или получает, кто проверяет, кому передаёт дальше, в какой срок и где он в итоге хранится. Схему рисуют для каждого вида документов — договоров, счетов, актов, накладных, заявок, — чтобы любой сотрудник видел свой шаг и не искал ответ у коллег.
Зачем нужна схема документооборота
Без схемы документ живёт в чьей-то голове. Сотрудник ушёл в отпуск — и счёт поставщика лежит неподписанным, акт не дошёл до бухгалтерии, а срок оплаты прошёл. Схема переносит этот порядок на бумагу или на экран: у каждого шага есть исполнитель и срок.
Вторая причина — скорость. Когда путь документа нарисован, видно, где он застревает: у руководителя на подписи, на проверке в бухгалтерии, на согласовании с юристом. Эти места и чинят в первую очередь.
Третья причина — переход на электронный документооборот. Схема показывает, какие документы и между кем ходят, и по ней понятно, что переводить в электронный вид первым, а что пока оставить на бумаге.
Из чего состоит схема
- Виды документов: договоры, счета, акты, накладные, заявки, служебные записки — каждый со своим маршрутом.
- Точка старта: документ создают внутри компании или получают от контрагента.
- Проверки: кто сверяет суммы, реквизиты и условия — бухгалтерия, юрист, руководитель.
- Подпись и утверждение: кто вправе подписать и в какой срок.
- Передача и хранение: куда документ уходит после подписания и сколько там лежит.
- Сроки на каждом шаге: сколько времени отводится на оформление, проверку и подпись.
Чем схема отличается от графика документооборота
Схема показывает маршрут документа, график — сроки и ответственных на этом маршруте. На практике их делают вместе: рисуют путь и рядом подписывают, кто и за сколько дней проходит каждый шаг.
Форму закон не задаёт: график документооборота оформляют в произвольном виде. В нём указывают этапы пути документа от создания или получения до архива, время на каждый этап, кто оформляет и кто проверяет документ и как связаны между собой ответственные сотрудники.
В небольшой компании большой график не нужен: хватает памятки для сотрудника — какие документы он собирает и в какой срок сдаёт в бухгалтерию, с образцами документов рядом.
Кто отвечает за правила
За соблюдением правил документооборота следит главный бухгалтер. Требования главного бухгалтера по первичным документам обязаны выполнять все сотрудники компании.
Организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни обязан каждый экономический субъект. Если отчётность подлежит обязательному аудиту, также обязателен контроль ведения учёта и составления отчётности, кроме случаев, когда руководитель принял ведение учёта на себя.
Частые вопросы
Обязательна ли схема документооборота по закону?
Форму и обязательность схемы закон не устанавливает. При этом требования главного бухгалтера по первичным документам обязаны выполнять все сотрудники, а внутренний контроль хозяйственных операций должен работать. Схема — рабочий способ выполнить оба правила без путаницы.
Чем схема поможет при переходе на электронный документооборот?
Она показывает, какие документы и между кем ходят. По ней видно, что переводить в электронный вид первым, и находятся слабые места в бумажном документообороте, из-за которых переход буксует.
Нужна ли большая схема небольшой компании?
Нет. Достаточно памяток для сотрудников: какие документы человек собирает и в какой срок сдаёт в бухгалтерию, с образцами документов. Большой график нужен там, где документов много и они проходят несколько согласований.
Что будет, если схемы нет?
Документы теряются и задерживаются: счёт лежит неподписанным, акт не дошёл до бухгалтерии, срок оплаты прошёл. Когда сотрудник, который вёл документ, уходит в отпуск или увольняется, порядок уходит вместе с ним.
Читать в журнале
Когда документы теряются, а заявки остаются без ответа
Чтобы у каждой заявки был виден путь до оплаты
Схема документооборота показывает путь бумаги, а деньги теряются на пути заявки: её приняли, но не обработали, или обработали, но не довели до оплаты.
Я прохожу путь каждой заявки от рекламы до оплаты, проверяю, как быстро и что отвечают клиенту, и нахожу, на каком шаге уходят деньги.