Что такое лицевой счёт сотрудника
Коротко
Лицевой счёт сотрудника — документ бухгалтерии, в котором по месяцам расписано, сколько человеку начислили, сколько удержали и сколько выдали на руки. Его открывают на работника после приёма и ведут весь календарный год: к декабрю в одной форме собрана вся картина его заработка.
Что это за документ и зачем его ведут
Лицевой счёт открывают в бухгалтерии на основании трудового договора и приказа о приёме. Дальше каждый месяц в него вносят начисленную оплату труда и другие доходы, налоговые вычеты, удержания и сумму, причитающуюся к выплате. К концу года документ показывает весь заработок человека по месяцам и видам выплат.
Смысл в одном месте: когда нужно поднять историю выплат — по запросу работника, для проверки, для сверки с расчётными ведомостями — не приходится пересобирать её из табелей, приказов и больничных. Бухгалтерия видит, откуда взялась каждая сумма.
Откуда берут данные для заполнения
- Трудовой договор и приказ о приёме — с них счёт открывают.
- Личная карточка работника — фамилия, табельный номер, ИНН, номер страхового свидетельства, дата рождения, семейное положение, количество детей.
- Табель учёта рабочего времени — отработанные дни и часы.
- Приказы о переводе, об отпуске, о поощрении, о прекращении договора — отметки об изменениях в оплате труда и об использовании отпуска.
- Расчётные и платёжные документы, больничные листы, записки-расчёты — суммы начислений и удержаний.
Что внутри: структура формы
В верхней части — данные о работнике и об организации: наименование, табельный номер, ИНН, номер страхового свидетельства, дата рождения, семейное положение, количество детей, даты приёма и увольнения.
Дальше идут разделы. Отметки о приёме, переводе, увольнении и изменении оплаты труда — со ссылкой на приказ, подразделение, должность, условия труда, оклад и надбавки. Отметки об использовании отпуска — вид, период, количество дней, основание. Удержания и взносы — вид удержания, период, сумма или процент.
Основная часть — по месяцам: отработанные дни и часы, начислено по видам оплат, пособие по временной нетрудоспособности, другие доходы в виде социальных и материальных благ, всего начислено, выдано за первую половину месяца, налог на доход, всего удержано и зачтено, задолженность за организацией и за работником, всего к оплате.
Обязателен ли он по закону
Унифицированная форма № Т-54 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Сейчас лицевой счёт по зарплате не входит в число обязательных документов: работодатель может вести его, а может фиксировать те же сведения в другом документе.
Обязанность, которая остаётся всегда, — письменно извещать работника расчётным листком о составных частях зарплаты и удержаниях при выплате (статья 136 Трудового кодекса). Форму листка работодатель утверждает с учётом мнения представительного органа работников в порядке статьи 372 Трудового кодекса, а если такого органа нет — самостоятельно. Если документов по начислению зарплаты нет вовсе, это грозит ответственностью перед контролирующими органами.
Поэтому вопрос не в том, нужна ли бумага с названием «лицевой счёт», а в том, есть ли у вас документ, где по каждому человеку видно начисление, удержание и выплату. Форма Т-54 — удобный готовый каркас для этого.
Лицевой счёт и банковский счёт: не путать
| Лицевой счёт сотрудника | Лицевой счёт в банке | |
|---|---|---|
| Кто ведёт | Бухгалтерия работодателя | Банк |
| Что на нём | Начисления, удержания, вычеты, суммы к выплате по месяцам | Деньги клиента банка |
| Зачем нужен | Учёт зарплаты и проверка расчётов | Перевод зарплаты, хранение и движение денег |
| Где указывают | В бухгалтерских документах организации | В карточке работника в программе учёта, в платёжных документах |
Лицевой счёт сотрудника: образец и заполнение
Образец — это бланк формы № Т-54: пустая таблица с шапкой и разделами, которую бухгалтер заполняет по конкретному человеку. В шапке — данные организации и работника, в разделах — приказы, отпуска, удержания, а в основной таблице — по строке на каждый месяц.
Заполняют счёт работник бухгалтерии. Записи делают на основании первичных документов, а не по памяти: сумму взяли из расчётной ведомости, дни — из табеля, отпуск — из приказа. Тогда лицевой счёт и ведомости сходятся, и при любой проверке видно, откуда взялась цифра.
В программах учёта та же форма заполняется автоматически из расчёта зарплаты, и её можно распечатать на любого работника за год.
Частые вопросы
Чем лицевой счёт сотрудника отличается от расчётного листка?
Расчётный листок выдают работнику при окончательной выплате зарплаты за месяц: он показывает начисления и удержания за этот месяц. Лицевой счёт — документ бухгалтерии, который копит те же сведения за весь год по месяцам и работнику не выдаётся.
Обязательно ли вести лицевые счета на всех работников?
Нет, сейчас это не обязательный документ. Но сведения о начислениях и удержаниях по каждому человеку у работодателя должны быть, и расчётный листок при выплате зарплаты выдавать обязательно (статья 136 ТК).
Где взять лицевой счёт сотрудника, если его нет?
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления выдать ему копии документов, связанных с работой, в том числе справку о заработной плате, о начислениях и удержаниях. За нарушение этого срока работодатель отвечает.
Это то же самое, что индивидуальный лицевой счёт в СФР?
Нет. Индивидуальный лицевой счёт в системе персонифицированного учёта открывает Социальный фонд на человека один на всю жизнь, и на нём собираются стаж и страховые взносы от всех работодателей. Лицевой счёт сотрудника — документ конкретной организации о зарплате.
Сколько хранить лицевые счета?
Срок хранения зависит от вида документа и от того, когда закончено делопроизводство; точный срок смотрят в перечне архивных документов. Если счёт не ведут, а сведения о зарплате хранят в другом документе, срок считается по этому документу.
Что делать, если в лицевом счёте ошибка?
Ошибку исправляют в том месяце, где она допущена, и заверяют исправление подписью. Если ошибка уже повлияла на выплату, сумму пересчитывают и доплачивают или удерживают в порядке, установленном Трудовым кодексом.
Читать в журнале
Когда считаете, окупится ли рост штата
Чтобы видеть, сколько на самом деле стоит каждый сотрудник
Лицевой счёт показывает начисления и удержания, но не отвечает на вопрос собственника: сколько денег приносит человек и сколько стоит его содержание вместе с налогами и рабочим местом.
Я собираю финансовую модель бизнеса, в которой видно, что станет с прибылью и деньгами при найме, повышении или сокращении, ещё до решения.