Что такое первичка
Коротко
Первичка — это первичный учётный документ: им оформляют каждую хозяйственную операцию в момент, когда она произошла, или сразу после. По первичке ведут бухгалтерский и налоговый учёт, а ещё она подтверждает расходы, если налоговая их проверяет.
Что такое первичный бухгалтерский документ
Первичный документ фиксирует событие, а не итог месяца: отгрузили товар, приняли работу, выдали деньги под отчёт, получили аванс. Из этих документов потом собирается учёт, отчётность и расчёт налогов.
Закон о бухгалтерском учёте — Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ — требует оформлять каждый факт хозяйственной жизни первичным учётным документом (статья 9). Форму большинства первичных документов компания вправе утвердить сама в учётной политике, если для операции нет обязательной формы.
Первичка бывает бумажной и электронной. Электронный документ, подписанный сторонами, равен бумажному, если стороны договорились об этом и подписывают его так, как требует закон.
Какие документы относятся к первичке
- Договор сам по себе первичкой не считается: он задаёт условия сделки, а операцию оформляет отдельный документ — акт, накладная, счёт.
- Акт выполненных работ или оказанных услуг — подтверждает, что подрядчик сдал работу, а заказчик её принял.
- Товарная накладная и универсальный передаточный документ (УПД) — оформляют отгрузку товара; УПД может одновременно заменить накладную и счёт-фактуру либо использоваться только как первичный документ.
- Кассовый чек и платёжное поручение — подтверждают, что деньги реально ушли или пришли.
- Авансовый отчёт — сотрудник отчитывается за деньги, выданные под отчёт, и прикладывает к нему чеки и квитанции.
- Бухгалтерская справка — внутренний документ, которым оформляют операцию, на которую нет типовой формы.
Что обязательно в первичном документе
Статья 9 закона № 402-ФЗ перечисляет обязательные реквизиты первички: название документа, дата его составления, название организации или имя предпринимателя, от чьего лица он составлен, содержание операции, её величина в деньгах или в натуральном измерении, должности и подписи ответственных с расшифровкой.
Документ без обязательного реквизита (ч. 2 ст. 9 402-ФЗ) считается оформленным с нарушением, и налоговая может снять расход. Но это не автоматика: дефект исправляют — исправленным или заменяющим документом, а если операция реальна и документ позволяет её опознать, расход обычно удаётся отстоять. Поэтому первичку проверяют до того, как она уйдёт в учёт, а не через год на проверке.
Первичка, счёт-фактура и счёт
| Документ | Что подтверждает | Кто оформляет |
|---|---|---|
| Первичка (акт, накладная, УПД) | Что операция состоялась: работа сдана, товар отгружен | Продавец, подрядчик, исполнитель |
| Счёт-фактура | Сумму НДС для вычета, а не саму операцию | Продавец, плательщик НДС |
| Счёт на оплату | Сколько и за что платить; операцию не подтверждает | Продавец или исполнитель |
Зачем первичка собственнику, а не только бухгалтеру
Первичка — это доказательство, что деньги потрачены на дело. Если документов нет или они оформлены с ошибками, расход не признают и налог на прибыль или налог при упрощённой системе придётся заплатить с большей суммы.
С другой стороны, первичка показывает, как на самом деле идут дела: сколько отгрузили, сколько приняли, сколько заплатили подрядчикам. Если сверять её с тем, что показывает CRM и касса, видно расхождения раньше, чем они превратятся в кассовый разрыв.
Смотрите на первичку не как на формальность для бухгалтера, а как на документ, который защищает ваши расходы и показывает реальные цифры бизнеса.
Частые вопросы
Чем первичка отличается от счёта-фактуры?
Первичка подтверждает, что операция состоялась: товар отгружен, работа сдана. Счёт-фактура нужна для вычета НДС и саму операцию не подтверждает. УПД может совмещать обе функции либо использоваться только как первичный документ.
Можно ли обойтись без первички, если работаю с самозанятым?
Нет. Самозанятый выдаёт чек в приложении «Мой налог», и этот чек — документ по операции. Если работа идёт по договору, к чеку обычно добавляют акт, чтобы было видно, что именно сделано.
Что будет, если в первичке ошибка?
Ошибка в обязательном реквизите может вызвать вопросы к расходу, но не всегда автоматически лишает права его учесть: значение имеют содержание документов и подтверждение реальности операции. Ошибку исправляют или оформляют заменяющий документ по правилам для своего случая.
Кто отвечает за первичку в компании?
Руководитель компании отвечает за то, чтобы операции были оформлены документами, а главный бухгалтер — за то, чтобы они попали в учёт. На практике первичку собирают менеджеры и сотрудники, а бухгалтер проверяет её и принимает.
Сколько хранить первичку?
Сроки хранения документов устанавливает закон об архивном деле и налоговое законодательство. Точный срок для вашего документа зависит от его вида, поэтому его смотрят в перечне хранения или уточняют у бухгалтера.
Первичка — это только бумага?
Нет. Электронный документ с подписью стороны равен бумажному. Многие компании перешли на электронный документооборот с контрагентами, и первичка тогда хранится в системе, а не в папке.
Когда из первички не складывается картина бизнеса
Свести документы, кассу и CRM в одни цифры
Первичка есть, а понять, сколько бизнес зарабатывает на каждом клиенте, товаре и канале, по ней одной нельзя: для этого её нужно свести с CRM, рекламными кабинетами и учётом.
Я собираю цифры бизнеса в одну систему: от разового аудита до панели, которая каждое утро показывает главное.