Что такое суточные в командировке
Коротко
Суточные — это выплата работнику на личные расходы вне дома: питание, бытовые мелочи, дорога внутри города. Работодатель обязан возмещать суточные за дни командировки (статья 168 Трудового кодекса), но не платит их, когда работник ежедневно возвращается домой, в том числе при однодневных поездках, если иное не установлено локальным актом. Это не оплата труда, а компенсация дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства.
Суточные — это зарплата или нет
Нет, это не зарплата. За рабочие дни командировки работник получает средний заработок (статья 167 Трудового кодекса), а суточные идут сверху — за каждый календарный день поездки, включая выходные, праздники и дни в пути.
Размер суточных работодатель устанавливает сам: в коллективном договоре или локальном акте. Трудовой кодекс не задаёт ни минимум, ни максимум. Лимиты существуют только для налогов: суммы в их пределах не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
За какие дни платят суточные
Суточные начисляют за каждый календарный день командировки, включая день отъезда и день приезда. Неважно, сколько часов человек пробыл в пути: поезд ушёл в 23:55 — этот день всё равно считается днём командировки.
Днём отъезда считают дату отправления транспорта из места постоянной работы, днём приезда — дату прибытия обратно. Если работник направлен туда, откуда может ежедневно возвращаться домой, и руководитель решил, что так и будет, суточные не платят. Решение руководителя фиксируют в документах по командировке.
При однодневной командировке по России суточные по общему правилу не положены, но работодатель может предусмотреть их в локальном акте. За время в пути при загранкомандировке суточные платят по правилам Положения о командировках.
Сколько суточных не облагается налогами
От НДФЛ и страховых взносов освобождены суточные в пределах 700 ₽ за каждый день командировки по России и 2 500 ₽ за каждый день заграничной командировки (пункт 1 статьи 217 Налогового кодекса). Для целей налога лимит за границей один для любой страны — 2 500 ₽, а не 3 500 ₽, как иногда пишут.
Всё, что выплачено сверх лимита, облагается НДФЛ и страховыми взносами. С 2025 года к сверхнормативным суточным применяется прогрессивная шкала НДФЛ: от 13 % до 22 % в зависимости от годового дохода работника.
Отчитываться за суточные работник не должен: чеки и квитанции не нужны. Работодателю достаточно подтвердить сам факт командировки и размер выплаты.
Как посчитать суточные
- Определите число календарных дней командировки: от даты отъезда до даты приезда включительно.
- Проверьте, нет ли основания не платить: ежедневное возвращение домой по решению руководителя или однодневная поездка по России без отдельного условия в локальном акте.
- Умножьте число дней на ставку суточных из локального акта.
- Сравните ставку с лимитом: 700 ₽ в день по России и 2 500 ₽ в день за границей. С превышения удержите НДФЛ и начислите страховые взносы.
- Выдайте суточные авансом до поездки вместе с деньгами на проезд и жильё.
Частые вопросы
Что значит суточные в командировке?
Это фиксированная сумма за каждый день поездки на личные расходы работника. Она не зависит от того, сколько человек потратил на самом деле, и чеки за неё не собирают.
На основании чего выплачиваются суточные при командировке?
На основании статьи 168 Трудового кодекса и локального акта или коллективного договора, где установлен размер. Саму поездку оформляют решением руководителя о направлении в командировку.
Как считать количество дней для суточных?
По календарным дням от даты отъезда до даты приезда включительно. Выходные, праздники и время в пути входят в расчёт.
Какой размер суточных за день загранкомандировки не облагается НДФЛ?
2 500 ₽ за каждый день нахождения за границей. С суммы выше этого лимита удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы.
Суточные входят в зарплату?
Нет. Зарплата — это оплата труда, а суточные — компенсация расходов. За рабочие дни командировки отдельно сохраняется средний заработок, суточные платят параллельно с ним.
Платят ли суточные за день приезда?
Да, день приезда входит в командировку и обычно оплачивается суточными. Если работник выехал за границу и вернулся в Россию в тот же день, выплачивают 50 % установленной нормы зарубежных суточных.
Нужно ли платить НДФЛ со сверхлимитных суточных?
Да, с превышения лимита удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы. С 2025 года ставка НДФЛ на такие суммы зависит от годового дохода работника и доходит до 22 %.
Когда командировок много и нужно навести порядок в расчётах
Чтобы считать выплаты за поездки без ошибок и ручной сверки
Суточные, средний заработок, лимиты и налоги по каждой поездке — это рутина, которая легко превращается в ошибки, когда командировок десятки.
Я внедряю в компании программы, которые берут на себя повторяющиеся расчёты и сверки, и показываю, сколько часов это освобождает.