Что такое КЭДО
Коротко
КЭДО — кадровый электронный документооборот. Это способ оформлять кадровые документы в цифре: работник подписывает их электронной подписью, а компания хранит и выдаёт их в электронном виде, без бумаги и пересылки курьером.
Что такое КЭДО и что он заменяет
КЭДО — это не отдельная программа и не замена 1С. Это порядок работы, при котором кадровые документы создают, подписывают и хранят в электронном виде. Основа — статья 22.1 Трудового кодекса: она перечисляет документы, которые можно вести электронно, и условия, при которых это законно.
В КЭДО уходят трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы о приёме, переводе и увольнении, график отпусков, уведомления, расчётные листки, заявления работников. Бумага остаётся там, где закон требует личного присутствия или бумажного носителя: например, трудовая книжка и документы о несчастном случае на производстве, акты и материалы расследования.
Что нужно, чтобы перейти на КЭДО
- Решение работодателя. Работодатель вводит КЭДО своим локальным нормативным актом, принимает его с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, если он есть, и знакомит работников с актом под подпись. Отдельного письменного согласия на переход закон не требует: оно нужно только на подписание документов электронной подписью работодателя.
- Электронная подпись. Работник подписывает документы своей электронной подписью, компания — своей. Подпись не обязательно покупать каждому: закон разрешает использовать подпись работодателя с согласия работника, порядок такого подписания компания прописывает сама.
- Информационная система. Нужен сервис или программа, где создают, подписывают и хранят кадровые документы: с журналом действий, доступом по ролям и подтверждением, что документ не изменился.
- Уведомления и выдача копий. Работнику обязаны направлять уведомления о новых документах, а по заявлению — выдавать их копии. Если работник просит бумажную копию, компания распечатывает её и заверяет.
- Хранение и перенос. Электронные документы хранятся столько же, сколько бумажные, и должны быть доступны при проверке. Работник при увольнении вправе получить копии своих документов, а компания — сохранить их в системе.
Что даёт КЭДО бизнесу
Главная выгода — скорость и меньше ошибок. Приказ о приёме подписывают в день выхода, а не через неделю, когда курьер довёз бумагу до удалённого сотрудника. Заявления и согласования не теряются в почте, у каждого документа видно, кто и когда его подписал.
Вторая выгода — удалённые и распределённые сотрудники. При найме в другом городе не нужно пересылать бумажный договор и ждать подпись неделями: всё подписывается в системе. Это же снимает часть работы кадровика: меньше печати, сканирования и подшивки.
Третья — порядок при проверках. Документы лежат в одном месте с журналом действий, и к проверке не нужно собирать папки по шкафам. Но КЭДО не отменяет кадровый учёт: считать стаж, отпуска и больничные по-прежнему нужно, просто документы теперь в цифре.
Частые вопросы
КЭДО обязателен для коммерческой компании?
Нет, для коммерческих организаций это право, а не обязанность. Компания сама решает, переходить ли на электронный кадровый документооборот. Объём перехода работодатель определяет в локальном нормативном акте: можно перевести в электронный вид только часть документов из перечня статьи 22.1 ТК, например приказы, заявления и расчётные листки, а остальные продолжать вести на бумаге.
Какие документы нельзя перевести в КЭДО?
Те, для которых закон требует бумаги или личного присутствия работника. Трудовую книжку по-прежнему ведут на бумаге, если работник не выбрал электронную. Документы о несчастных случаях на производстве, акты расследования и материалы, которые с ними связаны, остаются на бумаге. Полный перечень — в статье 22.1 ТК.
Нужна ли каждому работнику электронная подпись?
Не обязательно. Закон разрешает подписывать документы электронной подписью работодателя с письменного согласия работника. Тогда работник подтверждает согласие с документом в системе, а подпись ставит компания. Если компания хочет, чтобы у каждого была своя подпись, её оформляют отдельно.
Как получить согласие работников на КЭДО?
Согласие на сам переход не требуется: работодатель вводит КЭДО локальным нормативным актом с учётом мнения профсоюза, если он есть, и знакомит работников с актом под подпись. Письменное согласие работника нужно в другом случае — когда его документы подписывают электронной подписью работодателя. Отказаться от введённого КЭДО работник не вправе; на бумаге он может получить заверенные копии документов по письменному заявлению, а при увольнении — копии документов, связанных с работой.
Сколько хранятся электронные кадровые документы?
Столько же, сколько бумажные: сроки хранения кадровых документов устанавливает архивное законодательство и перечни Росархива, и от формы носителя они не зависят. Электронные документы должны быть читаемы и доступны всё время хранения, поэтому сервис КЭДО должен уметь выгружать документы в понятном формате.
Что будет, если работник уволился, а документы в КЭДО?
Компания обязана выдать работнику по его заявлению копии документов, связанных с работой, в том числе на бумаге. Электронные документы при увольнении не удаляют: их хранят в системе до конца срока хранения, как и бумажные.
Посчитать рядом
Когда кадровые документы нужно перевести в цифру
Чтобы понять, какие документы уходят в КЭДО, а какие остаются на бумаге
Переход на КЭДО начинается не с покупки сервиса, а с разбора: какие кадровые документы у вас есть, какие из них закон разрешает вести электронно и что придётся оставить на бумаге.
Я собираю цифры и аналитику по компании, в том числе по кадровому учёту: видно, сколько документов и времени уходит на бумагу и что изменится после перехода.