Что такое корпоративная карта
Коротко
Корпоративная карта — это банковская карта, которую банк выпускает компании или ИП по договору банковского счёта, чтобы оплачивать расходы, связанные с её хозяйственной деятельностью. Карта привязана к счёту организации, а не к личным деньгам сотрудника: он платит ей за рабочие покупки, а компания видит каждую операцию в выписке.
Что значит корпоративная карта и чем она не является
Карта выпускается на имя руководителя или другого работника компании, который будет ей пользоваться, но деньги на ней — средства организации. Поэтому расплачиваться ей можно только за то, что связано с работой: командировки, представительские расходы, закупки, аренду, топливо.
Корпоративная карта — это не отдельный кошелёк и не личные деньги сотрудника. Она привязана к счёту компании, и банк проводит операции по этому счёту на основании договора банковского счёта (статья 845 Гражданского кодекса).
Предоплаченная карта корпоративной не считается: её выпускают без открытия счёта и без имени держателя, передать её конкретному сотруднику и проконтролировать расходы нельзя.
Что такое корпоративная банковская карта банка
Карту выпускает банк, в котором у компании открыт счёт, — он же эмитент. Порядок выпуска и операций с картами задаёт Положение Банка России от 24.12.2004 № 266-П: по нему корпоративная карта может быть расчётной (дебетовой) или кредитной.
Выпуск идёт на основании заявления клиента и договора банковского счёта. Банк сам решает, какие документы попросить; для нового клиента обычно нужны приказ о назначении руководителя, его паспорт и карточка с образцом подписи. Заявку подают через интернет-банк или в отделении, пластиковую карту обычно выпускают за несколько рабочих дней.
Договор подписывает руководитель. Карту передают держателю под подпись в журнале учёта выдачи — так компания фиксирует, у кого она на руках.
Что такое корпоративная карта организации на практике
- Руководитель или главный бухгалтер выпускает карты на сотрудников, которым по работе нужны траты: водителям, снабженцам, менеджерам, которые ездят в командировки.
- На каждую карту в интернет-банке ставят лимиты: дневной и месячный, на снятие наличных, на оплату в интернете, а при необходимости запрещают отдельные категории операций по кодам видов деятельности продавца.
- Сотрудник платит картой за покупку, а бухгалтер видит операцию в выписке с точностью до копеек — без чеков и платёжек с печатями.
- Траты подтверждают документами и отражают в учёте: операции по карте ведут на счёте 57 «Переводы в пути» или на счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами», если карта привязана к конкретному подотчётному лицу.
- На УСН «доходы минус расходы» расходы признают после фактической оплаты: товары для перепродажи — по мере реализации, то есть после оплаты поставщику и отгрузки покупателю; материалы учитывают после получения, оприходования и оплаты, а услуги — после их оказания и оплаты при наличии подтверждающих документов; командировочные — на дату утверждения авансового отчёта.
Корпоративная карта и корпоративный счёт в банке
| Корпоративная карта | Корпоративный счёт | |
|---|---|---|
| Что это | Платёжный инструмент к счёту компании | Сам счёт, на котором лежат деньги организации |
| На чьё имя | На руководителя или работника компании | На компанию или ИП |
| Кто распоряжается | Держатель карты — в пределах лимитов, которые задала компания | Руководитель и те, кому он дал право подписи или доступ в банк |
| Зачем нужен | Оплачивать рабочие расходы без наличных под отчёт | Хранить деньги и проводить платежи по договорам, налоги, зарплату |
| Как связаны | Карта выпускается по договору банковского счёта и тратит деньги с него | Без счёта корпоративную карту не выпускают |
Частые вопросы
Что такое корпоративная карта простыми словами?
Это карта компании, привязанная к её счёту в банке. Сотрудник платит ей за рабочие покупки, а деньги списываются со счёта организации, а не с его зарплаты.
Можно ли снять наличные с корпоративной карты?
Да, снятие наличных рублях на территории России допускается для расчётов, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе для командировочных и представительских расходов. Конкретные лимиты на снятие задаёт компания в интернет-банке.
Кто отвечает за траты по карте?
Компания: карта выпущена по её договору со банком, и расходовать средства с неё можно, только если траты связаны с деятельностью организации. Поэтому лимиты и порядок использования карт закрепляют внутренним документом, а карту выдают под подпись.
Обязательно ли сообщать в налоговую о выпуске карты?
Сообщать в налоговую о выпуске корпоративной карты и об открытии под неё счёта не нужно: обязанность налогоплательщика сообщать об открытии или закрытии счетов отменена с 01.01.2024, сведения в налоговый орган представляют банки. Уточнять что-либо имеет смысл только у банка — как он оформляет счёт под карту.
Можно ли платить корпоративной картой за границей?
Технически карта работает в платёжной сети банка, но при отъезде сотрудника за пределы России валютный счёт или покупка валюты не нужны: конвертация идёт автоматически. Условия по зарубежным операциям зависят от банка и карты, их смотрят до поездки.
Сколько стоит корпоративная карта?
Тарифы у банков разные: часть берёт плату за выпуск и годовое обслуживание, часть выпускает карты бесплатно. Сравнивать стоит полную стоимость — выпуск, обслуживание, комиссии за операции — под то, как картой будут пользоваться.
Когда карт стало много и траты расползлись
Чтобы видеть, куда уходят деньги компании
Корпоративные карты удобны, пока трат немного. Когда карт десяток, расходы по ним растворяются в выписках, и собственник видит итог, но не видит, на что он ушёл и что это дало.
Я собираю цифры бизнеса на одном экране и настраиваю их ежедневное обновление: выручка, заявки, деньги, маржа. Тогда расходы по картам видно рядом с деньгами, которые они приносят.